Бухгалтер на аутсорсі – 8 причин, чому делегувати payroll професіоналам вигідно

Керівники компаній та підприємці все частіше розглядають можливість віддати розрахунки виплат працівникам на аутсорс. Натхненним прикладом є досвід закордонних колег, які вже давно успішно практикують сервіс розрахунків "під ключ" через бухгалтерський супровід на аутсорсі.

Чому та кому це особливо вигідно в українських реаліях?

Сьогодні дуже поширеною є ситуація, коли на підприємстві чи компанії є бухгалтерський відділ (чи окремий бухгалтер), який веде всю бухгалтерію, однак нарахування заробітних плат та інших виплат, як найбільш складний та трудомісткий в розрахунках процес, вимагає окремої штатної одиниці.

І окремої відповідальності. Дуже часто головний бухгалтер (або ж і сам керівник) саме з цих причин делегує нарахування заробітної плати підлеглим або шукає можливості для оптимізації процесів. 

Ідеальним рішенням є делегування payroll на аутсорс професіоналам бухгалтерської справи. В процесі роботи керівник та компанія неодмінно відчують наступні 8 переваг і зітхнуть полегшено.

Перенесення відповідальності у юридичній площині на підрядника

По-перше, делегування payroll на аутсорс допомагає мінімізувати ризики в процесі роботи найманого співробітника, передавши процес сторонній юридичній особі, яка несе відповідальність у судовому порядку.

По-друге, складні розрахунки виплат (заробітні плати, відпустки, лікарняні/декретні) та супутня комунікація з кадрами вимагає постійного ресурсу. Компанія чи підприємство не завжди може забезпечити цю комунікацію і, в результаті, страждає репутація роботодавця, якого звинувачують у "безвідповідальності".

Коли payroll на аутсорсі, то компанія-підрядник несе відповідальність за неправильний розрахунок, невчасно здану звітність по зарплатах, за невчасно зроблені оплати тощо. 

"Відповідальність, яку несе компанія-підрядник, є сталою. Адже на відміну від власного співробітника компанії, який може завтра в один момент піти з компанії, знявши з себе всі зобов’язання, компанія-підрядник має з підприємством договір та юридичні зобов’язання.

Якщо бухгалтер поточний, які через компанію-підрядника вів розрахунки, з певних причин звільняється, то процеси підхоплює інший бухгалтер підрядника без зміни зобов’язань.

І ми як підприємство, забезпечуючи безперервний процес бухгалтерського супроводу, так само стабільно несемо і відповідальність в судовому порядку, якщо раптом не виконали свої зобов’язання", –  зазначає Яна Декусар, партнер, директор департаменту кадрового супроводу та HR Nota Group. 

Фінансова вигода –  заощадження на штатних видатках

Елементарні підрахунки показують, що вигідніше мати бухгалтерський супровід на аутсорсі, аніж тримати бухгалтера в штаті. Чому? По-перше, потрібно обладнати штатній одиниці робоче місце (робочий стіл, стілець, певний робочий простір, а також ноутбук та програмне забезпечення та інше).

Крім цього, оформлюючи співробітника в штат, компанія платить за нього податки, а також усі додаткові передбачені витрати, такі як страхування, навчання, чек-апи, лікарняні та відпустки тощо.

Працюючи з компанією-підрядником замовник не платить за робочий простір та забезпечення ефективного робочого процесу бухгалтера, тому що купує не "штатну одиницю", а сервіс.

"Віддавши бухгалтерські послуги на аутсорс, роботодавець вже може не перейматися тим, що співробітник захворів, пішов у відпустку, завтра народить, у нього незручний стіл чи зламався ноутбук, а "нарахування незроблені".

Компанія-підрядник дозволяє знятий цей головний біль, а натомість роботодавець отримує оплачені послуги вчасно",  – підкреслює  Яна Декусар, партнер, директор департаменту кадрового супроводу та HR Nota Group. 

Безперервний налагоджений процес –  без огляду на "людський фактор"

Компанія-підрядник, як правило, гарантує, що "людський фактор" буде нівельований, тобто робочий процес матиме безперервну тяглість, без простоїв через пошук нового співробітника та пауз "на сімейні обставини". 

"Бухгалтер захворів чи звільнився – це вже не проблема компанії, це вже наша проблема, підрядника, і ми вирішуємо її непомітно для замовника, зберігаючи безперервну тяглість процесу попри зміни/заміни співробітника.

Ми, а не замовник, витрачаємо свій час на онбордінг нової людини", – зазначає Яна Декусар, партнер, директор департаменту кадрового супроводу та HR Nota Group. 

Вища кваліфікація кадрів – вища якість роботи

Як правило, підрядник аутсорсингової компанії бере на роботу кращих фахівців з готовністю платити зарплати вище ринкових, тому що специфіка роботи не дозволяє схибити. Надто висока ціна помилки: юридична відповідальність плюс реноме на ринку послуг.

Ключовим є те, що підрядник має експертизу для відбору кращих фахівців. Тоді як підприємець/керівник/, приймаючи на роботу бухгалтера, часто грає в "лотерею", спостерігаючи, як себе проявить той чи інший співробітник. 

В цій ситуації критичним є те, що бухгалтера притягнути до відповідальності через його помилки непросто, тому що швидко пишеться заява на звільнення за власним бажанням і бухгалтер може в певних випадках позиватися в суді до роботодавця. Як правило, в судових позовах правосуддя тяжіє до ухвалень рішень на користь співробітника, а не підприємства.

Забезпечення конфіденційності

Унеможливити витік даних –  це пріоритетний напрям безпеки будь-якого бухгалтерського сервісу.

"З кожним працівником у нас підписаний NDA. Ми постійно посилюємо кібер-захист. На сьогодні ми захищені від витоку інформації через нашу пропрацювану it-безпеку", – розповідає Яна Декусар, партнер, директор департаменту кадрового супроводу та HR Nota Group.

Страховка від плину кадрів

Сьогодні ментальне здоров’я кожного змушує вносити корективи у робочі процеси. Однак в компанії є процеси, які тяжко зупинити й простій в одній ділянці дасть збої в кількох інших. Компанія-підрядник –  це страховка від "незамінних" людей.

Експертна реакція у період змін

Компанія-підрядник завжди дає оперативну реакцію на зміни у законодавстві. Тоді як немає жодних гарантій, що найманий працівник звик оперативно відстежувати всі зміни у законодавстві або буде це робити регулярно. Компанія-підрядник професійно моніторить всі профільні нововведення, оскільки несе відповідальність у юридичній площині за невідповідність розрахунків та звітності чинним нормам закону.

Афінітивний консалтінг

Якщо ситуація вимагає перегляду окремих розрахунків або їх оптимізації, замовнику вигідно отримати консультацію у підрядника, який вже професійно занурений в поточну ситуацію компанію.

"У нас є окремий експертний відділ, який фахово надасть не просто оцінку ситуації та рекомендації, а й поглиблено проаналізує запит клієнта, оскільки в цьому випадку ми не поверхнево дотичні до процесів, ми їх обслуговуємо",  – зазначає Яна Декусар, партнер, директор департаменту кадрового супроводу та HR Nota Group.

Які "болі" компаній сьогодні найбільш ефективно вирішить payroll на аутсорсі?

• Нестача кадрів
  В українських реаліях ми постійно зіштовхуємося з нестачею профільних кадрів через виїзд фахівців за кордон. Знайти професіоналів на "бюджетну" зарплату непросто, окрім того, дуже часто знайти спеціаліста потрібно швидко.
• Низька компетенція
  Кращі спеціалісти або виїхали, або вже мають стабільну зайнятість. У воєнних реаліях професійний розвиток для багатьох стає або неможливим, або неактуальним.
• Людський фактор
  Незлагоджені комунікації, затримки в роботі, погіршене ментальне здоров’я часто вносять корективи в робочі процеси, які негативно впливають на ефективність роботи компанії загалом.

Які задачі можна делегувати бухгалтерському супроводу на аутсорсі?

• Опрацювання даних для нарахування заробітної плати та інших виплат працівникам. 
• Щомісячні розрахунки податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), єдиного соціального внеску (ЄСВ), військового збору та інших соціальних відрахувань (за їх наявності). 
• Облік додаткових виплат або компенсацій працівникам (лікарняні, відпускні, при звільненні, допомоги при вагітності та пологах тощо).
• Підготовка звітів про заробітну плату для керівництва на щомісячній або іншій основах.
• Підготовка та подання до уповноважених державних органів/установ/фондів України щомісячної та щоквартальної звітності із заробітної плати та ПДФО.
• Надання підтримки працівникам із запитаннями про оплату праці та підготовка довідок на прохання працівників.

Повний перелік послуг замовник та підрядник погоджують в індивідуальному порядку та фіксують договором. Бухгалтерський сервіс на аутсорсі дає змогу ефективно та автономно оптимізувати процес розрахунків виплат співробітникам та пов’язану з цим звітність.