5 рекомендаций по управлению финансами в кризис

Меня никогда не смущало управление в кризис, потому как моя компания была создана в кризисный 2015-й год. Нынешний кризис еще больше показал, от каких затрат можно отказаться безболезненно и сохранить бизнес.

#1. Как сокращать расходы в кризис?   

Для начала стоит помнить о том, что управление финансовыми ресурсами должно происходить не только во время кризиса, а всегда. Это ежедневная работа менеджмента. И если в вашем бизнесе этот процесс был изначально простроен, то кризис не должен повлиять на его маржу. Да, безусловно, снижения будут, но при этом важна оперативная реакция менеджмента.

Среди инструментов управления у каждого работающего бизнеса есть бюджет и финансовая модель. И если вы четко определили ваши переменные и постоянные затраты, то сразу становится очевидным, какие расходы должны сокращаться.

Если падают объемы, вы видите пересчет переменных затрат, видите, сколько людей освобождаются от работы, как снижается выработка на одного человека. Это и есть ваша возможность для сокращения затрат.

Следующий этап – пересмотр постоянных затрат.

Если ваши сотрудники работают на удаленке и при пересчете мы понимаем, что выплатить им заработную плату в полном объеме не сможем, тогда честно говорим о том, что в период кризиса гораздо важнее сохранить бизнес и сократиться по уровню зарплаты.

Если все согласны с этим, но в процессе вы понимаете, что сокращений все равно недостаточно для сохранения бизнеса, честно говорите сотрудникам о том, что вы расстаетесь, но в период роста экономики и показателей компании вы пригласите их обратно.

Если это действительно тот сотрудник, с которым вы не хотите расставаться. И помните о том, что говорить об этом должен не hr-менеджер, а руководитель компании или ее собственник. Это важно. Также помните о том, что кризис – очень удобное время, чтобы расстаться с токсичными сотрудниками. Люди делают бизнес, люди его и убивают.

#2. Что делать с финансами сейчас, чтобы потом безболезненно вернуться к работе?

Сейчас у многих из нас освободилось время. И его достаточно для того, чтобы провести работу над своими ошибками, проанализировать бизнес-процессы, провести изменения...

Я часто говорю об аутсорсинге и видела реакцию, когда мои собеседники не понимали, о чем речь и зачем это нужно. Многих пугали вопросы о конфиденциальности информации, безопасности данных, отсутствии контроля сотрудников, которые работают над проектом.

И вот сейчас у меня к ним вопрос: а как же вы контролируете работу своих сотрудников сегодня, когда все работают на удаленке?

Каким образом на первичных документах, которые раньше проходили семь кругов ада и собирали 12 согласовательных подписей, вы их подписываете и сколько подписей на них сегодня? Нынешний кризис открыл многим глаза на то, чем они занимаются, дал возможность оценить ресурс, за который они, как работодатель, платят, сколько всего бесполезного делается.

Если ваш бизнес автоматизирован, структурирован, систематизирован, то аудит бизнес-процессов даст вам 10% экономии. Ну а если слова система и структура, как и автоматизация – это мечта для вас, знайте: реализация этой мечты позволит вам сократить не эффективных затрат минимум на 50%.

Я не говорю уже о дополнительных возможностях от роста пропускной способности бизнеса. И заниматься этим лучше сегодня, а не когда закончится кризис и нужно будет бежать изо всех сил, чтобы не отстать от рынка. Поэтому инвестируйте время в вашу эффективность именно сегодня.

Пересмотрите портфель продукции: откажитесь от низкорентабельных продуктов/услуг. Пересмотрите ваши отношения с проблемными клиентами.

Если вы их кредитуете, давая отсрочку платежа, как минимум, закладываете в себестоимость риски невозврата и риски просрочки платежа. Или задумайтесь о том: а нужны ли вам такие партнеры, если вы тратите свой ресурсу на работу с просроченными долгами, судами и т.д.?

Еще один момент. Если сегодня вы разработаете модель выхода из кризиса, вам будет гораздо понятнее, как двигаться дальше. Для начала оцените ваши перспективы на 1 месяц, 3 месяца и на 1 год. Не ожидайте, что сразу же по завершению вырастут продажи. Ведь после выхода из карантина потребители не побегут тратить зарплату, которую они получат только через месяц.

Они будут создавать финансовые подушки безопасности, которые станут в 2-3 раза больше, чем были до сегодняшнего дня.

#3. Как поможет автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация - один из важных пунктов в процессе сокращения затрат вашего бизнеса. К сожалению, мы к этому движемся очень-очень медленно. А за этим стоят затраты компании. Возможно, для малого бизнеса этот вопрос не совсем актуален, но если компания имеет уже миллиардный оборот и штат 50+ сотрудников, то ручное управление будет не эффективным.

Приведу пример реального рейса. В одном из проектов, над которым я работаю, численность сотрудников в компании составляла на момент входа 198 человек. Сегодня их 113. И это не предел, мы еще не провели там автоматизацию.

После нее, конечно же, будут совсем другие цифры. Что делать сотрудникам? Повышать свою квалификацию. Весь мир кричит о том, что рутинные операции заменяют роботы. Мир не будет прежним. Нужно меняться.

#4. Какие аспекты финансового планирования учесть на будущее?

Применяйте в планировании бизнеса количественные коэффициенты. Это то, что касается сотрудников. Исходите из позиции: не наша выручка должна быть миллион гривен, а у нас при среднем чеке в 10 тыс. грн на одного сотрудника должно быть 100 чеков в день. Нельзя сегодня зацикливаться только на финансовой составляющей. Оценивайте, в первую очередь, эффективность работы ваших сотрудников.

Ставьте цели, контролируйте их выполнение. Неоднократно я сталкивалась с ситуацией, когда во время проекта мы внедряли процесс бюджетирования для клиента и запрашивали у ответственных сотрудников количественные показатели.

Ответ был следующим: "Мы не знаем, как поведет себя рынок" или "Мы не знаем, какое количество продукции будет продано". В таких случаях я всегда задаю простой вопрос: а за что вам платят деньги? Ведь вас взяли на этот участок работы именно с этой целью. Вы просто обязаны его знать от и до.

Ответы "мы не знаем" особенно в кризис не принимаются. С 1998 года это по счету 4-й кризис, и, заметьте, далеко не все компании ушли с рынка. Значит, есть работающие инструменты для сохранения бизнеса. А они просты – это оценка эффективности работы ваших сотрудников, постоянное изучение рынка.

#5. Как подготовиться к выходу из кризиса?

Пересмотрите ваши взаимоотношения с поставщиками и покупателями. У меня был проект, в котором росли продажи, доходы, но собственнику все время приходилось вкладывать в бизнес деньги. Единственная мысль, которая ему не давала покоя "у меня воруют, кто и сколько?"

Когда мы проанализировали, оказалось, что товарные запасы заложены на год вперед, дебиторская задолженность – от месяца до двух, а вот кредиторская задолженность (расчёт с поставщиками) – по предоплате.

Конечно же, на растущем рынке будет расти и сумма активов, и если вы не пересмотрите договора с вашими поставщиками, то все вложения будут делаться только учредителем плюс прибыль, которую зарабатывает бизнес, а воровство здесь ни при чем.

Пересматривайте договора с поставщиками в сторону продления сроков расчетов за уже поставленный товар. Договаривайтесь о возврате товара, не держите у себя товарные запасы, пересмотрите портфель покупателей. Мы все попали в одну лодку.

Резюмируя, еще раз подчеркну, что сейчас у всех нас есть прекрасная возможность пересмотреть свои бизнес-стратегии, измениться и понять, что такие коллапсы возможны и в будущем. И к ним нужно готовиться заранее.