Работа в офисе больше не будет такой, как раньше

У нас в Фонде на прошлой неделе обсуждали состояние глобальной экономики, а через неделю будет выступать панель известных эпидемиологов. Однозначно понятно, что будет вторая волна эпидемии – когда и на сколько сильная зависит от многих из нас — наша задача снизить риск распространения вируса.

Я вижу по новостям из Украины, что многие люди уже возвращаются в офисы. Если вам это настолько нужно, и вы действительно вообще не можете работать дистанционно, то рекомендую прислушаться к советам экспертов по организации работы офисов в период ослабления карантинных мер:

Здоровье людей превыше всего

Определите новые принципы организации работы офисов: здоровье людей должно быть превыше всего. Только на втором месте должна быть производственная необходимость. 

При этом дайте возможность сотрудникам выбирать – выходить ли работать в офис или продолжать работать из дома. Таким образом вы избежите проблем с психикой и паническими атаками тех сотрудников, которые очень боятся эпидемии (поверьте – таких много среди здравомыслящих людей).

Меньше сотрудников в офисе

Проанализируйте свою работу во время карантина – подумайте, что из того периода может стать вашей постоянной моделью работы. Вам действительно надо так много людей в офисе, или все же часть людей может постоянно работать из дома?

Работа по сменам и в разное время дня

Запланируйте выход "шахтным" методом – по сменам: одни сотрудники будут выходить понедельник – среда, другие – вторник-четверг, третьи – по пятницам. В офисе в конкретный день должны быть только те, кто там должен быть обязательно. Таким образом вы снизите количество контактов в офисе.

Проанализируйте возможность выхода сотрудников на работу в разное время – таким образом вы снизите количество контактов людей в офисе в часы пик утром и вечером и снизите вероятность распространения вируса.

Организуйте безопасный трансфер в офис

Продумайте вопросы организации транспорта своих сотрудников при поездке на работу и с работы. Публичный транспорт – огромное поле для распространения вируса. 

Если есть возможность, организуйте доставку сотрудников на такси, автобусах или оплачивайте поездки сотрудников на собственных автомобилях. Задача – мотивировать их не пользоваться публичным транспортом какое-то время.

Внедрите механизмы мониторинга

Продумайте и внедрите механизмы предварительного скрининга – мониторинга: установите инструменты измерения температуры на входе в здание. Просите людей измерять температуру дома – пусть люди с любыми симптомами проблем здоровья не приходят в офис – героизм здесь не нужен.

Информируйте сотрудников

Усильте двустороннюю систему коммуникации с сотрудниками в существующих условиях – старайтесь информировать их о ситуации с вирусом, с изменениями правил внутри организации – помогайте бороться со страхами и переживаниями сотрудников. Но также проводите постоянные опросы о качестве организации работы – важно слышать мнение сотрудников и не пропускать рост потенциальных проблем, связанных с дискомфортом сотрудников. Важно проявлять эмпатию и сохранять внутреннюю культура, даже в таких сложных условиях.

Значительно увеличьте информирование сотрудников в офисе (на входе, в коридорах, лифтах, емейл рассылках, на столах) о рисках эпидемии и о социальной ответственности каждого из них в замедлении темпов распространения эпидемии. Можно даже с сотрудниками подписать временный социальный контракт, объясняющий новые правила работы в офисе.

Установите и донесите до людей новые протоколы посещения зданий – например, что люди должны находиться в публичных местах и на встречах в масках – это позволит сократить риск заражения.

Измените логистику внутри зданий

Продумайте логистику внутри зданий – например, организуйте движение по офисах в определенную сторону, чтобы соблюдать социальное дистанцирование и избегать ненужных контактов людей в коридорах. Также пересмотрите нормы пространства на одного сотрудника – понятно, что расстояние между сотрудниками надо увеличивать.

Установите средства дезинфекции

Установите средства дезинфекции возле входа в здание, возле лифтов, в местах потенциального скопления людей. Увеличьте периодичность уборки офисов – просите сотрудников убирать документы со столов, чтобы офисные столы и кресла можно было также тщательно убирать. Таким образом вы снизите возможность распространения инфекции.

Обеды только индивидуальные

Сократите до минимума, а лучше закройте внутренние системы общепита в офисах. Столовые – места соприкосновения большого количества людей, и хорошая среда для распространения вируса. Если ваша организация предоставляет питание сотрудникам, то лучше это делать через заказ заранее пакетированных продуктов, чем предлагать "шведский стол" в кафе.

Отдавайте предпочтение онлайн

Несмотря на то, что вы находитесь в офисе, проводите большинство конференций онлайн. Поверьте, качество от этого не ухудшается, но при этом сокращается количество физических контактов нескольких людей в ограниченном помещении на протяжении длительного периода времени – значит, сокращается риск заболевания. Также все тренинги тоже должны проводиться онлайн.

Ограничьте заграничные командировки

Не планируйте международные командировки – большинство стран все еще требуют самоизоляции и карантина во время приезда иностранцев как минимум на 14 дней. 

Кроме того, поверьте, такие путешествия будут сопровождаться постоянными сбоями и препятствиями – самолеты не будут уходить вовремя, время посадки/выхода с самолетов значительно увеличено – есть риск пропустить стыковки. 

Просто подождите несколько месяцев – не торопитесь. Лучше используйте видеоконференции для коммуникации со своими партнерами, коллегами и клиентами.

Измените философию бизнеса

И последнее – что бы кто вам не говорил, возврат в офис после карантина должен изменить способ работы, который вы пропагандировали еще 3 месяца назад. 

Бизнес должен наконец понять, что работать надо по-другому: если вашей организации не существует онлайн, вы не сможете пережить следующий кризис; если вы не умеете продавать онлайн, вы не сможете пережить следующий кризис; если вы очень зависимы от наличия всех людей в офисе, то вам надо срочно менять внутренние процессы, делая их более мобильными, иначе вы не сможете пережить следующий кризис.