Вакцина проти кризи

2020 рік для багатьох власників бізнесу минув під гаслом "Залишитися в живих". Доходи кожного третього з них з початку минулого року зменшились на 60-80%. 

Багатьом довелося звільнити до 50% штату співробітників. І, як показала чергова криза, ті, хто були заздалегідь підготовлені і вчасно вжили необхідних заходів, постраждали найменше.

За 28 років роботи у фінансовій сфері і понад 5 років з моменту запуску власного бізнесу я проходила не одну кризу. 

У зв'язку з цим поділюся своїми напрацюваннями антикризового управління, коли ти, як засновник бізнесу, розумієш: треба терміново втручатися і виправляти ситуацію.

Отже, які тригери нас, власників бізнесу, повинні насторожити в першу чергу, і з яких антикризових заходів розпочати вирішення проблем?

#1. Скорочення витрат

Серед інструментів управління у кожного працюючого бізнесу є бюджет і фінансова модель. 

І якщо ви чітко визначили ваші змінні і постійні витрати, то відразу стає очевидним, які витрати повинні скорочуватися. Якщо падають обсяги, ви бачите перерахунок змінних витрат, бачите, скільки людей звільняються від роботи, як знижується вироблення на одну людину. Це і є ваша можливість для скорочення витрат.

Наступний етап – перегляд постійних витрат. Якщо ваші співробітники працюють віддалено і при перерахунку ми розуміємо, що виплатити їм заробітну плату в повному обсязі не зможемо, тоді чесно говоримо про те, що в період кризи набагато важливіше зберегти бізнес і скоротитися за рівнем зарплати. 

Займіться оптимізацією персоналу: оцініть ефективність роботи кожного співробітника, вирішуйте, з ким можна безболісно для вашого бізнесу розлучитися.

Перегляньте умови контрактів з постачальниками, домовляйтеся про знижки, відстрочки платежів, або шукайте більш вигідні умови на ринку.

Перегляньте ваші активи. Прорахуйте, що можна продати/закласти. Наприклад, нерухомість, автомобілі, обладнання можна продати або використати для погашення боргів, а приміщення здавати в оренду.

#2. Відносини з дебіторами

Якщо ви працюєте з дебіторами, переглянете ваші домовленості на предмет того, хто платить вчасно, а хто затягує оплати навіть у позакризові часи. 

Працюйте тільки з тими, чия фінансова спроможність не викликає сумнівів. Це важливо, тому що від них багато в чому залежить фінансове становище вашої компанії.

І в цілому перебудуйте роботу фінансової служби відповідно до нових умов, завданнями та пріоритетами.

#3. Посилення комунікації з партнерами/клієнтами

Проведіть переговори з вашими партнерами щодо перенесення термінів платежів. Якщо у вас є кредити, просіть відстрочки у банків. Чесно попереджайте партнерів про труднощі, шукайте взаємоприйнятне рішення разом. 

Від того, наскільки чесно і відкрито ви взаємодієте з партнерами, залежить, в першу чергу, ваша репутація на ринку.

Не залишайте без уваги і клієнтів. Не скупіться на проведення різних акцій або ж хоча б символічних подарунків на свята, які допоможуть зберегти лояльність споживачів ваших послуг/продукції.

#4. Фінансова діагностика

Наступний етап за скороченням витрат — повна фінансова діагностика та побудова фінансової моделі. Дуже часто ми стикаємося з ситуаціями, коли в бізнесі все працює, приносить хороший дохід, але власник постійно реінвестує в нього.

Наша компанія в якості консультантів була залучена в подібний проєкт. Середній бізнес з досить непоганою фінансовою ситуацією на старті, нуль залученого капіталу, жорсткий контроль за дебіторською заборгованістю з боку засновників, невисокий рівень запасів. 

При цьому оборотний капітал на зростаючих обсягах вимагав постійного вливання коштів. З огляду на відсутність залучених коштів, поповнення відбувалося шляхом реінвестування прибутку. 

Стандартна ситуація — прибуток є, а грошей немає! Завдання проєкту скоріше полягало в тому, щоб підтвердити засновникам, що є потенційний ризик шахрайства.

Ми почали з аналізу бізнес-процесів і запуску системи бюджетування з нуля, а також з розробки фінансової моделі стратегічного розвитку бізнесу. Після завершення проєкту та отримання розуміння засновниками як рухатися далі сталася криза.

Як би це не звучало прозаїчно, але саме фінансова модель, в якій був оцифрований весь бізнес, дозволила дуже швидко скласти план антикризових заходів і протягом буквально двох тижнів його впровадити. 

І хоча обсяги продажів впали в три рази, компанія ні на один місяць не увійшла в збитки. Більше того, дуже швидко повернула свої обсяги продажів після завершення кризи, при цьому ставши набагато ефективнішою.

А причина була в чисельності персоналу, яка в момент падіння ринку швидше гальмувала розвиток бізнесу, ніж допомагала нарощувати капітал. В результаті власник скоротив штат на 70%.

#5. Діагностика та оптимізація бізнес-процесів

Після вирішення фінансових питань займіться оптимізацією бізнесу, якщо раніше ви цього з якихось причин не приділяли увагу.

Для початку варто з'ясувати, що і як у вашій компанії працює. Банально? Зовсім ні. Повірте, про багато речей ви, як власник бізнесу, і не здогадуєтеся. Так що буде корисно в будь-якому випадку.

Оптимальний спосіб розібратися в робочих процесах – вивчити ланцюжок доданої вартості і зрозуміти, як формується кінцева ціна продукції або послуги. 

В результаті ви будете в курсі основних точок "входу" і "виходу". Обов'язково повинні бути призначені відповідальні співробітники та прописаний чіткий функціонал кожного. Далі йде найголовніше — пошук проблемних зон і виправлення ситуації.

Як зрозуміти, що оптимізація проведена ефективно? В її результаті ви повинні отримати:

• Зменшення непотрібних витрат.
• Зменшення часу та підвищення якості прийняття рішень.
• Видалення дубльованих процесів.
• Мінімізацію порушень.
• Поліпшення взаємодії підрозділів і співробітників як по "вертикалі", так і по" горизонталі".
• І в цілому більш ефективну роботу вашої компанії.

Мінімальне зниження витрат при впровадженні проєкту оптимізації бізнес-процесів становить 10%, максимальне – до 50%. До того ж у вас і ваших співробітників звільниться від виконання рутинних процесів в середньому 25% часу, який ви зможете направити на більш ефективні завдання.

Залучіть на цей важливий для кожного бізнесу проєкт незалежних фахівців, які будуть зацікавлені в кінцевому результаті, а не в тому, щоб приховувати недоліки. 

"Вилікувати хворобу" без допомоги кваліфікованого експерта буде набагато складніше. Так ви оціните реальну ситуацію і потенційні ризики в бізнес-процесах компанії, визначте вузькі місця, почнете ефективніше використовувати ресурси компанії в кризових умовах, позбудетеся від баласту, що тягне бізнес на дно.

#6. Автоматизація рутинних процесів

Важливо розуміти, що впровадження автоматичних систем не допоможе подолати складну ситуацію, якщо в бізнес-процесах немає впорядкованості. Тому починайте з діагностики, а не з впровадження дорогих програм (дивіться пункт 5).

Якщо ви поки не готові інвестувати в повну версію автоматизації, почніть з малого — певної "хворобливої" ділянки роботи, наприклад, бухгалтерського або кадрового обліку.

З поширених помилок автоматизації бізнес-процесів — некоректно поставлені завдання. Звертайте особливу увагу на цей момент. 

Навряд чи для того, щоб оптимізувати роботу компанії, яка не приносить доходів, варто починати з аналізу роботи бухгалтерського відділу. Швидше, чітку картину вам дасть відділ продажів або маркетингу. 

І це ще не все

Якщо ви, як власник вважаєте, що, тримаючи в руках ключі від клієнт-банку і перечитуючи особисто кожен контракт, ваш бізнес ефективний, це не завжди так. 

Розробіть стандарти роботи вашої компанії, автоматизуйте всі рутинні процеси, встановіть систему з мінімальним набором інструментів стратегічного і фінансового управління, не бійтеся делегувати повноваження менеджменту — це і є основа антикризового управління.

Дуже важливо, якщо ви як власник, передали кермо управління директорам, не втрачати комунікацію з ними. Бачите, що в цьому напрямку починаються нездорові відносини — оперативно вирішуйте всі питання. 

Якщо не виходить — не зациклюйтеся і прощайтеся з токсичними людьми, якими б цінними вони не були.

Врахуйте також такий важливий момент, що вийти з кризи за допомогою тих же людей, під керівництвом яких компанія прийшла до кризи, не завжди реально. 

Необхідно створити робочу групу, до якої входитимуть як сторонні фахівці, так і працівники компанії. Ця група повинна зібрати необхідну інформацію і розробити план антикризових заходів (план фінансового оздоровлення) і, власне, спільно з усіма відділами, впроваджувати його в дію.

І наостанок: я завжди рекомендую не зволікати до останнього в очікуванні кризи, а проводити антикризову профілактику постійно. 

Також не варто зупиняти антикризові заходи, якщо ви бачите, що ситуація більш-менш налагоджена. Важливо на етапі, коли ви усунете ризики і їх причини, зробити висновки та вводити подальші зміни, які будуть допомагати вашому бізнесу успішно пройти будь-яку кризу.