Як відвідувати міжнародні виставки для розвитку бізнесу: 5 дієвих порад

Не слідкуєш за трендами – товчешся на місці. А то й відстаєш! Найкращий спосіб тримати "руку на пульсі" та бути в курсі світових тенденцій у своїй бізнес-сфері – відвідувати профільні міжнародні виставки.

Ми на ринку іграшок вже 26 років і стільки ж відвідуємо світові профільні івенти в Нью-Йорку, Лос-Анджелесі, Гонконгу, Нюрнберзі. Ще на старті роботи компанії на одній з перших міжнародних виставок отримали ексклюзивний контракт на постачання ліцензійних машинок. 

З цим брендом працюємо й сьогодні. Тож на таких заходах можна укласти вигідне партнерство на багато років.

За час роботи вивели для себе низку правил, які допоможуть компаніям і з інших секторів отримати від міжнародних виставок максимум користі для розвитку бізнесу.

Визначте цілі відвідування

Навіщо ви їдете на виставку? Це перше питання, на яке потрібно відповісти. Розширити географію продажів, знайти партнерів, взяти участь у конференціях та семінарах, ознайомитись з новими технологіями та тенденціями ринку тощо – цілі можуть бути різні. Але визначитись з ними варто до поїздки. 

Наприклад, у сфері іграшок, як і в фешні, кожні пів року з'являються нові колекції та розробки – на виставці в жовтні виробники можуть показувати прототипи, а вже у лютому демонструвати готові продукти. 

І регулярне відвідування таких заходів дозволяє першими дізнатись про новинки та отримати вигідний контракт – хоча й маємо в портфелі 85+ світових брендів, постійно у пошуку нових партнерів.

Ще одна важлива мета поїздки на міжнародні виставки – зустрітися з чинними партнерами чи познайомитися з новими face to face. Це допомагає налагоджувати та підтримувати близькі зв'язки.

І така комунікація в офлайні сприяє успішному спілкуванню онлайн та розв'язанню складних питань у неформальний спосіб. Цей підхід допоміг нам активно працювати навіть за часів світових криз, COVID-19 та повномасштабної війни в Україні.

Також на виставках можна побачитись зі своїми клієнтами та ще на етапі відбору розповісти про продукт, який плануєте закупити. Наприклад, на щорічну глобальну виставку в Нюрнберзі приїжджають і наші B2B-клієнти – великі гравці українського рітейлу. 

Це можливість презентувати новинки, отримати зворотний зв'язок, зрозуміти на скільки товар буде цікавим покупцям та прийняти рішення щодо доцільності закупки великої партії.

Оберіть виставку та зберіть команду

Визначились з метою поїздки? Тепер потрібно обрати виставки, які закривають ваші цілі.

Як правило, в різних сферах бізнесу протягом року проходить декілька великих міжнародних виставок. В галузі іграшок це Los Angeles showrooms, Toy Fair NY, Spielwarenmesse та інші. 

Починати моніторити сторінки організаторів щодо майбутніх івентів варто ще у січні-лютому та планувати графік відвідувань. Важливо одразу визначити й тих, хто представлятиме компанію – перші особи, бренд-менеджери, маркетологи або інші досвідчені співробітники. 

Порада. Збирайте робочу команду та розподіляйте ролі учасників таким чином, щоб все встигнути: подивитись новинки ринку, переговорити з чинними партнерами та познайомитись з новими, зустрітись з клієнтами. 

Наприклад, на великих виставках, таких як Spielwarenmesse в Нюрнберзі, за клієнтами з України ми закріпляємо окремого співробітника, який робить екскурсію по стендах наших постачальників.

До речі, якщо у вас є працівники, які тимчасово перебувають за кордоном, залучайте їх до відвідування виставок. Наприклад, у нас є співробітники, які через повномасштабну війну виїхали в інші країни, проте продовжують працювати в компанії онлайн і відвідують деякі міжнародні заходи. 

Це полегшує процес підготовки – не потрібно витрачати час на оформлення віз та інших документів.

Сплануйте перебування на виставці 

Якщо безцільно ходити від одного стенду до іншого, можна лише марно провести час, а не отримати вигідне знайомство. Подивіться на сайті або в соцмережах організаторів хто учасники виставки, що представлятимуть, де буде розташований стенд. 

Перед візитом вивчіть ділову програму та потенційні місця для нетворкінгу – де відбуватимуться брифінги, пресконференції, презентації. 

Зв'язуйтесь з цікавими експонентами та домовляйтесь про зустріч. Так, запланувати каву-брейк можна і з незнайомими учасниками виставки – контакти для зв'язку часто є в адженді заходу або ж їх можна знайти в LinkedIn. 

Але плануйте зустрічі заздалегідь, враховуючи неспішний стиль життя і ведення бізнесу європейців та американців. Наприклад, якщо виставка у вересні, а ви в серпні відправляєте пропозиції про зустріч, то швидку відповідь навряд чи отримаєте. Бо закордонні чинні та потенційні партнери можуть бути у відпустці й взагалі не переглядати робочу пошту. Оптимально домовлятися про зустріч на заході за 2-3 місяці.

Скористайтесь і нетворкінговим капіталом – повідомте підписникам в соцмережах, бізнес-чатах про заплановану поїздку та запросіть зустрітися на заході.

Зробивши таку підготовчу роботу, ви зможете скласти щільний, але зручний графік перебування на виставці та будете заздалегідь знати, що і де подивитися, з ким і про що поговорити.

Наприклад, для нашої компанії оптимальна кількість зустрічей – 5-8 на день, майже кожну годину. Така ефективність досягається, знову-таки шляхом розподілу активностей на виставці та відповідальності між командою. 

Не їдьте "з порожніми руками"

На виставку мають їхати члени команди, які можуть впевнено розповісти про компанію. Але наочна демонстрація результатів роботи спрацює ще краще. 

Наприклад, маючи з собою планшет, можна зручно презентувати компанію – показати, з якими брендами працюєте, які є досягнення, які цілі ставите. Звісно все має бути підкріплене бізнес-цифрами.

Також для постачальників, з якими вже працюєте, рекомендую готувати презентації з маркетингового просування бренду за рік, щоб на виставці продемонструвати результати роботи та вигідність подальшого партнерства з компанією. Це також допомагає укріплювати ділові зв'язки.

Варто подумати й про сувеніри. Це можуть бути корпоративні сувеніри чи подарунки з національною символікою. На тогорічній виставці в Німеччині ми дарували своїм постачальникам поштові марки з "військової" серії. 

Закордонні партнери активно допомагали Україні після повномасштабного вторгнення і хотілось їм віддячити за підтримку.

Закріпіть знайомства

Після закриття виставки активна робота не закінчується, а лише набирає обертів. Щоб закріпити нові контакти та домовленості, напишіть листа з подякою за спілкування. 

Одразу за "гарячими слідами" можна домовитися і про наступну зустріч, де обговорити деталі співпраці – сьогодні переговори можна успішно вести й в онлайн-форматі.

І не бійтеся бути наполегливим. Особливо, якщо продукт вас зацікавив і хочете отримати контракт. Іноді може знадобитися кілька спроб, щоб встановити зв'язок з новими контактами, якій переросте у вигідне партнерство.

Міжнародний соціальний капітал може допомогти не тільки у розвитку бізнесу. Ми перевірили це на собі, на жаль, за важких умов. На початку повномасштабної війни я зробив пост в LinkedIn, звернувшись до закордонних партнерів за підтримкою. Це допомогло зібрати для дітей України мільйони доларів допомоги від світової індустрії іграшок.

На міжнародних виставках збираються найбільші гравці галузі з різних країн. Це чудова можливість знайти нових партнерів та зміцнити відносини з чинними. Спрогнозувати, що буде актуально і на які товари робити ставку. Обмінятися досвідом та заявити про себе на глобальному рівні. Не втрачайте можливість скористатися цим дієвим інструментом. Тепер ви знаєте, як зробити це ефективно.