Як підготуватись до міжнародних конференцій

З початком повномасштабної війни кількість закордонних відряджень IT спеціалістів суттєво знизились, проте конференції залишаються дуже вагомим каналом залучення нових клієнтів та інвестицій в Україну.

За понад 30 років у галузі розробки програмного забезпечення, починаючи з кар’єри девелопера і до управління двома IT агенціями, я відвідав близько сотні міжнародних конференцій у Європі, Штатах, та Канаді. 

Можу з упевненістю сказати, що конференції справді допомагають знайти нові партнерства. Але не варто покладати на них всі свої надії. За моїми плечима десятки конференцій, які не принесли мені жодних результатів. Але є й ті, які допомогли укласти солідні контракти.

Ваш успіх на таких заходах залежить від самої конференції, підготовки до неї, і власне ваших особистісних рис – комунікабельності, харизми, та професійних знань. Якщо останнє ми формуємо упродовж всього життя, то на вибір конференції та підготовку до неї ми можемо вплинути прямо зараз. 

Що треба зробити до конференції?

Спланувати все завчасно. Завчасно означає не за кілька тижнів, а за кілька місяців. Це лише на перший погляд здається, що трьох-чотирьох тижнів буде більш ніж достатньо для підготовки. Але якщо ви їдете зі стендом, готуєте пітч для інвесторів або ж виступаєте як спікер, часу потрібно втричі більше, щоб продумати кожну деталь.

Обрати правильну конференцію

З мого досвіду, онлайн-конференції підходять лише для освітньої мети. Хоч вони й пропонують певні опції для нетворкінгу, це не зрівняється з живим спілкуванням і не виллється у контракт чи хоча б серйозну зацікавленість вашими продуктами чи послугами.

Перегляньте саму програму конференції і подивіться на теми, які там представлені. З цього буде зрозуміло на кого вони орієнтовані – підприємців та керівників чи працівників, які прагнуть професійного зростання. 

Ознайомтесь з минулими учасниками конференції. Чи є там компанії, які б потенційно могли бути вашими клієнтами? Ці дані зазвичай є в публічному доступі, а от актуальна інформація про учасників надається вже після придбання квитків.

Шукати свою аудиторію можна не лише на профільних конференціях, де десятки таких компаній, як ви, а й на нішевих івентах, де конкуренція в рази менша. 

Якщо у вас вже є класний клієнт з певної галузі, як от освіта, мода, рітейл, пошукайте конференції орієнтовані саме на такі бізнеси. Загляньте в соцмережі ваших найкращих клієнтів і подивіться, які конференції відвідували вони. Це допоможе бути там, де є зрозумілий для вас бізнес.

Я надаю перевагу масштабним конференціям із впізнаваним іменем, як от Collision, адже саме такі івенти притягують найкращих, а головне платоспроможних клієнтів.

Подати заявку на спікерство

Спробуйте стати спікером на конференції. Це один з елементів вхідного маркетингу (inbound), основна ціль якого зробити так, щоб клієнти приходили до вас самі. Як відомо, вхідний маркетинг працює значно краще за вихідний (outbound), коли ви напряму рекламуєте свої послуги.

Демонструючи свою експертизу на велику аудиторію, ви підвищуєте впізнаваність вашої компанії та довіру до неї. Якщо ваш спіч зачепив учасників і видався їм справді корисним, вони самі будуть до вас підходити і ділитись контактами.

Набір на спікерство відкривається чи не за рік до початку події. Чим раніше ви подасте свою заявку, тим більше часу у вас буде на переговори з організаторами і затвердження вашої кандидатури.

Провести перемовини з організаторами

Завжди торгуйтесь перш ніж придбати квитки. Переконайте організаторів в тому, що учасники будуть зацікавлені вашою компанією. Підсвічуйте ваші здобутки і те, що вирізняє вас з-поміж інших.

Наприклад, Redwerk встиг попрацювати з такими гігантами як Universal Music, Siemens, та Merrimac. Остання компанія виробляла "залізо" для марсоходів NASA. Для них ми робили софт, що спрощував внутрішні робочі процеси. Звучить непогано, правда ж?

Наголошуйте на "вау" факторах вашої компанії і яких результатів ваші клієнти досягли завдяки вам. 

На початку війни багато іноземних бізнесів йшли українцям назустріч і надавали свої послуги або безкоштовно на певний період, або з чималою знижкою. Саме так сталось з нами позаминулого року, коли ми спілкувались з організаторами Web Summit у Лісабоні. Почувши, що Redwerk є українською командою, вони зробили нам суттєву знижку на стенд. 

На третій рік війни подібних ініціатив значно менше, але ситуація в нас не покращилась, і український бізнес так само потребує підтримки, тому не варто соромитись вести перемовини про ціну. 

Ви можете запропонувати організаторам написати про них пост в соцмережах чи додати посилання на них у блозі взамін, особливо якщо у вас непоганий трафік на сайті чи достатньо підписників.

Придбати квитки. Тут все просто: чим раніше ви придбаєте квитки, тим нижчою буде їх ціна. Зазвичай такі квитки називають "early bird", і вони наявні в обмеженій кількості. 

Але є ще один секрет. Іноді вигідніше брати участь у конференції як стартап, оскільки ви отримуєте стенд, який лише дещо дорожчий за звичайний квиток, в той час як квиток для топ керівника чи власника бізнесу може перевищувати цю вартість втричі і не включати стенд взагалі. 

Якщо ви не є стартапом, придумайте щось суміжне з вашими послугами. Достатньо буде зробити лендінг на Webflow, а на самій конференції розповідати вже про ваші послуги і компанію детальніше.

Пам’ятайте, що кожна конференція має свою політику ціноутворення, тому тут треба розбиратись з кожним пакетом послуг індивідуально.

Потурбуватись про житло, транспорт та зв’язок

Найзручніше звісно проживати в центрі міста, адже саме там вирує життя. Але якщо ви плануєте потрапити на масштабну та довгоочікувану подію, як от економічний форум у Давосі, доречніше орендувати авто і добратись до центру з навколишніх міст. В іншому разі доведеться викласти не менше ніж 2600 євро за ніч; принаймні так було в 2023.

Якщо орендуєте авто взимку, впевніться, що на ньому зимові шини. Одного разу їхавши з Мілана у Давос, я допустив саме таку необачність. В швейцарських горах на мене чекали засніжені дороги і мені довелось чимало так дрифтувати. 

Ланцюги на колеса мені не допомогли – вони дуже швидко повідпадали. Окрім того, що це небезпечно, можна ще й влетіти на штраф.

Щодо зв’язку, з Wi-Fi на конференціях часто проблеми. Той, хто б вирішив цю проблему, мабуть вже став би мільярдером. Тому потурбуйтесь про мобільний інтернет. З електронною сімкою від сервісів як Airalo це зробити доволі просто і вигідно.

Замовити та оформити стенд

Стенд – це ще один елемент вхідного маркетингу, тому так важливо його мати. Він має привертати увагу. Найпростіше – це вбрати стенд у жовто-блакитні кольори, адже вони зараз впізнавані у всьому світі. Також варто подумати про додатковий декор. Це, наприклад, може бути маскот вашого продукту стилізований під українські мотиви. 

Виділитись можна не лише завдяки яскравому оздобленню, а й за допомогою емоцій, які ви даруєте учасникам при спілкуванні. Одразу продумайте міні-розважальну програму для гостей, що будуть підходити до вашого стенду. 

Підготувати мерч

Пам’ятайте, що всі брошури, листівки та інший паперовий мерч зазвичай опиняється в смітнику, як тільки конференція завершилась. Ми вже давно відмовились від роздруківок, замінивши їх на QR коди, за якими можна перейти на сайт компанії та мій профіль у LinkedIn. Це не тільки позиціонує вас як прогресивну людину, а й добре для довкілля. 

Мерч має бути не тільки яскравим, а й дарувати позитивні емоції. На Web Summit 2022 ми оформили стенд в патріотичних кольорах, а ще пропонували всім охочим спробувати традиційне українське частування у вигляді настоянки, чорного хліба, сала, та солоних огірків. Не важко здогадатись, що після такого прийому, учасники були більш охочі до розмов.

А в 2017 на Tech Open Air у Берліні, ми заманювали відвідувачів конференції до свого стенду за допомогою новомодних на той час спінерів. Люди охоче підходили, щоб похвалитись своєю майстерністю в крутінні спінера або взяти популярну іграшку-антистрес собі додому.

Сформувати команду

Наодинці фізично неможливо використати всі можливості, які пропонують сучасні конференції. Обов’язково беріть з собою ще 2-3 людей, щоб ви могли вільно пересуватись і не перейматись, що ваш стенд пустує. Люди, яких ви візьмете з собою, повинні не лише добре володіти розмовною англійською, а й бути енергійними та не боятись першими комунікувати з людьми. 

Призначити зустрічі

Масштабні конференції налічують тисячі учасників та розділені на кілька зон, де події відбуваються одночасно. В такому натовпі легко розгубитись і розсіяти увагу на дрібниці.

Зазвичай, організатори конференцій оприлюднюють списки компаній та учасників за кілька днів до початку. Ми з командою продажів ці списки вивчаємо, виділяємо для себе потенційних клієнтів, і надсилаємо запит на контакт в LinkedIn. Обов’язково треба додати меседж до запиту, вказавши що ви також відвідуєте конференцію і зацікавлені в комунікації.

Після того, як ці учасники додали вас у свою мережу контактів, можна продовжувати спілкуватись і домовлятись про час зустрічі, хоча б приблизний. Таким чином, ви не тільки гарно спланували свій день, а й зробили перший контакт з лідами, що полегшить комунікацію на місці самої події. 

Якщо в місті або поблизу вже є ваші теперішні клієнти, домовтесь про зустрічі з ними. Спілкування вживу допомагає зміцнити стосунки і підвищить шанси на те, що клієнт залишиться з вами на роки.

Скласти список локацій та закладів

Заздалегідь підготуйте список локацій, закладів, та івентів, які хочете відвідати. Особливу увагу зверніть на ресторани та бари поблизу місця проведення конференції. Досі пам’ятаю італійців на The Next Web 2022, які обурено жестикулювали, коментуючи жахливі на смак страви. Справді, з їжею на конференціях не все так добре, тому треба завжди мати альтернативний варіант.

Якщо плануєте організувати закриту вечірку (про переваги такого підходу я розповідаю далі), заздалегідь забронюйте бар неподалік від конференції або в туристичній частині міста, як от Алфама в Лісабоні. 

Краса історичних споруд та неймовірні краєвиди можуть бути ще однією причиною чому варто йти саме на вашу вечірку. Також потрібно буде знайти діджея, який розважатиме гостей якісною музикою. 

Вивчити бізнес-менталітет вашого ринку

Ті, хто давно працюють з закордонними клієнтами, добре знають про культурні особливості та тонкощі спілкування з тієї чи іншою країною. 

Якщо ви плануєте зайти на новий ринок, варто послікуватись з власниками бізнесів, які з цією країною вже працювали, або ж хоча б з людьми, які там проживають. На допомогу прийдуть книги, як от "Культурна карта" Ерін Меєр чи "Мистецтво ведення бізнесу в різних культурах" Крейга Сторті.

З нашого досвіду, американці готові платити більше, якщо ви зумієте довести, що ваша компанія принесе додаткову цінність їхньому бізнесу та посприяє успіху в майбутньому. На противагу, комунікуючи з німцями, акцент слід робити не стільки на майбутній картинці успіху, скільки на багаторічному досвіді. 

Також, німці з обережністю ставляться до незнайомих їм компаній, тому щоб завоювати їх довіру і довести справу до контракту, може знадобитись не один рік.

У відносинах з іспанцями варто пам’ятати, що вони цінують свій вільний час, тому після п’ятої та у вихідні не варто їх турбувати професійними розмовами. Іспанці зазвичай відкриті та чесні в комунікації, тому і вам потрібно спілкуватись так само, щоб стосунки були міцними.

А який культурний код британців? Працюючи з британцями треба бути особливо уважними до різного роду евфемізмів. Зазвичай вони висловлюють критику дуже ввічливо та м’яко, і може здатись, що з проєктом все гаразд, але насправді це не так. 

Наприклад, говорячи "Не так вже й погано", британці можуть бути сильно невдоволені результатом роботи, тому в таких випадках варто уточнювати та розпитувати якомога більше, щоб зрозуміти справжній стан речей. 

Дуже комфортно працювати зі шведами, адже вони помірковані та конструктивні. Вони не схильні до емоційних домовленостей, але й не настільки недовірливі, як німці. Шведам не важливі "понти", які зазвичай демонструються американцям. 

Вони цінують якість, комфорт та прагматичність. Щоб краще зрозуміти шведів, ознайомтесь зі скандинавською життєвою філософією хюґе, принципи якої вони сповідують.

Звичайно, що підхід до кожного клієнта має бути персоналізованим, але знання бізнес-менталітетів різних країн ще нікому не завадили.

Що робити під час конференції?

Перш за все, налаштуватись на насичений подіями та новими знайомствами день. А далі все залежить від вашого ентузіазму та наполегливості. Мій план дій виглядає ось так. 

Багато спілкуватись

Тут можна було б написати "продавати", але це так не працює. Спершу потрібно познайомитись з усіма, з ким ви завчасно назначили зустрічі, дізнатись більше про їх бізнес, і продемонструвати свою експертизу. Основна мета цього етапу зацікавити співрозмовника та запам’ятатись.

Окрім назначених зустрічей, я спілкуюсь спонтанно підходячи до стендів компаній, які мене зацікавили. Як експерт в галузі технологій, я задаю багато питань про технічну реалізацію тих чи інших функцій продукту. Співрозмовники, здивовані глибиною моїх знань, починають цікавитись вже мною. Тут залишається лише залишити візитівку зі словами "таким як ви допомагаю".

Фотографувати, знімати відео, та робити нотатки

За можливості сфотографуйтесь з кожним, з ким ви спілкувались. Фото з людьми найцінніші. Обов’язково занотовуйте короткий зміст ваших бесід в Notes чи іншому застосунку. Не забувайте фотографувати бейджі ваших співрозмовників, щоб ні про кого не забути згодом. 

Знімайте на відео, як учасники підходять до вашого стенду і як відбувається взаємодія між вами. Фотографуйте спікерів, чиї презентації ви відвідали, новинки на виставках, і все, що вас по-справжньому захопило. Всі ці матеріали знадобляться вам після конференції.

Ходити в ресторани з новими знайомими

Я вже згадував вище, що організатори можуть економити на їжі. Насправді це гарний привід запросити нових знайомих пообідати в ресторан неподалік. Врешті-решт коли їдеш в нову країну, хочеш скуштувати унікальні національні страви, а не соєвий кебаб з дивним на смак соусом карі (я не жартую, це те, чим частували на The Next Web в 2022). 

Тому охочі скласти вам компанію завжди знайдуться. А це чудова можливість дізнатись один про одного більше і перейти на новий, більш відкритий етап спілкування.

В останній день конференції я зазвичай бронюю столик в класному ресторані і запрошую учасників, з якими склалось гарне спілкування, на спільну вечерю. Така неформальна комунікація сприяє розвитку дружніх стосунків в майбутньому. Це перевірений спосіб, яким я завжди користуюсь.

Відвідувати афтерпаті та позапрограмні івенти

Не ігноруйте афтерпаті та інші заходи від організаторів, як от сніданки, прогулянки по місту, чи нічний забіг по барах. В таких умовах спілкування відбувається за інтересами і без будь яких очікувань. Ви можете познайомитись з дуже впливовими та відомими людьми, навіть цього не усвідомлюючи.

Пам’ятаю як шість років тому, на Web Summit вечірці в Лісабоні, я сидів за барною стійкою і розговорився з чоловіком, що сидів поруч. Ми розмовляли про розробку, управління командою, стосунки з клієнтами, хобі, показували фото один одному, і жартували.

В процесі бесіди з’ясувалося, що я познайомився з Бредом Парскейлем, менеджером виборчої кампанії Трампа в 2018-2020 роках. І хоч це не переросло у подальшу співпрацю, цей приклад гарно ілюструє, що нетворкінг не повинен обмежуватись лише денною програмою конференції. 

Я зустрів багато нових друзів та добрих знайомих саме на таких заходах. 

Запросити лідів на власну вечірку

Найкращий спосіб запам’ятатись новим знайомим та зав’язати теплі стосунки – це добре провести час разом. Організуйте власну вечірку і запросіть туди учасників конференції, кого ви бачите своїми клієнтами або ж просто друзями. 

Власна вечірка – це також гарний спосіб об’єднати людей за спільними інтересами, наприклад, любителів техно. В такому підході є елемент ексклюзивності, і багатьом буде приємно, що саме їх запросили на закриту вечірку. Скоріш за все вони розкажуть про вечірку друзям, які будуть підходити і цікавитися заходом. 

Звісно, вечірка не гарантує того, що люди, яких ви запросили будуть з вами працювати в найближчому майбутньому. Це може статись через рік, коли виникне потреба у новому вендорі. Або ж вони можуть порекомендувати вас своїм партнерам чи друзям, і тоді співпраця буде вже з ними. Або ж ви залишитесь просто знайомими, до яких можна звернутись за інсайдерською інформацією в їх ніші. Як би там не склалось, користь від таких вечірок є.

Що робити після конференції?

Здавалося б, все позаду і можна видихнути, але ні. Ви ж не хочете звести всю попередню роботу нанівець? Ось що я роблю вже упродовж багатьох років.

Оновити свою мережу контактів

Тут вам знадобляться ті фото бейджів, які ви робили спілкуючись з учасниками на конференції. Відшукайте їх за ініціалами та посадою в LinkedIn на додайте їх в свою мережу контактів, залишивши персоналізований меседж. Якщо маєте пошту людини, одразу додавайте її ще й в свою CRM систему.

Постити в соцмережах

Інтерес до конференції ще триватиме якийсь час після її завершення, адже багато учасників будуть ділитись своїми враженнями та інсайтами. В мене є кілька форматів контенту, який я викладаю в соцмережах після конференції. 

Один з них – це пости про людей, з якими я познайомився чи зустрівся знову. Я їх роблю злегка хвалебними і обов’язково тегаю цих людей, щоб вони побачили мій допис. Це дієвий і ненав’язливий спосіб нагадати про себе і продовжити спілкування.

Інший формат – це мої спостереження щодо того, наскільки ефективно все було організовано і як це можна було б покращити. Упродовж тижня, а то й двох, безперервно публікайте всі ті матеріали, які ви відзняли на конференції, щоб досягти максимальних охоплень і постійно мелькати перед вашою новою аудиторією.

Надсилати фолоуапи

Поверніться до ваших контактів через місяці три-чотири знову. Поцікавтесь їх життям і чи не виникла потреба в ваших послугах. Звісно, що повідомлення мають бути персоналізовані і без продажів в лоб. Поставте собі нагадування написати їм через певний час знову, постійно підтримуючи таке спілкування. 

Висновки

Відвідування конференцій без попередньої підготовки і чіткої мети значно знижує їх ефективність. Так, скоріш за все ви познайомитесь з цікавими людьми і трохи розширите свою мережу бізнес контактів, але навряд приїдете додому з новими контрактами або ж потенційними клієнтами.

Ваш успіх на конференції прямо пропорційний зусиллям, які ви доклали при підготовці. Відвідуйте лише ті конференції, що вам до душі і по-справжньому цікаві, тоді вистачить і сил, і енергії, і запалу провести всі зустрічі драйвово та ефективно.