Тандем бізнесу та фінансів у комерційній організації: люди з різних планет чи однієї крові?

Якщо ви — керівник невеликого бізнесу, то точно знаєте, що стоїть за кожною цифрою у фінансовому звіті. Тому що ви, як дракон з трьома головами: бухгалтер, маркетолог та торговий представник.

Якщо ж ви — керівник великої компанії, то функції фінансів та бізнесу у вас розділені. Маркетинг креативить, відділ продажу підписує контракти з клієнтами, а фінанси не розуміють, чому першим весь час не вистачає грошей. Ці окремі світи можуть так ніколи і не перетнутися. А чи треба?

До прикладу, відділ продажу розробив торгову програму, за результатами якої учасникам видаватимуться подарунки, вартість яких 2 000 грн за 1 подарунок. 

Бюджет порахували, подарунки закупили. Ейфорія — програма супер успішна! Але тут, як у приказці — капець підкрався несподівано: фінансовий відділ каже, що потрібно сплатити чималу суму податків, які не були закладені в бюджет програми, оскільки відділ продажу про них навіть не здогадувався. 

То як зробити, щоб цифри в бюджетах та комерційні ініціативи говорили про одне й теж, а не жили кожен своїм життям? Як не фінансистам пояснити важливість фінансових питань? І як фінансам зрозуміти бізнес?

Можна, звичайно, попросити працівників фінансів провести тренінг для колег з відділів продажу та маркетингу. Кілька годин детально розкладати по поличках податки, фінансову звітність, планування бюджетів та фазовість відображення затрат....

Якщо ви не маєте фінансової освіти та досвіду, уявили свої незабутні враження від такого потоку інформації? 

А якщо це 300 працівників, які вперше почули про CAPEX, OPEX, GAAP, DME, GL account... і пробують зрозуміти таємний зв’язок із розміщенням обладнання в торгових точках чи орендою приміщення для магазину IQOS? 

А якщо через місяць після тренінгу прийдуть нові працівники? Якщо зміниться податкове законодавство? Якщо надішлють нові директиви зі штаб-квартири компанії щодо правил розподілу бюджетів?

Або можна піти іншим шляхом, створивши відділ планування комерційних активностей – місток між бізнесом та фінансами. 

Озброїти максимально широкими фінансовими знаннями групу людей, яка працює в бізнесі, – команду, яка трансформує фінансову інформацію в потреби бізнесу та у зрозумілий спосіб донесе її тим 300 працівникам маркетингу та продажів, чи у зворотному напрямі. 

Це команда-гуру, знання та практичний досвід якої належить постійно підтримувати на високому рівні, забезпечивши взаємозамінність усередині. 

Тоді бізнес самостійно розбереться, як правильно складати бюджети, у якому періоді відображати затрати, як перерозподілити вчасно кошти, щоб покрити несподіване підвищення цін на пальне. А також пояснить фінансам, з чого складається захмарний бюджет на Digital програму і чому він запланований на останній квартал року.

Переваги та можливості такої структури, як відділ планування комерційних активностей, можна і треба використовувати значно ширше. Це ваше сито, у яке засипається велика кількість різноманітної інформації від усіх центральних функцій компанії про запуск нових продуктів, плани продажу, виробництва, торгові програми, стратегії. 

Ця суміш ретельно вивіряється вашим відділом, узгоджується, просіюється та доноситься до регіональних команд у вигляді якісного концентрату з чіткого плану дій, термінів та бюджетів для реалізації кожної комерційної ініціативи. 

Це ваш рупор, який приносить центральним функціям компанії консолідований зворотній зв’язок від регіональних команд: що працює, а що не дало очікуваного результату.

Натомість, ви отримаєте вмотивованих та ініціативних працівників, добре організовані та структуровані ініціативи, вчасно реалізовані у рамках запланованих бюджетів у відповідності до вимог законодавства та внутрішніх керівних принципів компанії. 

А тандем бізнес-фінанси дасть можливість сторонам зрозуміти, що не буває "у мене КРІ по розміщенню матеріалів в торгових точках, а не ваш бюджет чи податки", а що є спільне бачення: діяльність усіх працівників, незалежно від відділу, однаково важлива і спрямована на розвиток бізнесу та самих працівників.