Як позбутися паперових архівів

Бізнес давно підписує документи онлайн, але паперові архіви не зникають. Причина проста: навіть для електронних документів потрібно створювати засвідчені паперові копії, особливо якщо строк їх зберігання перевищує десять років. Через це компанії змушені інколи накопичувати паперові архіви.

Ситуацію можуть змінити нові законопроєкти, зареєстровані у Верховній Раді. Вони пропонують поділити електронні документи на структуровані та неструктуровані і дозволити зберігання електронних копій оригіналів документів на папері.

Чому залишається папір

В Україні електронний документообіг активно розвивається з 2003 року. Компанії підписують договори онлайн, обмінюються актами та рахунками в електронній формі. Однак повністю відмовитися від паперу досі складно.

Головна причина – правила архівного зберігання документів. Якщо для документа встановлено строк зберігання понад десять років, компанії зобов'язані створювати засвідчену паперову копію навіть тоді, коли документ створили в електронній формі. Через це бізнес накопичує паперові архіви, а цифровізація процесів зупиняється на півдорозі. Нові законопроєкти мають прибрати цю суперечність.

Які законопроєкти зареєстровані

До Верховної Ради внесли два пов'язані законопроєкти про внесення змін до закону "Про електронні документи та електронний документообіг".

Основний законопроєкт №14414 має назву "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо гармонізації законодавства у сфері електронного документообігу з правом Європейського Союзу". Альтернативний законопроєкт №14414-1 – "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення законодавства у сфері електронного документообігу".

Обидва документи мають одну мету: оновити правила електронного документообігу відповідно до сучасних технологій і наблизити українське законодавство до стандартів ЄС, зокрема до положень регламенту eIDAS, який регулює електронну ідентифікацію та довірчі послуги в Євросоюзі.

Альтернативний законопроєкт додатково фокусується на цифрових архівах та оцифруванні паперових документів.

Поділ електронних документів

Одна з ключових змін – нова класифікація електронних документів. Законопроєкти пропонують поділити їх на структуровані та неструктуровані.

Структурований електронний документ містить дані у визначених формі і форматі. Це дозволяє автоматизовано обробляти інформацію, зберігати її та передавати між системами. Для таких документів пропонують скасувати вимогу обов'язкової візуальної форми, якщо вони відповідають затвердженим технічним форматам.

Неструктурований електронний документ не має визначених законодавством структури чи формату. Це файли з текстом або графічною інформацією в довільному вигляді, а також електронна копія оригіналу документа на папері.

Такий поділ дозволяє краще працювати з даними в цифрових системах і спрощує автоматизацію електронного документообігу.

Скан-копія як архівний документ

Найбільш практичні зміни пропонує альтернативний законопроєкт.

Він вводить поняття електронної копії оригіналу документа на папері. Це візуальне подання в електронній формі документа на папері (отримане шляхом сканування чи фотографування), відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованим електронним підписом та кваліфікованою електронною печаткою (за наявності) авторів паперового документа або уповноважених на це осіб.

Фактично законопроєкт легалізує зберігання таких копій як архівних документів. За певних умов компанія зможе навіть знищити паперовий оригінал до завершення строку його зберігання. Для цього мають виконуватися такі умови:

• забезпечення збереження такого електронного документа впродовж строку, встановленого законодавством для такого виду документа на папері;
• має минути строк позовної давності щодо фактів, які містить документ;
• щодо документа не повинно бути спору;
• закон не має встановлювати окремих обмежень для такого документа.

Ці зміни можуть суттєво зменшити потребу в паперових архівах.

Електронні підписи і печатки

Законопроєкти уточнюють правила використання електронних підписів і печаток. Юридичні особи зможуть використовувати електронні печатки для ідентифікації авторів чи підписувачів документів. У такому випадку документ має містити дані уповноваженої особи, яка діє від імені компанії на підставі закону або договору.

Крім того, для структурованих електронних документів допускається створення документів без накладання підписів або печаток, якщо технічні засоби забезпечують достовірність та цілісність даних. Це відкриває можливості для автоматизації великої кількості процесів електронного документообігу.

Що це означає для бізнесу

Якщо парламент ухвалить ці зміни, бізнес отримає законодавче підґрунтя для автоматизації документообігу. Компаніям не доведеться створювати паперові копії електронних документів, а можливість легально зберігати електронні копії оригіналів паперових документів дозволить поступово позбутися паперових архівів. У результаті документообіг стане простішим, швидшим і дешевшим.

Крім того, нові правила наближають українське законодавство до стандартів Євросоюзу і створюють більш зрозумілі умови для цифрової економіки.