Як оптимізувати виробництво їжі

На початку великої війни ми з командою організували виробництво тисяч обідів для військових, внутрішньо переміщених осіб, людей у притулках і на залізничних станціях. Це було випробування на швидкість, ефективність та якість, але яке дало цінний досвід роботи з великими обсягами в умовах обмежених ресурсів.

З часом, коли український бізнес почав відновлювати роботу, у його власників та керівників з’явився новий пріоритет: подбати про команди і працювати над їх утриманням. Одним із способів стала організація харчування на робочому місці. Відповіддю на цей запит став запуск нашого сервісу корпоративного харчування Razom, який ми поступово перетворили на повноцінний новий напрям бізнесу.

Із зростанням компанії та кількості замовлень з’явилися й нові виклики – ті, з якими стикається будь-яке виробництво при масштабуванні: стабільність, ефективність процесів, контроль витрат, швидкість та якість. Щоб зберегти високий рівень сервісу й масштабуватися, ми почали шукати системне рішення.

Чому Lean

Ми з 2018 року впроваджували окремі Lean-інструменти: стандартизацію процесів, аналіз витрат, організацію простору. Це дало відчутний ефект: менше помилок на кухні, стабільно висока якість страв у закладах, скорочення часу та витрат.

Запустивши проєкт, ми вирішили масштабувати те, що вже працювало. Навіть у приміщенні, яке не було спроєктоване за принципами Lean, ми впровадилили базові інструменти: оптимізували простір, стандартизували ключові процеси, ввели чіткі норми виробництва. Це дозволило уникнути хаосу.

Коли у 2024 році ми відкривали новий виробничий цех, спроєктували його повністю за Lean: від розташування обладнання до логістики продуктів. Це дало змогу застосувати Lean не як набір інструментів, а як цілісну систему управління.

Як працює Lean

Lean асоціюється з автозаводами Toyota чи великими фабриками. Насправді це набір принципів і практичних методів оптимізації процесів, які можна адаптувати до будь-якого виробництва, навіть харчового з командою менше 100 людей.

Для нас це означає: вчасне приготування без перевиробництва – готуємо рівно стільки, скільки потрібно, без залишків і списань; оптимальне використання продуктів – мінімізуємо перевитрати та списання, що критично для собівартості; чіткі стандарти процесів – уникаємо помилок і зберігаємо стабільну якість страв; раціональна організація простору – обладнання та інгредієнти розташовані так, щоб скоротити зайві рухи й час пошуку; гнучкість – можемо швидко реагувати на зміни в обсягах замовлень без втрати якості й ефективності.

Ми працюємо з великими обсягами замовлень щодня, зараз це 4 200 обідів по Україні. Чітка організація є основою ефективної роботи. Lean дає змогу точно знати, що, коли і в якій кількості готувати, щоб уникнути хаосу і перевантаження.

Як ми впроваджували Lean

Будь-яке впровадження починається з усвідомлення того, що саме необхідно змінити. Ми почали з аналізу своїх процесів. Вивчали кожен крок: як приймаються замовлення, як готуються страви, як відбувається пакування, як організоване зберігання, які переміщення здійснює персонал. Це виявило "вузькі місця": затримки, дублювання дій, перевитрати інгредієнтів, зайві рухи.

Далі ми перейшли до стандартизації процесів: розробили чіткі інструкції для всіх етапів. Завдяки цьому кожен працівник чітко розуміє свої обов’язки і зони відповідальності, а ризик помилок зводиться до мінімуму.

Ми визначили рецепти й технології приготування страв, стандартизували етапи пакування і транспортування, оптимізували розташування обладнання та зон роботи, щоб мінімізувати зайві переміщення продуктів та персоналу.

Які інструменти використовуємо

Lean – це не універсальний шаблон, а набір інструментів, які треба адаптувати до свого масштабу, людей і простору. Ми сфокусувалися на найбільш ефективних.

5S (сортування, систематизація, прибирання, стандартизація, удосконалення). Ця система допомагає організувати робочий простір. Кожен інструмент і продукт мають свої місця, що спрощує роботу співробітників, дозволяє ефективніше виконувати роботу. Ми постійно переглядаємо і вдосконалюємо ці стандарти.

8 видів втрат. Ми зосередилися на усуненні типових втрат: зайві рухи, запаси, очікування, брак та нереалізований потенціал. Завдяки оптимізації простору ми скоротили зайві переміщення персоналу. Тепер усе необхідне "під рукою" і кухарям не потрібно витрачати час на переходи. Ми оптимізували підготовку продуктів: не варимо і не чистимо продукти на виробництві, а замовляємо готові від перевірених постачальників з дотриманням усіх стандартів безпеки.

Gembа. Це місце, де виробляється продукт. Ми постійно заохочуємо керівників бути на виробництві, спостерігати за процесами і спілкуватися з працівниками. Адже саме вони знають, що можна покращити. Ці ідеї найцінніші.

Kaizen. Це культура покращень. Наша команда регулярно пропонує ідеї змін. Усі новації тестуємо: аналізуємо, наскільки зручно, чи скоротився час, чи зменшилося навантаження. Після цього новий стандарт впроваджується для всієї зміни.

Виклики та результати

Впровадження Lean-інструментів супроводжувалося певними викликами. Найбільшим було змінити підходи в роботі команди. Як і у випадку будь-яких нововведень, на старті виник супротив. Ми свідомо не спускали правила "зверху", а працювали разом з колективом: тестували ідеї, відзначали успіхи, показували, як зміни спрощують роботу. Коли співробітники бачать, що їхні пропозиції впроваджуються, вони стають активними прихильниками змін.

Результати підтвердили ефективність підходу. Після запуску нового цеху, спроєктованого за Lean-методологією, кількість кухарів у зміні зменшилася з девʼяти-десяти до чотирьох-пʼяти без втрати обсягів виробництва. Середній час від початку приготування до готовності страв скоротився приблизно на 20%, що свідчить про злагоджену роботу команди і дозволяє швидше обробляти замовлення, особливо в пікові години навантаження.

Ми постійно аналізуємо процеси й адаптуємося до зростання обсягів. Якщо кількість обідів збільшується, ми не наймаємо більше людей, а шукаємо способи оптимізувати роботу: використовуємо заготовки від постачальників, автоматизуємо процеси, постійно налагоджуємо логістику. Важливу роль відіграють внутрішні контрольні механізми: регулярні перевірки та ревізії допомагають робити процеси точнішими й простішими, доводячи їх до відточеної системи.

​​Поради для підприємців

Вивчіть досвід реалізації. Перед впровадженням Lean відвідайте підприємства, де він працює. Це допоможе зрозуміти, як теорія втілюється в життя. Ми самі їздили на виробництва, щоб перейняти досвід й адаптувати його до наших потреб.

Не бійтеся експериментувати. Навіть якщо ви спроєктували цех за всіма правилами, на практиці щось може піти не так. Наприклад, через три дні роботи в новому цеху ми зрозуміли, що деякі елементи потрібно переробити.

Залучайте команду. Найцінніші ідеї приходять від працівників. Слухайте своїх людей, заохочуйте їх пропонувати покращення і відзначайте їхні успіхи.

Lean-філософія – це постійне вдосконалення, яке ніколи не закінчується. Це про рух, про зміни і про бажання робити свою роботу краще, швидше і з меншими втратами. Для нас – це про відповідальне ставлення до процесу, про ефективну організацію процесів, про людей, які не вигорають, а розвиваються. У харчовому виробництві цей підхід працює так само ефективно, як у будь-якій великій індустрії.