Як компанії перейти на "цифру"

Українська логістика входить в одну з ключових фаз диджиталізації та євроінтеграції. З 20 березня 2025 року діє державний порядок функціонування системи е-ТТН – центральної бази даних та правил обміну електронними товарно-транспортними накладними між учасниками перевезень.

Паралельно триває дворічний експеримент уряду з впровадження е-ТТН: відпрацьовуються техніка, сумісність провайдерів електронного документообігу (ЕДО) та сценарії контролю. Це необхідний крок до подальшої євроінтеграції та імплементації іншого міжнародного електронного документа – e-CMR.

Бізнес готується до масштабної трансформації. Це означає поступову заміну паперових накладних електронними, скорочення часу на підготовку, обробку та повернення документів, швидші розрахунки, прозорість ланцюгів постачання.

Як це працює

Суть проста: усі документи – замовлення, ТТН, видаткові, акти, рахунки – створюються й підписуються в електронній системі. Учасники перевезення – відправники, одержувачі, водії – підписують їх кваліфікованим е-підписом.

Водій підписує е-ТТН у мобільному застосунку, статуси видно в реальному часі. Провайдер EDIN підтримує обмін е-ТТН та іншими документами з організації перевезень, впроваджує інтеграції із системами різних типів.

Платформа й підтримка працюють 24/7, а обмін документами відбувається в реальному часі. Доступ до документів можуть мати органи контролю, зокрема Укртрансбезпека. Також учасниками обміну е-ТТН можуть бути охоронні, фінансові, страхові компанії, проміжні склади, власники товару чи транспорту.

Чи це обов'язково

Наразі – ні. Обов'язковість електронної форми на внутрішніх автомобільних перевезеннях запрацює лише після внесення змін до закону "Про автомобільний транспорт". До того моменту можна користуватися і паперовою формою.

Водночас процес цифровізації пришвидшується сам. До проєкту долучаються великі виробничі підприємства, торговельні компанії та дистриб'ютори.

Мережа АТБ разом з EDIN у липні провела навчання для постачальників і планує перехід на нову систему з 1 січня 2026 року для всіх учасників документообігу. Це вагомий індикатор масштабу змін для ланцюгів постачання товарів масового повсякденного попиту: продовольства, напоїв, засобів гігієни та побутової хімії.

Наша компанія протягом року також тестує е-ТТН у співпраці з EDIN. Перехід вимагає навчання персоналу та підготовки водіїв, але вигода вже очевидна.

Економія колосальна. Ми скорочуємо два тижні документообігу, оптимізуємо завантаження бек-офісу і зменшуємо відстрочку платежів. Для клієнта це миттєве підтвердження доставки, для нас – швидший грошовий потік і плюс до маржі.

Навіщо це бізнесу

Швидші гроші. е-ТТН замикає "коло документів" у день розвантаження: клієнт отримує ТТН, акт і рахунок без тижнів очікування пошти та сортування. Отже, зменшується DSO – дні незавершених або непогашених продажів. Цей показник свідчить, скільки днів проходить від продажу товару до отримання грошей.

Менше ручної рутини. Автоматичні зв'язки "замовлення → е-ТТН → акт/рахунок" знижують операційні витрати бек-офісу та помилки введення. Водій ставить підписи в застосунку без друкування пачок паперу.

Прозорість і контроль. е-ТТН створює цифровий слід: статуси, часові мітки, підписанти. Це спрощує перевірки та аудит, прискорює дорожній контроль.

Масштабованість. Для гравців з десятками тисяч відвантажень на місяць ефект лінійно зростає: менше затримок, прогнозований кеш-цикл, краща дисципліна контрагентів. Приклад великих мереж показує саме таку логіку переходу.

Типові підводні камені

Досвід нашої компанії показує, що перехід на "цифру" впирається в три речі: електронний підпис у водіїв, звичку дублювати папір і стартові технічні налаштування. Розв'язати ці проблеми можливо.

Оскільки не у всіх водіїв є електронний підпис, їм слід оформити "Дію-підпис", банківський або файловий ключ. Також водіїв потрібно проінструктувати про порядок підписання документів за допомогою телефону під час рейсів.

У договорах слід прописати, що електронні документи мають таку ж силу, як паперові, типи документів для обміну, порядок обміну. Необхідно налаштувати обмін даними між обраним сервісом е-документообігу та системами компанії.

Коротка покрокова інструкція переходу може виглядати так.

Зафіксуйте правову рамку. Оновіть договори: визначте документи, зокрема е-ТТН, як оригінал документа, що підтверджує правомірність переміщення вантажу, визнайте КЕП сторін і порядок архівування електронних документів.

Спроєктуйте процес. Опишіть нинішній паперовий ланцюг: хто створює заявку, хто формує ТТН, хто і коли підписує, коли виставляються рахунок/акт. Перенесіть це в електронний сценарій із статусами від створення до закриття.

Оберіть провайдера ЕДО. Подивіться на інтероперабельність, мобільний застосунок для водіїв, інтеграції з вашим ПЗ, підтримку та вартість.

Підготуйте КЕП. Оформіть підписи для відповідальних у компанії та для водіїв ("Дія-підпис", банківські або файлові ключі), проведіть інструктажі.

Запустіть пілот. Виберіть одного-двох клієнтів і стабільні маршрути. Виміряйте TTD (time-to-docs) від розвантаження до отримання рахунку/акту клієнтом.

Навчіть фінанси "жити швидше". Перепроєктуйте процеси виставлення рахунків під "день-у-день". Перегляньте платіжні календарі з урахуванням нового DSO.

Порахуйте вигоду. Економія – це менше часу на документообіг і швидший кешфлоу. Зафіксуйте економію як новий стандарт роботи та внесіть у KPI.

Що далі

Наступний крок – законодавче закріплення електронної форми ТТН для внутрішніх перевезень. Юристи і профільні видання одностайні: е-ТТН стане обов'язковою після оновлення закону. До того часу паперова форма залишатиметься легальною.

Утім, е-ТТН – це не "пілот на папері". Є державні правила, готові провайдери та плани великих ритейлерів. Підприємства, що "зайдуть" в е-ТТН зараз, отримають перевагу: швидші процеси, кращий грошовий потік і дисциплінованіші постачання.