Втрата документів під час війни: що робити, і як технології можуть допомогти

Одна з не дуже очевидних, але поширених проблем, з якими стикнулися українці з моменту повномасштабного вторгнення – втрата документів. Їх гублять чи забувають, коли виїжджають у безпечніші місця в Україні та за кордоном або ж вони згоряють під час російських атак.

Без паспорта чи відповідної довідки неможливо працевлашуватися чи отримати соціальний захист. Проте відновлення чи отримання цих документів часто доволі складний процес.

Загалом держава подбала, щоб більшість документів, втрачених під час війни, можна було отримати чи відновити. Наприклад, щоб знову стати власником/цею паспорта необхідно звернутися до підрозділу Державної міграційної служби, центру надання адміністративних послуг (ЦНАП) або центру обслуговування громадян "Паспортний сервіс" за місцем реєстрації чи перебування, де на період виготовлення нового документу буде видано тимчасове посвідчення. Схожа історія стосується свідоцтва про народження/шлюб/розірвання шлюбу, зміну імені чи документа про освіту.

У всіх згаданих випадках, щоб отримати документ, особа має бути в Україні, дуже часто – за місцем реєстрації, що для багатьох суттєво ускладнює можливість оперативно отримати необхідні довідку.

За даними дослідження Центру економічної стратегії, станом на кінець січня 2024 року 4,9 млн українців перебувають за кордоном через війну. Для них отримати документ - за замовчуванням "дорога" послуга, зважаючи на витрати на дорогу, забезпечення тимчасовим житлом в Україні та консультації професіоналів на місцях.

Якщо розглянути, як приклад, сім’ю з жінки, яка шукає роботу, чоловіка-пенсіонера та дітей школярів/студентів, то для них "пакет" необхідних послуг виглядає так:

• отримання документів для працевлештування: ідентифікаційний номер, трудова книга, свідоцтва, довідка про несудимість
• отримання документів про освіту.

Фактично це десятки довідок: про несудимість, про склад сім’ї, підтвердження попередньої освіти, податкові документи. Не у всіх є можливість завбачливо підготувати весь перелік, тікаючи від війни.

Чи можна отримати документи в межах іншої країни?

Так. Для цього необхідно звернутися до закордонної дипломатичної установи, тобто до українського посольства чи консульства.

Наприклад, у Польщі процедура відновлення свідоцтва про народження така:

1. Запис через електронну чергу на визначену дату та час. На сайті детально прописані правила подачі. Наприклад, якщо Ви звертаєтеся за отриманням кількох консульських послуг одночасно, слід зробити реєстрацію для кожної послуги окремо. Необхідно обрати час, який не співпадає з часом Вашого попереднього запису.
2. Очікування до 6 місяців. Адже дипломатична установа передає запит у відповідні органи РАЦС в України. Також цей проміжок може включати повторні походи до посольства та додаткові витрати. Часто є нюанси, які важко передбачити наперед. Наприклад, присяжний переклад - поляки дають акредитацію кільком укр перекладачам і визнають переклади тільки з того переліку.
3. Отримання.

Тут детально прописані процедури відновлення документів у Польщі, Німеччині та Чехії.

Загалом отримання через посольство зводяться до таких кроків:

• Електронна черга
• Посольство
• Запит у відповідний орган в Україні
• 6 місяців
• Отримання

Ще одна категорія - військові на фронті, які не мають можливості оперативно вирішувати юридичні питання та не мають постійного доступу до відповідних органів. Це стосується, як і отримання документів, так і більшого спектру юридичних послуг.

Зі внутрішньо-переміщеними особами, кількість яких за оцінками Міжнародної організації міграції станом на квітень 2024 року складає до 4000 осіб, на перший погляд, може бути трохи легше, зважаючи на їхнє перебування всередині країни. Однак часто громадяни цієї групи можуть переміщатися між містами, не маючи визначеного місця проживання, або ж взагалі стати біженцями, мігрувавши за кордон. Це ускладнює їх участь у бюрократичних процесах.

Загалом, часто люди взагалі не розуміють, що їм робити, в який орган йти, а запити в гуглі не дають бажаних результатів.

Це зі свого боку, призводить до хаотичності у підходах, непередбачуваних фінансових витрат та марнування часу.

Як спростити процес отримання/відновлення документів, не виходячи з дому?

Щоб отримати необхідний документ вам не потрібно йти до державного органу в конкретному місті в Україні. Все що треба - зайти на сайт та вибрати категорію, яка найкраще підходить вашому запиту.

Це може здатися дещо сміховинним в епоху розквіту штучного інтелекту, однак юридичні послуги в Україні та в межах дипломатичних установ – це дуже забюрократизована історія з точки зору процесів. Наприклад, посольство призначає на 12 годину в четвер. Це робочий день, тож якщо людина працює, їй швидше за все доведеться брати оплачуваний нею вихідний.

Ми перші в Україні інтегрували ДіяПідпис у сервіси, аби клієнти оперативно могли вирішувати свої юридичні запити: підписувати позовні заяви до суду, завіряти документи чи укладати договори з адвокатом для представлення інтересів в суді. В іншому випадку - це потрібно робити в кабінеті адвоката або у відповідних органах.