Витратили гроші на навчання і відпустили. Як зменшити плинність кадрів

Якби кожен менеджер по роботі з персоналом сприймав процес найму та взаємодії з потенційними співробітниками як процес продажу, в Україні та й світі не існувало б проблеми з незакритими або якісно закритими вакансіями. 

Але якщо професійна інтуїція вас не підвела, після напружених пошуків ви знайшли кандидата зі 99,9% відповідністю вакансії й, здається, можна видихнути, то розчарую вас. Знайти кандидата не означає втримати його, адже попереду чекає процес адаптації співробітника. 

Від того, наскільки успішно ви організуєте його, залежить утримання співробітника у компанії.

Останні дані Forbes щодо HR-трендів демонструють цікаву статистику: близько 30% нових працівників компаній звільняються протягом 90 днів. Чому? Це пов’язано з трьома причинами:

1) 43% працівників зазначають, що посада не відповідає їхнім очікуванням;

2) 34% працівників звільняються через конкретний інцидент;

3) 32% працівників вважають, що їм не підходить корпоративна культура.

Більшість з цих проблем можна вирішити, переглянувши підхід до адаптації персоналу. За дослідженням Інституту Ґеллапа 70% співробітників, які мали винятковий досвід адаптації, кажуть, що у них "найкраща можлива робота". 

Крім того, вони також мають у 2,6 рази більше шансів бути дуже задоволеними своїм робочим місцем, а отже, набагато більше шансів залишитися на робочому місці.

Для України ця статистика теж актуальна — бачимо це на досвіді роботи з клієнтами та часто чуємо від партнерів. Щоб допомогти клієнтам утримувати нових співробітників, ми сформували власний чекліст адаптації, який має значний вплив на роботу компанії в цілому.

Пропоную перевірити, наскільки успішно онбординг проходить у вас та які інструменти можуть його покращити. 

1. Сформована програма адаптації нових співробітників

Програма адаптації та навчання співробітників — це регламент, який дозволяє прискорити процес введення нового співробітника в курс справ, ознайомити його з нормами та правилами корпоративної культури, способами здійснення професійної діяльності. 

Крім того, наявність чітко і зрозуміло прописаних процесів та схем роботи всередині компанії допомагає зменшити тривогу та стрес перших тижнів адаптації, адже все передбачено та прописано. І, відповідно, зменшується плинність кадрів.

З чого може складатися регламент? Все, що ви вважаєте необхідним, аби вхід на посаду та у компанію відбувався комфортно. Наприклад, інформація про компанію з посиланнями на основі ресурси та документи, інформація про клієнтів, портрети споживачів, табу, опис обов’язків, графік адаптації з детально прописаним планом на кожен день тощо.

Поділюся кейсом, який ілюструє важливість регламенту і допоможе нам з наступними пунктами чекліста.

В мережі магазинів італійського взуття однією з проблем була плинність кадрів. Витрачаючи на навчання продавців по два-три місяці, керівники магазинів виявляли, що продавці не справляються і звільняли їх. 

Як наслідок, процес рекрутингу починався знову і все йшло по колу за схожим сценарієм: "пошук – співбесіда — найм – навчання — відсутність продажів — звільнення — пошук — …".

Разом зі створенням уніфікованої для всієї мережі Книги Продажів, ми порадили скласти регламент адаптації нових менеджерів. В цьому регламенті по пунктах прописали план дій стажера на кожен день: які розділи Книги Продажу він повинен вивчити, які операції здійснити, які відділи відвідати (наприклад, обов’язково побувати на складі, передивитись відео з виробництва тощо). 

Також ми вказали, хто зі співробітників компанії наприкінці дня має провести тестування стажера на знання пройденого матеріалу, та як має оцінюватись результат. 

В результаті, період стажування вдалося скоротили до 5 днів, а вже з другого дня можна було зрозуміти, чи справиться менеджер зі своїми задачами і чи варто продовжувати навчання.

2. У кожного нового співробітника є свій куратор

Приклад, наведений вище демонструє необхідність другого пункту чекліста — наявність куратора з-поміж колег або керівників, який стане ментором співробітника у процесі адаптації та буде відповідати на усі його запитання в процесі. 

Важливо, правильно розподіляти навантаження серед співробітників компанії, аби менторство було ефективним.

3. Перші завдання виконуються під контролем досвідченого колеги

Наявність куратора — лише частина успіху. Адаптація та навчання нового співробітника на новій посаді має бути побудована за принципом "дивись — навчайся — пробуй". 

Так, ви найняли співробітника за його навички й досвід. Так, ви передали йому всі необхідні документи та доступи. Але цього недостатньо. 

Перший час новому працівникові потрібно не лише отримувати відповіді на свої запитання, а й розуміти чи правильно він виконує ті чи інші завдання, відповідно регламенту. 

Погодьтеся, якщо завдання спершу перевірятиме хтось з колег, а не керівник відділу, рівень стресу зменшується в рази. Крім того, це можливість налагодити перші корпоративні взаємозв'язки у компанії і знову ж таки, зменшити стрес і тривожність. Памʼятаєте, як важливо йти по каву з кимось і з перших днів відчувати себе частиною компанії, а не як вигнанець?

Наприклад, у процесі адаптації та навчання менеджерів з продажу куратор — один із досвідчених менеджерів з продажу, який допомагає тренувати шаблони розмов та листування з клієнтом, переслуховує записи, переглядає листування, дає свій професійний фідбек та практичні поради.

4. Співробітник відчуває себе успішним

Понизьте планку. На стартовому етапі кожному важливо повірити в себе. Дайте новому співробітнику відчути себе переможцем. Якщо обов’язки нового співробітника, як і менеджерів з продажу, полягають у взаємодії з клієнтами, поставте його на "теплих" клієнтів. Нехай його перші кроки будуть впевненими та успішними.

Памʼятайте, що процес адаптації займає час, і на кожному етапі разом із підвищенням відповідальності й рівня залученості у діяльність компанії, важливо підтримувати успіхи та не залишати наодинці з проблемними кейсами.

5. Чітка і зрозуміла система мотивації

Не забувайте про систему матеріальної та нематеріальної мотивації, без якої всі попередні правила не працюватимуть. Для цього можете розділити процес адаптації на кілька етапів і для кожного встановити своєрідні KPI зі зрозумілим заохоченням.

Наприклад, такими KPI можуть бути: сходити на каву із 5 колегами, "здано" іспит на знання корпоративної культури компанії, вивчено портрет клієнта або асортимент продукції, участь у першому командному зумі компанії тощо. На шляху до втримання, можливо, вашого найкращого співробітника не бійтеся бути креативними.