Как государству отказаться от бумаги без боли и страданий

З приєднанням до команди Prozorro у 2016-му до мене почали надходити сотні паперових документів на підпис. 

Аби не витрачати робочий час на їх опрацювання, одного вечора я приніс додому спортивну сумку повну паперових документів. 

Вмикав фільм і підписував: один фільм –– половина сумки. І це насправді дріб’язок у порівнянні з великими держорганами, у яких обіг таких документів у рази більший. 

На щастя, такий жах тривав недовго –– з 2017 року ми почали впроваджувати електронний документообіг і вже у 2018 році повністю перейшли на внутрішню систему, а згодом запровадили й зовнішнє листування. 

Відтепер замість одного вечора за фільмом я витрачаю декілька хвилин на підпис документів.

Щомісяця я бачу в стрічці новин заголовки про перехід держорганів і приватних компаній на ЕДО. А в інтернеті є сотня матеріалів про переваги електронного документообігу від комерційних компаній, які займаються його налаштуванням. 

Але не всі компанії готові йти на такі зміни, мовляв, є юридичні складнощі, а співробітники та контрагенти не завжди готові до переходу на електронний документообіг. 

"Паперовий вік" або міфи про електронний документообіг

За даними Business World, невелика компанія, яка опрацьовує 20 паперових документів на день, може зекономити 500 людино-годин на рік завдяки електронному документообігу. 

Та чи насправді можна так легко та безболісно впровадити таку систему? Існує безліч міфів, які гальмують процес переходу на ЕДО. Якщо говорити про найпопулярніші, то їх декілька:

Міф 1. Опір контрагентів та співробітників

Найбільше питань виникає вже після впровадження системи: як перевести на електронний обмін контрагентів і що робити, якщо в користувачів своя система і вони категорично відмовляються працювати з вашою.

Щоб таких ситуацій не виникало, варто переходити на ЕДО поступово й розпочати з контрагентів, з якими ваша організація найбільше листується. 

Швидше за все, вам доведеться майже кожному контрагенту пояснювати як працювати з вашою системою, оскільки для них це –– щось нове й незрозуміле. Але це дасть свій ефект.

За словами директорки із закупівель державного концерну "Укроборонпром" Надії Бігун, контрагенти, які спершу були скептиками, завдяки таким роз’ясненням почали надсилати документи концерну через ЕДО.

Щобільше, головна перевага від впровадження електронного документообігу — підвищення продуктивності співробітників і перерозподіл часу на виконання інших завдань. Тому перехід працівників на ЕДО також має бути поступовим, адже при швидкій зміні процесів всередині команди може виникнути непорозуміння і в результаті –– опір.

Міф 2. Систему ЕДО легко зламати

Насправді інформація між контрагентами передається через захищені протоколи, а доступ у систему надається через введення логіна й пароля або через електронний цифровий підпис (ЕЦП) чи Mobile ID. 

Паролі зберігаються в зашифрованому вигляді в хмарному сховищі, а електронні підписи –– у конкретних осіб. Найважливішим є те, що документи, які підписуються ЕЦП, не є частиною ЕДО, тому і захищені окремо. Підробити ЕЦП практично неможливо.

Якщо ж дотримуватися всіх правил інформаційної безпеки, то витоку інформації з електронних документів не буде. Сучасні системи електронного документообігу мають усі необхідні рівні захисту та сертифікації, які дають змогу попереджувати та відбивати кібератаки.

Міф 3. Електронний документ –– не документ

Розповсюдженою є думка, що для податкових перевірок або укладення якихось договорів обов'язково потрібні "оригінали" –– паперовий документ із печаткою підприємства та підписом. Та і працювати з папером куди зручніше й надійніше –– його хоча б можна "помацати".

Насправді законодавчо вже давно визначено юридичну силу електронного документа –– підписаний електронним підписом документ і є оригіналом. 

Законодавство не вимагає зберігання електронних документів у друкованому вигляді. Тому роздруковувати підписані ЕЦП документи не потрібно. Тим більше підписувати їх традиційним шляхом.

Перші кроки

Повна відмова від паперу, звичайно, потребує часу та зусиль. Але це й так є необхідною умовою діджиталізації для будь-якого державного органу. Адже переваги, які отримує держсектор від електронного документообігу –– безцінні, а головне –– дають безліч можливостей.

Хороший приклад –– Львівська міська рада. У 2020 році їхню систему визнали найкращою поміж усіх органів місцевого самоврядування в Україні. 

Так, серед критеріїв, які потрібно врахувати при впровадженні ЕДО –– можливість у подальшому додавати до системи інші модулі. До прикладу, у міської ради це –– модуль кадрового обліку, через який проходять документи призначення, звільнення, переведення тощо.

Важливою є можливість інтеграції з іншими системами. Останнім таким "пазлом" стало об’єднання електронного документообігу міської ради з оновленим "Порталом мешканця". 

За допомогою Порталу львів’яни вже зможуть надсилати звернення та запити до міської ради в електронному форматі. У результаті відповідь буде надходити у їх особистий кабінет на Порталі. 

Це дуже зручно: не потрібно витрачати час і зусилля на створення ще однієї системи для комунікації між міськими органами та мешканцями.

Ще один приклад –– Білозірська об’єднана територіальна громада, яка однією із перших серед об’єднаних територіальних громад ввела систему ЕДО. 

Громада розпочала з налаштування внутрішніх процесів. І пояснення цьому просте: опановувати систему внутрішнього документообігу простіше. Більше того, спеціалісти вже розумілися на процесах ЕДО, тому перехід на зовнішній документообіг був набагато легшим. 

Зараз Білозірська ОТГ приймає звернення через електронний документообіг, який дає змогу моніторити стан розгляду заявок, а також кількість і якість надання адмінпослуг.

Тож не варто жахатися електронного документообігу. Ба більше, не обов’язково вигадувати велосипед та створювати свою систему –– достатньо вибрати одну з уже існуючих і адаптувати її під потреби вашої організації. 

Також електронний документообіг має впроваджуватися разом із оптимізацією процесів документообігу. Можна позбутися зайвих кроків в процесах та переформатувати сфери відповідальності та ролі.

Як державі працювати в онлайні: досвід Прозорро

Ще влітку ми оновили нашу внутрішню систему та інтегрували її з зовнішньою, яку використовували для обміну документами з електронними майданчиками. 

Тепер ми можемо листуватися з усіма контрагентами. Для цього ми інтегрувалися із Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади — СЕВ ОВВ. 

Через цю платформу зручно обмінюватися документами з усіма органами виконавчої влади –– вона об‘єднує весь держсектор у собі та не потребує додаткового переналаштування нашої системи.

Також ми розробили покрокову інструкцію для зовнішніх контрагентів, які хочуть із нами листуватися через ЕДО. Відтепер надіслати нам документ –– це те ж саме, що і зробити замовлення в онлайн-магазині: достатньо ідентифікуватися за логіном та паролем, електронним підписом або Mobile ID і надіслати нам лист.

Це все дозволило нам пришвидшити роботу контрагентами: лист від контрагента потрапляє до нас за кілька хвилин. У планах –– охопити електронним листуванням всіх наших контрагентів.

COVID-19 як поштовх до діджиталізації

Ну і, напевно, найбільш вагомий аргумент на користь на ЕДО саме зараз: пандемія COVID-19. Карантин вже довів, що без використання цифрових інструментів більшість процесів у держорганах та компаніях уповільнюються. 

Тож, чим швидше держоргани почнуть впроваджувати ЕДО, тим більше в них буде можливостей налагодити ефективну роботу.