У сучасних умовах будь-який бізнес — це процеси: складні, прості, багаторівневі. І багато компаній рано чи пізно приходять до питання: як цим керувати. 

Комусь достатньо прописати процеси на папері й потім просто встановити процес контролю. Іншим прописати на папері — не вихід. Тут на допомогу приходять системи з автоматизації бізнес-процесів. 

На сьогодні автоматизація бізнес-процесів — це невід’ємна складова середнього і великого бізнесу.

І справа не тільки в забезпеченні прискореного кредитування, виявлення найбільш ефективної моделі продажів або створення прозорості на всіх етапах роботи компанії. 

Успішна автоматизація бізнес-процесів дає можливість бути більш конкурентоспроможними на ринку, більш прибутковими та спрощує роботу співробітників на всіх рівнях. Безперечно цих цілей хоче досягти будь-яка компанія. Але з чого почати?

Перше — це аналіз того, як є зараз і які цілі компанія ставить перед собою. Це можна зробити самостійно або залучити фахівців, які забезпечать грамотну аналітику і згодом автоматизацію бізнес-процесів, виходячи з індивідуальних вимог замовника. 

Навіщо і коли компанії потрібно автоматизувати або реорганізувати бізнес-процеси?

Автоматизація просто необхідна всім великим бізнесам, де присутні багатошарові процеси. Тут потрібно відштовхуватися не від кількості співробітників, а від складності процесів, які можна спростити. Це стосується керуючих, операційних і підтримуючих процесів. 

Автоматизація дозволяє їх прискорити, поліпшити, зробити їх більш ефективними і якісними. Простіше кажучи, автоматизація бізнесу — це перший крок до більш якісної, системної та гнучкої роботи компанії.

Одне з найпопулярніших питань щодо автоматизації бізнес-процесів: в яких сферах вона найбільш необхідна? Завжди, коли ми говоримо про роботу компаній з повторюваним циклом прийняття рішення, ми можемо говорити про необхідність автоматизації. 

Це стосується роботи великих компаній та підприємств у різних сферах, де присутня багатошаровість процесів (коли процес охоплює всі ці підпроцеси) та є велика кількість працівників. 

Ці фактори прискорюють необхідність автоматизації бізнесу і вже є актуальними як для малого бізнесу, так і для великого. 

Також це стосується роботи організацій із меншою кількістю співробітників, оскільки сьогодні ми живемо в умовах віддаленої роботи та пандемії. 

Загалом для досягнення ефективної, прозорої та контрольованої роботи, усі процеси вимагають регулярного підвищення ефективності. Хочеш бути конкурентоспроможним — вдосконалюй системи всередині та зовні.

Коли в компанії з десяток процесів, то сенсу в автоматизації особливо немає. А ось якщо процесів багато і вони стають складними або часто повторюваними, то тут на перший план виходить питання контролю за виконанням. 

Якщо процеси заводять в систему, то у керівників є можливість виявляти найбільш ефективні шляхи перебігу процесів або найбільш ефективних співробітників. Такий аналіз може допомогти встановлювати певні KPI в компанії. 

Крім того, автоматизація дозволяє прискорити процес виведення продуктів/послуг на ринок і підвищує ефективність компанії в цілому.

Час від часу зустрічаються ситуації, коли процеси з тих чи інших причин необхідно реорганізовувати. Це завжди не простий кейс, але цікавий оскільки вимагає аналізу процесів і приведення їх у відповідність до реальних цілей, стратегій компанії на сьогодні. 

Цікавий ще тому, що можемо побачити, як процеси в компанії працювали до реструктуризації і який ефект отримали в результаті проєкту.

При реорганізації завжди є можливість зробити аналіз бізнес-процесів з точки зору ризиків, контрольних процедур і особливу увагу звернути на ті області, які або були без належної уваги, або вимагають поліпшення.

На етапі аналізу бізнес-процесів проводиться розробка критеріїв і вимог до платформ або, іншими словами, до програмного забезпечення, на якому буде проводитися подальша автоматизація процесів.

Який ефект дає автоматизація бізнес-процесів?

Згідно з останнім щорічним глобальним опитуванням керівників, проведеного компанією Deloitte, 73% респондентів заявили, що їх організації стали на шлях інтелектуальної автоматизації. Це на 58% більше, ніж ще у 2019 році. Нині — цей показник продовжує зростати.

Тож, чому автоматизація бізнес-процесів щороку стає більш популярною? Справа в ефекті від її впровадження.

Перший і основний ефект від автоматизації бізнес-процесів — економічний. Чим більш оптимізований процес, тим швидше проходить бізнес-цикл і компанія отримує результат своєї діяльності, а отже йде економія часу, ресурсів та зусиль, що дозволяє більш швидко розвиватись. 

Бізнес-процеси стають більш прозорими та точними, що дозволяє збільшити їх швидкість, налагодити контроль за їх виконанням і покращити якість результатів виконання роботи. Отже, компанії значно легше досягти цілей, поставлених на старті впровадження автоматизації бізнес-процесів. 

Другий важливий ефект від впровадження автоматизації в компанії — це концепція безперервного вдосконалення. Дійсно, здатність до безперервного вдосконалення процесів і постійного підвищення окупності інвестицій — це саме той фактор, який завжди спрацьовує на користь клієнтів. 

Таким чином, при обґрунтуванні необхідності застосування автоматизації необхідно враховувати не тільки перші ітерації процесів і їх потенційний економічний ефект. Слід брати до уваги наростання цього ефекту з плином часу.