Як купувати недорого якісне пальне. Інструкція від "Укрпошти"

Ціни на пальне зростають такими темпами, що проблема його стабільного постачання турбує більшість учасників ринку.

Якщо для комерційного сектору це більше питання перемовин з постачальниками, то для державних замовників, які підпадають під регулювання закону "Про публічні закупівлі", ситуація ускладнюється відповідними законодавчими обмеженнями.

У такі періоди часто трапляються зривів тендерів, перебої з постачанням та вимушені порушення через необхідність регулярного перегляду цін. "Укрпошта" ще рік тому мала весь цей спектр проблем, і ось яке рішення нам вдалося знайти.

Транспорт є основою нашого виробничого процесу — маємо понад 2 тис його одиниць, які базуються на 240 локаціях в усій країні. При цьому розташування наших автобаз, очевидно, не збігається з розташуванням мереж АЗС.

Машини мусять заправлятися щодня. Загальна вартість пального перевищує 250 млн грн на рік. Зрозуміло, що бензин та дизель для "Укрпошти" були однією з найскладніших та найвідповідальніших груп закупівель.

Довгий час торги проводилися в окремих областях, тому зазвичай вигравали посередники, що "об'єднували" різні мережі і могли забезпечити заправку в усіх необхідних локаціях. У нас було багато договорів, за кожним з яких мусило бути безперебійне забезпечення. При цьому постачальник сам обирав, з якої АЗС нас заправляти і, зрозуміло, обирав найдешевші з можливих варіантів.

Крім постійних питань щодо якості, у періоди ринкових коливань були проблеми з переглядом цін. Основним постачальником у 2015-2016 роках був один відомий на ринку державних закупівель посередник, тож проблеми "Укрпошта" мала постійно.

Цей "сумлінний" постачальник заздалегідь робив "Укрпошту" заручником своїх дій, адже зупинити роботу через пальне компанія не могла. Насправді з такими постачальниками стикається багато замовників, і не тільки щодо пального.

Для нас це стало найболючішим питанням, тому потрібно було впровадити надійний механізм гарантованого забезпечення якісним пальним, який би давав можливість виконувати вимоги закону у випадку перегляду цін.

Ми працювали одночасно за чотирма напрямами.

1. Створити реальну конкуренцію на торгах. Проаналізувавши ситуацію, ми виявили, що до нас майже не приходили системні мережі. Причина — тендери в областях включали точки локації, де не було системних АЗС.

Ми провели велику роботу і відокремили складні локації, де може бути одна АЗС в доступному радіусі, від конкурентних, де є багато гравців. Виявилося, що конкурентних у нас понад 80%, і на них готові приходити багато учасників.

Крім того, тендерні фахівці добре почистили стандартну тендерну документацію — ТД — від зайвих ускладнень та специфічних нюансів.

2. Встановити зрозумілі правила перегляду цін. Побачили, що традиційно рішення щодо зміни цін ухвалювалися в ручному режимі, з різними підставами та правилами розрахунку. Попрацювали з Держзовнішінформом та вийшли на чіткі формулювання у їх довідках, які перенесли в тексти договорів.

Дотримуємося встановлених правил підвищення цін, але й вимагаємо зворотних дій від постачальників. Коли влітку ціни на ринку трохи впали, ми підписали додаткові угоди про зменшення цін за чинними договорами.

3. Забезпечити механізм виконання зобов'язань за договором. Я вже писав у грудні, що багато місяців пішло на відпрацювання формулювань у ТД, договорі та банківських гарантіях, а також на процедуру оформлення всіх документів — від автобази в далекому селі до претензійного відділу в Києві.

Врешті ми навчилися все правильно оформляти та дійшли до рішення суду про штрафи на нашу користь за невиконання умов постачання.

Зараз вже тільки за грудень-січень ми зняли з колишнього монопольного постачальника вісім банківських гарантій за аналогічні порушення. Бажання укладати договори і потім їх не виконувати, вимагаючи безпідставно піднімати ціну та зупиняючи при цьому постачання, стало набагато менше.

4. Планувати потреби і контролювати витрати. Нам допомогли колеги з транспортного напряму, які ведуть детальний облік і дозволяють планувати потреби, і фінансисти, які знаходять гроші для створення запасів талонів і карток.

Зараз при коливаннях на ринку ми намагаємося відразу викуповувати все пальне за договором, не очікуючи підвищення цін. В середньому тримаємо двомісячний запас у талонах та картках, а також ще на місяць — у підписаних договорах.

До речі, купувати наперед майже неможливо у випадку роботи з посередниками. Їх талони не забезпечені постачальником і в будь-який момент можуть бути не прийняті на АЗС, з чим ми кілька разів стикалися у 2017 році.

Усе це дозволило нам нарешті проводити реальні конкурентні торги, мати прямих постачальників з якісним пальним за гарними цінами, створити необхідний запас талонів та вирватися з режиму постійного дефіциту пального. Результат спільної праці добре видно на внутрішньому РowerВІ-моніторингу.

Частка колишнього монопольного посередника знизилася з 90% до 10%. Три основні постачальники зараз — ВОГ, ОККО та "Авіас". Ми купуємо якісне пальне із знижкою до 5 грн від стели, а з урахуванням постійного залишку на один-два місяці на момент споживання різниця доходить до 7 грн.

Загалом економія від ринкового маркеру "Авіас" мінус 0,5 грн" у четвертому кварталі перевищила 2 млн грн на місяць і зараз тільки збільшується. При цьому ми майже перестали підписувати додаткові угоди про перегляд цін. За останні півроку їх було в рази менше, ніж рік тому, попри стрімке зростання цін на ринку.

Тепер починаємо займатися централізованими закупівлями скрапленого газу та дрібнооптовими поставками. Чекаємо постачальників на наших торгах та обіцяємо відповідальну співпрацю.

Частка постачальників пального за договорами АЗС

Середньозважена ціна на ДП за договорами АЗС