Три главных отчета бизнеса

Предприниматели редко начинают бизнес сразу с таблиц или отчетов. Сначала идея, первый клиент, потом ощущение, что дело пошло в гору. Конечно, это нормально, но в какой-то момент всегда возникает рассинхрон - обороты вроде бы есть, а на счету пусто, клиенты платят, но зарплату выплатить нечем. Бизнес жив, но что-то явно не так. Где деньги?

Наблюдаю за этим много лет, и всегда причина одна: собственник видит только то, что лежит на банковском счете. А счет о бизнесе совершенно ничего не говорит.

Чтобы видеть настоящую картину, нужно следить за процессами в разрезе трех основных отчетов, сложившихся в предпринимательстве исторически: CashFlow, P&L и Баланс. Разберем каждый по отдельности.

СashFlow

Есть ли в бизнесе деньги прямо сейчас? Не какая-то абстрактная прибыль, не перспективы - а живые средства, которыми можно оплатить что-то сегодня. Именно на это отвечает CashFlow - отчет о движении денег.

Принцип простой. Деньги зашли на счёт или что-то оплатили - вы это зафиксировали. Для каждой операции указываете категорию: зарплата, аренда, оплата от клиента, закупка товара и так далее. Это не требует финансового образования, вам достаточно аккуратности и регулярности.

Выглядит этот отчет вот так.

Я лично открываю CashFlow тогда, когда в начале месяца выплачиваю зарплаты - смотрю, все ли ок и хватает ли средств именно сегодня. Ни один финансовый отчет, кроме CashFlow, этого не покажет.

Впрочем, есть важный нюанс. CashFlow фиксирует факт движения денег, но не объясняет их природу. Приведу пример: на ваш счёт поступило 300 тыс. грн, и может показаться, что это прибыль за месяц. Но на самом деле это предоплата от клиента за год работы, и если потратить эти деньги сейчас, то нужно понимать, что в следующие 11 месяцев от этого клиента не поступит ничего, а работу выполнять всё равно придётся.

Или обратная ситуация. Вы сдали проект, клиент принял работу, но оплата задерживается. Вы вроде бы заработали в этом месяце, но денег именно сейчас нет. Здесь я подвожу к тому, что одного CashFlow для финансового учета явно недостаточно.

Переходим к следующему отчету.

P&L

Отчет о прибылях и убытках (или P&L) - это ответ на вопрос, когда растут обороты и увеличивается количество процессов: моя компания прибыльная или убыточная?

Ситуация. Вы договорились продать клиенту 100 единиц товара - и это ваш доход. Чтобы выполнить заказ, вы закупили товар у поставщика, растаможили, оплатили доставку - это расходы. Прибыль - разница между доходом и расходами. Вот это и есть P&L.

Отличие от CashFlow - в логике учета. CashFlow, как уже отмечалось, привязан к моменту, когда деньги физически движутся. P&L привязан к обязательствам.

Вы подписали договор на выполнение услуг в марте - соответственно доход вы фиксируете в марте, даже если оплата зайдёт в апреле. То же самое с расходами. И это не какая-то бухгалтерская хитрость - это способ видеть бизнес-экономику. Без этого получается картина, где один месяц выглядит успешным из-за предоплаты, а следующий - провальным без всякой реальной причины. P&L раскладывает все по своим местам.

Еще пример. Клиент переводит вам 100 тыс. грн одним платежом. Но на самом деле 50% - это постоплата за услуги, которые уже оказаны, а остальные 50% - предоплата за следующий месяц. В CashFlow мы видим одну цифру в одном месяце, а в P&L - две разные суммы в разных месяцах. Именно P&L показывает реальную доходность.

Компании, которые хотят понимать, где находятся их деньги, читают эти отчеты параллельно. Но картина все равно неполная, и поэтому исторически сформировался еще третий отчет.

Баланс

Вы хотите понять состояние компании. Не за конкретный месяц, а прямо сейчас, в этот момент. Что у нее есть, за счет чего она существует, стоит ли она на прочном фундаменте?

Отчет баланс - это, так сказать, финансовая фотография компании на конкретную дату. Не динамика, не прибыль, не движение денег - а срез.

Этот отчет состоит из двух частей:

• Активы - всё, чем компания владеет: деньги на счетах, дебиторская задолженность (то, что клиенты вам ещё должны), товарные запасы на складе, техника и оборудование.
• Пассивы - то, за счёт чего эти активы появились: кредиторская задолженность, инвестиции, накопленная прибыль предыдущих периодов.

Эти две части всегда равны между собой. Отсюда и название - баланс. Если равенство нарушено, где-то есть ошибка. Выглядит этот отчет так.

Продемонстрировать важность баланса можно на товарном бизнесе. Собственник смотрит на P&L - видит прибыль, смотрит на CashFlow - видит поступления, но при этом работать крайне сложно. Почему? А потому, что 500 тыс. грн заморожены на складе, потому что вы ранее закупили товар у производителя, но еще не успели его продать. Деньги у вас есть, но они не двигаются, потому что стоят в коробках, оборотных средств на текущие расходы просто не хватает. Ни один отчет, кроме баланса, не покажет этого.

Есть еще один риск, который баланс позволяет контролировать. Если не вести системный учет запасов и не сверять их со складом, кражи можно не замечать месяцами. Отчёт баланс в сочетании с инвентаризацией закрывает эту уязвимость.

Скажу также, что баланс - самый сложный из трех отчетов и его редко ведут на старте бизнеса. Но именно он показывает насколько устойчивой является компания, и где в ее финансовой конструкции слабые места.

Как не утонуть в операционной рутине

Зачем вести всю эту отчетность? Это все о рентабельности.

Задайте себе вопрос: какая рентабельность моего бизнеса соответственно депозитной ставке, сколько я заработаю, если просто отнесу все деньги в банк? Если ваш бизнес дает 12% доходности, а депозит сегодня - 16%, то стоит задуматься: а зачем вообще эти хлопоты? Именно для того, чтобы понимать свои процессы и рентабельность, и существует управленческий финансовый учет.

Именно управленческий, а не бухгалтерский. Разница принципиальная, потому что если бухгалтерия существует для государства, то управленческий учет - для владельца. И это не только о занесении цифр, это, в первую очередь, о расшифровке операций.

Платеж в 50 тыс. грн сам по себе ничего не значит - но вы должны понимать: это предоплата или постоплата, за один месяц или за несколько, от какого клиента и по какому договору? Когда эта информация есть в отчетах, то вы можете прогнозировать. Если можете прогнозировать, то ваш бизнес процветает.

Чтобы не утонуть в операционке, нужно двигаться к автоматизации. Я видел компании, где финансист вручную обрабатывает более 1700 операций в месяц, и это уже не учет, а борьба с хаосом. В какой-то момент Excel трещит и перестает справляться с объемом операций.

Поэтому рано или поздно каждый предприниматель приходит к вопросу - как сделать так, чтобы отчеты формировались автоматически, регулярно и без рутины. Ответ лежит в плоскости автоматизации. Не как самоцели, а как логического этапа развития.