У своєму інтерв'ю Марія Галелюка розповідає про важливі засади впровадження та автоматизації документообігу в державному секторі, які дозволять використовувати робочий час співробітників більш ефективно, зменшити часові затрати на обмін та узгодження документів, а також говорить про вимоги законодавства щодо автоматизації документообігу в бюджетних установах.

— Маріє, чому питання переходу на електронний документообіг у державному секторі стоїть настільки гостро?

— В 2018 році Кабмін прийняв Постанову №55 "Деякі питання документування управлінської діяльності". Даною постановою уряд затвердив електронну форму діловодства в якості основної.

Зміни були запущені по вертикалі — прецедентом стала відмова Кабміну приймати документи в неелектронному форматі. З січня 2019 року до такої форми діловодства перейшли й міністерства, тому про електронний документообіг довелося задуматися і їхнім дочірнім структурам.

— Чи не здається Вам, що даний метод — надто директивний?

— Як показує практика, такий шлях — найбільш ефективний. Адже впровадження змін та автоматизація — складний і системний процес. Тому у випадку, коли Кабмін просуває ідею електронного документообігу, ймовірність її успішного втілення близька до 100%.

Кабмін демонструє на власному прикладі важливість і обов'язковість впровадження змін та контролює процес, спрямовує міністерствам не тільки вказівки, а й рекомендації.

— Навіщо впроваджувати електронний документообіг?

— Електронний документообіг — це необхідність, вимога сучасного світу. Він дозволяє економити час, який витрачається на створення, узгодження, підпис і передачу вхідних, внутрішніх, вихідних документів. Робота з документами — не найзахопливіше заняття.

І чим менше часу співробітники витрачають на цей процес, тим його більше в них залишається на рішення цікавих і корисних завдань.

Позитивний ефект від впровадження електронного документообігу залежить від масштабу підприємства: чим більшим є підприємство, тим більш помітним буде ефект.

Документообіг в електронному вигляді звільняє час для керівників і топ-менеджерів, скорочує час очікування особистого підпису. Сучасні рішення дозволяють працювати з документацією з будь-якого пристрою, підключеного до мережі Інтернет в будь-якій точці світу.

Це — беззаперечні переваги в динамічному світі, й держсектору важливо системно оптимізувати й автоматизувати бізнес-процеси.

— Електронний документообіг вимагає наявності корпоративних IT-рішень?

— Ні, та навіть більше того — з електронного документообігу легко почати цифрову трансформацію. Це, фактично, основа роботи, яку можна реалізувати в будь-якій установі, де є комп'ютери та доступ до Інтернет-мережі.

З нашого досвіду, багато компаній як приватної, так і державної форми власності починали цифрову трансформацію саме з електронного документообігу, а потім, переконавшись у позитивному ефекті, автоматизували інші напрямки.

— Ви можете навести приклади інших країн?

— Для розвинених країн електронний документообіг і цифровізація роботи держструктур — пріоритетні напрямки. Електронний документообіг сприяє прозорості роботи державних органів і служб: оскільки всі документи створюються в цифровій формі, за необхідності, можна легко надати до них публічний доступ.

Показовим є досвід Литви — в країні існує єдиний державний сервер баз даних для центральних органів влади. Це дозволяє впроваджувати інформаційні рішення, в тому числі й електронний документообіг у держструктурах, і легко масштабувати ці рішення на підвідомчі організації.

Така організація роботи зручна та економічно успішна: дистриб'ютор програмного продукту забезпечує його оновлення та підтримку, а завдання з серверного обслуговування вирішуються системно та централізовано для всіх державних органів країни.

— Які рішення для електронного документообігу надає MASTER?

— Лінійка продуктів електронного документообігу для державного сектора MASTER включає два коробкових рішення.

Перше рішення — MASTER:Документообіг ОБМІН ТА ОБЛІК — базовий програмний продукт, який вирішує основні завдання документообігу: організацію електронного обміну документами (відправка та прийом через e-mail) з керуючими та підлеглими державними структурами; ведення обліку (реєстрації) електронних документів із ЕЦП; зберігання документів в єдиному середовищі.

MASTER:Документообіг ОБМІН ТА ОБЛІК — це простий продукт для підвідомчих організацій і підприємств, які змушені оперативно перейти до базового електронного документообігу, з можливістю легкого масштабування функціоналу. Період розгортання продукту (від придбання до початку роботи) триває всього кілька днів.

Друге рішення — MASTER:Документообіг КОМПЛЕКСНЕ РІШЕННЯ — це комплексний програмний продукт, який постачається з повністю налаштованими конфігурацією функціоналу та процесами обробки документів відповідно до вимог чинного Законодавства України.

Програмний продукт дозволяє вести загальний електронний документообіг усіх документів: вхідних (листи, звернення громадян, запити на публічну інформацію та ін.), внутрішніх (службові, організаційно-розпорядчі документи) та вихідних.

Також він включає необхідний набір функціональних можливостей для повноцінної роботи з документами держустанови та легко доповнюється додатками, такими як електронний архів, аналітика, мобільні додатки SmartTasks і SmartManager, Plag-in (e-mail, MS Word) та іншими.

Впровадження програмних продуктів електронного документообігу MASTER дозволить оптимізувати процеси документообігу та створити єдиний інформаційний простір із дочірніми підприємствами/підвідомчими організаціями.

— У чому переваги MASTER-рішень?

— По-перше, MASTER:Документообіг — коробкове рішення. Це означає, що для установки продукту не потрібне залучення фахівців зі сторони або внутрішньої команди розробників. Користувач може самостійно встановити програму та налаштувати її без серйозних зусиль.

По-друге, будучи продуктами лінійки MASTER, рішення мають усі переваги платформи: можливістю безшовної інтеграції з рішеннями для бухгалтерського, кадрового обліку, з майданчиком електронних торгів та іншими продуктами.

По-третє — система підтримки, яку ми збудували та випробували на практиці при роботі з MASTER: Бухгалтерія. При виникненні запитань наші користувачі завжди можуть звернутися в службу підтримки.

Сам продукт оновлюється опорними сервіс-паками після виходу законодавчих змін. До того ж продукт MASTER має сучасний інтерфейс, вбудований гід і забезпечує безліч інших переваг.

— Чи є якісь ризики, супутні впровадження електронного документообігу в державному секторі?

— Існує два сталих міфи: перший — про вразливість електронних документів для хакерських атак, другий — про скорочення штату співробітників при впровадженні систем електронного документообігу.

На практиці міфи так і залишаються міфами.

По-перше, сучасні системи електронного документообігу мають усі необхідні рівні захисту та сертифікації, які дозволяють попереджувати та відбивати атаки.

Що стосується другого міфу, то страх змін і прогнозованих скорочень дійсно присутній. Але в реальності скорочень не відбувається, незважаючи на те, що електронний документообіг підвищує ефективність і скорочує до 60-75% час на обробку одного документа.

Головний ефект впровадження е-документообігу — підвищення продуктивності праці співробітників і перерозподіл часу на виконання інших завдань.

Впровадження електронного документообігу буде корисним як для керівництва, так і для кожного окремого співробітника. Чим раніше відбудеться діджиталізація документообігу та послуг у державному секторі, тим ефективніше буде працювати державний апарат.