E-contracting: як зменшити бюрократію і корупцію

Відмова від паперових документів на державному рівні — це економія ресурсів, зменшення бюрократії та вагомий механізм запобігання корупції.

Насамперед, електронний обіг документів заощаджує час і гроші.

За підрахунками Coopers & Lybrand, майже 75% часу, який витрачається на роботу з паперовою інформацією, йде на її пошук і реєстрацію.

Справді, паперова бюрократія знижує продуктивність. У середньому співробітник приватної компанії витрачає 400 годин на рік на пошук паперових документів замість виконання своїх трудових обов'язків.

Не дивно, що бізнес в Україні активно переходить на електронний обіг документів. Наприклад, інтернет-магазин "Розетка" повідомив, що працюватиме з партнерами у новому, електронному форматі.

В Україні 80 тис бюджетних установ. Адміністративні процеси у них часто складніші і довші, ніж у бізнесі. Обіг документів там досі паперовий, з дублюванням одних і тих же дій. Він також не зовсім відкритий і зрозумілий для громадськості. Усе це змушує задуматися над пошуком альтернативних рішень.

У розробників з державної установи "Відкриті публічні фінанси" виникла ідея створити Е-контрактинг — портал, де органи державної влади або місцевого самоврядування зможуть укладати угоди онлайн.

Щоб розібратися, як ця система може працювати, варто глянути на процес укладання угод розпорядниками бюджетних коштів. Уявімо бухгалтера селищної ради Ніну Василівну, якій необхідно купити певний інвентар.

Для придбання товару вона разом з головою селищної ради готує тендерну процедуру, якщо сума операції вимагає проведення тендеру. Це може тривати кілька годин. Далі бухгалтер йде на майданчик ProZorro, де відбуваються торги.

Якщо тендер відбувся, державна організація повинна підписати з переможцем паперовий договір у трьох примірниках: для себе, контрагента і казначейства, щоб воно списало плату за товар чи послугу з рахунку розпорядника коштів. Тобто селищна рада витрачає час і кошти на підготовку, друк і доставку документів.

Також Ніна Василівна повинна завантажити скан договору на ProZorro і відзвітувати про витрати на Єдиному порталівикористання бюджетних коштів, а це теж робочий час. Таким чином, бачимо взаємодію розпорядника з трьома майданчиками — ProZorro, казначейством та порталом — і паперову тяганину.

Скільки часу і грошей витрачає Ніна Василівна на такі процеси на рік?

Було б добре пов'язати процедури вибору контрагента, укладання угоди та оприлюднення витрат в одну систему. Це можна зробити за допомогою порталу Е-контрактинг — програмного продукту, єдиного архіву бюджетних договорів.

Портал дозволяє за допомогою електронного цифрового підпису — ЕЦП — підписувати договори та зберігати їх у систематизованому вигляді. Завдяки використанню системи процес укладання угод може виглядати по-іншому.

Розпорядник заходить на портал Е-контрактинг, заповнює шаблон договору, починає торги на ProZorro і там же робить посилання на шаблон договору.

Після закінчення торгів переможець тендеру переходить за лінком на портал електронних контрактів і підписує разом з розпорядником договір за допомогою ЕЦП. Далі система автоматично передає договір у казначейство, на Єдиний портал використання публічних коштів і на ProZorro.

Які вигоди від створення такої екосистеми для розпорядників, ProZorro, казначейства, порталу використання бюджетних коштів і громадськості?

Розпорядникам не доведеться витрачати час та гроші на друкування і надсилання угод, не треба буде користуватися кількома порталами і дублювати свої дії.

Для ProZorro це спрощує зберігання договорів. Розпорядники не будуть надсилати туди скани, кожен з яких "важить" мінімум 2 Мб. Також ProZorro отримає структуровані дані, що підвищує якість оцінки закупівельних практик.

Казначейство теж отримає договори в електронному вигляді. Це зменшить навантаження на працівників — вручну нічого перевіряти не доведеться.

Громадськість отримає доступ до повної інформації про державні витрати. Е-контрактинг створить умови для фінансової відкритості всіх розпорядників, адже без публічного укладання договору на Е-контрактинг — незалежно від суми договору і наявності тендеру — вони не зможуть заплатити за операцію.

Крім того, держава заощадить мінімум 3 млрд грн за рік, які зможе витратити на подальшу автоматизацію фінансових процесів задля запобігання корупції.