Как искусственный интеллект меняет сферу закупок

Ежегодно организации системы ООН закупают товары и услуги на десятки миллиардов долларов. В 2024 году это 25,7 млрд, третий по объему показатель в истории. За этими цифрами — тендеры на десятках площадок, в том числе для украинских компаний.

При этом общественно-политическая обстановка в мире требует всё большей оперативности. Решения приходится принимать в сжатые сроки, а для этого необходимо обрабатывать большие объёмы информации: цены и условия поставщиков, таможенные требования, сертификацию, происхождение товара, альтернативные маршруты.

Логистика стала менее предсказуемой. Там, где раньше хватало одного проверенного маршрута, теперь нужны запасные варианты. Из-за этого искусственный интеллект стал рабочим стандартом, без которого угнаться за рынком очень сложно.

Это подтверждают цифры. По данным AI at Wharton и The Hackett Group, 94% руководителей в сфере закупок используют генеративный ИИ как минимум раз в неделю, и за год этот показатель вырос на 44 пункта. Сейчас главный вопрос — как распределить работу между ИИ и человеком так, чтобы скорость не вредила качеству решений.

Где ИИ экономит время

Наибольшую пользу искусственный интеллект приносит там, где необходимо быстро обработать большой массив данных. На этапе первичного скрининга тендерной документации ИИ извлекает ключевые требования к поставщику, формирует чек-лист документов, сравнивает условия поставщиков, готовит письма с запросом на предоставление спецификаций. Объемную документацию он сжимает до резюме, из которого сразу видно, интересен ли тендер для компании.

Возьмем в качестве примера пакет тендерных условий на 80 страниц. Раньше менеджер тратил на него целый рабочий день: вычитывал дедлайны, сертификаты и условия поставки, затем выписывал требования. Теперь первый структурированный разбор ИИ делает за двадцать-тридцать минут. Далее человек проверяет, уточняет непонятное и дополняет. В результате то, что занимало дни, завершается за часы.

ИИ редко выдает рабочий результат с первого запроса. Обычно это несколько итераций: вопрос, черновик ответа, уточнение, следующий вопрос. Умение быстро и точно выстраивать эту цепочку — новая обязательная компетенция закупщика.

Граница между искусственным и человеческим интеллектами

ИИ хорошо справляется с поставленной задачей, но заметно слабеет в стратегических вопросах. Разработка стратегии и принятие окончательного решения остаются за человеком.

Машина не учитывает в полной мере бизнес-модель компании, её реальные возможности, репутационные риски, внутреннюю политику, финансовую устойчивость и долгосрочные последствия партнерства. Она видит прямые способы применения продукта и не замечает неочевидных: как немного изменить товар, чтобы он подошёл для тендера.

ИИ не подписывает контракт вместо вас, не решает, с каким поставщиком работать и на каких условиях. Он может дать совет, но решение должно основываться на более широком контексте, доступном только человеку. Сложный тендер с большим объемом документации и сжатыми сроками ИИ скорее посоветует пропустить, так как формально шансов немного. Опытный стратег рассуждает иначе. Если именно из-за сложности туда не идут конкуренты, то шанс выиграть может оказаться выше.

Так было с тендером ЮНИСЕФ на комплектные детские наборы, в которые входило много позиций. Производитель изготавливал самостоятельно лишь часть позиций, поэтому браться за полный комплект казалось неоправданным. Сработала другая стратегия: рассчитать себестоимость каждой позиции, найти украинских подрядчиков на остальные и выполнить контракт безупречно. Это дало более 100 тыс. наборов за год, самые высокие рейтинги надежности ООН и аналогичный тендер, который впоследствии открыл экспорт в Данию.

Это подтверждает исследование MIT: несмотря на 30–40 млрд долл. инвестиций, 95 % корпоративных пилотных проектов в области генеративного искусственного интеллекта не дали измеримого результата, а до зрелого внедрения дошли около 5 %. То есть инструмент без стратегии и опыта редко приносит результат.

Что это означает для украинского бизнеса

Украинские компании получают неожиданное преимущество. Они привыкли работать в условиях неопределенности: с перебоями в электроснабжении, мобилизацией, обстрелами и нестабильными поставками. Риски, которые более стабильные рынки воспринимают как форс-мажор, украинские команды закладывают в план вместе с дополнительными днями, финансовым запасом и людьми. Поэтому даже сложный заказ они чаще доводят до конца вовремя, и международные организации это ценят.

Искусственный интеллект снижает барьеры там, где малому и среднему бизнесу сложнее всего. У компании может не быть отдельного тендерного отдела, международного юриста, аналитика или переводчика, и часть этой работы берет на себя ИИ. Ему можно делегировать первичную аналитику, первые гипотезы и англоязычные документы. Небольшая команда работает быстрее и меньше зависит от численности персонала.

При этом потенциал для роста огромен. До Великой войны украинские поставщики получали менее одного процента мировых закупок ООН, а большинство компаний до сих пор не знают, что эти контракты существуют и как к ним получить доступ.

ИИ берет на себя рутинную работу и обеспечивает скорость, а человек отвечает за стратегию и принимает решения, которые не по силам машине. Для украинской компании с ограниченными ресурсами это реальный шанс заключить первый международный контракт быстрее, чем кажется.

Начинать стоит с того структурированного разбора, который ИИ выполнит за час вместо дня. Далее вступает в силу опыт: куда подавать заявку, что масштабировать и как показать, что ваш продукт удовлетворяет потребность, ради которой организация объявила тендер.