Дистанційна та надомна робота, електронні лікарняні та трудові: що змінилось для працівників та роботодавців

2021 рік став роком суттєвих змін у сфері трудового права. Надалі ці зміни тільки множитимуться з огляду на потребу в пристосуванні до нових постпандемічних реалій.

Так, уперше до Кодексу законів про працю (КЗпП) внесені поняття "дистанційна робота" та "надомна робота", що не в останню чергу зумовлено карантинними обмеженнями та широким застосуванням віддаленого режиму праці.

Також на права та обов’язки працівників і роботодавців впливають останні зміни, пов’язані з вакцинацією.

Важливим нововведенням є зміна підходу до оформлення відносин з керівниками товариств з обмеженою та додатковою відповідальністю.

Також на трудові відносини вплинуло впровадження державою режиму paperless: врегульовано та впроваджено електронні трудові книжки та електронні лікарняні.

Дистанційна та надомна робота

У 2021 році держава легалізувала сформовані під час пандемії трудові відносини. На початку лютого був ухвалений, а в кінці того ж місяця набув чинності закон, яким парламент врегулював дві окремі організації праці: дистанційну та надомну.

Із самих назв зрозуміло, що головна відмінність між ними – це місце виконання роботи.

При дистанційній роботі працівник самостійно визначає своє робоче місце поза офісом роботодавця. Закон не обмежує працівника у його виборі. Це можуть бути кафе, коворкінг, парк або будь-яке інше місце, у якому людина має змогу виконувати свої функціональні обов'язки.

Виконання надомної роботи здійснюється за місцем проживання працівника або в іншому приміщенні, у якому є все необхідне для цього (робоча зона, технічні засоби). Місце виконання надомної роботи фіксоване, його не можна змінювати без погодження з роботодавцем.

Після появи в законодавстві нових форм організації праці укладення трудових договорів з тими, хто виконує свої обов'язки дистанційно або з дому, обов'язкове. Типові форми трудових договорів для дистанційної та надомної роботи в травні 2021 року затвердило Мінекономрозвитку.

Однак існує виняток: на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника надомна та дистанційна роботи можуть запроваджуватися наказом роботодавця без укладення письмового договору та без попередження працівника про такі зміни за два місяці, як того вимагає Кодекс законів про працю.

Закон відповідає на питання, чи поширюються на осіб, які працюють дистанційно або надомно, правила внутрішнього трудового розпорядку.

При дистанційній роботі працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, на нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо інше не визначене трудовим договором. При надомній роботі на працівників поширюється загальний режим роботи підприємства, установи та організації, якщо інше не передбачене трудовим договором.

Отже, у трудовому договорі можна передбачити, що на працівника поширюються або не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, та встановити режим роботи.

Однак і при дистанційній, і при надомній роботах тривалість робочого часу не може перевищувати 40 годин на тиждень, тому роботодавець повинен забезпечити достовірний облік робочого часу.

Чи можна поєднувати дистанційну роботу з роботою в офісі? Так, але лише за погодженням між працівником і роботодавцем, зокрема під час оформлення трудового договору.

Місце виконання надомної роботи фіксоване, тому законодавство не передбачає можливості поєднувати надомну роботу з роботою в офісі.

Електронні лікарняні та трудові книжки

У 2021 році до законодавства внесли низку змін, спрямованих на запровадження режиму paperless, зокрема ввели електронні лікарняні і трудові книжки.

Цифровізація цих документів повинна зменшити витрати часу на паперову роботу, спростити доступ до інформації роботодавцю та працівнику, мінімізувати ризики втрати документів.

Електронні лікарняні

Формування та видача е-лікарняних стали можливими завдяки урядовій постанові та наказу Міністерства охорони здоров’я. З 1 жовтня всі заклади охорони здоров'я перейшли на оформлення електронних лікарняних.

Можливість оформлення паперових лікарняних залишилася до 1 лютого 2022 року, але тільки у виняткових випадках. Наприклад, якщо необхідно продовжити або закрити паперовий листок непрацездатності, виданий до 1 жовтня 2021 року.

Уже понад три місяці лікарі мають можливість створювати електронний медичний висновок про тимчасову непрацездатність, про що працівник інформується за допомогою системи E-health. На підставі вказаного висновку формується електронний лікарняний в Електронному реєстрі листків непрацездатності.

Інформацію про формування такого документа працівник також отримує в повідомленні від Пенсійного фонду. Крім того, сформований е-лікарняний у день створення стає доступним для перегляду в особистому кабінеті працівника на порталі електронних послуг фонду.

Роботодавці отримують необхідну інформацію про е-лікарняні працівників в особистому електронному кабінеті страхувальника (роботодавця) на порталі Пенсійного фонду.

Впровадження процедури не означає, що працівник не повинен інформувати роботодавця про причину своєї відсутності на роботі. Зробити це необхідно в зручний для двох сторін спосіб.

Електронні трудові книжки

10 червня набув чинності закон, який запровадив електронні трудові книжки. У них відображена інформація про стаж, записи про прийняття працівника на роботу, переведення та звільнення. На оцифрування трудових книжок відводяться пʼять років.

Після перенесення відомостей з них до Реєстру застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового державного соцстрахування паперова версія трудової книжки стане необов’язковою. Однак на вимогу працівника роботодавець повинен буде вести паперову трудову книжку паралельно з електронною версією.

Відомості щодо трудової діяльності працівника в портал електронних послуг Пенсійного фонду можуть вносити самі працівники або їх роботодавці. Важливо, що скановані або оцифровані копії документів повинні бути засвідчені кваліфікованим електронним підписом.

Як електронні трудові книжки змінили процедуру прийняття на роботу та звільнення?

Відтепер новий працівник повинен надати роботодавцю трудову книжку (за її наявності) або відомості про трудову діяльність з Державного реєстру. Якщо особа приймається на роботу вперше, вона може вимагати оформити їй паперову трудову книжку протягом п’яти днів після прийняття на роботу.

При звільненні працівника роботодавець зобов’язаний подавати відповідні відомості лише до Держреєстру, однак на вимогу працівника записи можуть бути внесені і до паперової трудової книжки.

Обов’язок видати належним чином оформлену трудову книжку також зберігається щодо тих працівників, які були працевлаштовані до 10 червня 2021 року та щодо яких не завершена процедура включення відомостей до Державного реєстру.

Нові правила в оформленні відносин з директором

14 серпня 2021 року набув чинності закон "Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні". Він вніс зміни до закону "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю" що передбачають нові правила оформлення відносин з їх керівниками.

У товариств з обмеженою (ТОВ) та додатковою відповідальністю (ТДВ) з’явилася можливість укладати з директором цивільно-правовий договір. Тобто з 14 серпня директор ТОВ чи ТДВ може працювати за трудовим договором (контрактом) або керувати компанією за цивільно-правовим договором.

У чому відмінність між трудовим та цивільно-правовим договорами? Перший передбачає виконання працівником певних функцій на постійній основі, другий – конкретні цілі та завдання, яких має досягти особа, перебуваючи на посаді.

Крім того, процедура укладення з директором цивільно-правового договору простіша, ніж укладення контракту, оскільки директора не потрібно оформляти на роботу як працівника:

✔ видавати наказ (розпорядження) про призначення особи на посаду;

✔ робити запис у трудовій книжці;

✔ повідомляти податковим органам про прийняття працівника на роботу.

У разі укладення контракту роботодавець зобов’язаний забезпечити працівнику належні та безпечні умови праці, зарплату, не нижчу від визначеної законом та її своєчасну виплату, інші соціальні гарантії. Крім того, необхідно дотримуватися норм щодо режиму робочого часу, гарантій трудових прав працівника.

У разі укладення цивільно-правового договору ТОВ і ТДВ не повинні дотримуватися вказаних вище обов’язків.

Важливо, що на цивільно-правовий договір не поширюються положення Кодексу законів про працю. Отже, причини для його розірвання (звільнення директора) сторони повинні прописати в договорі.

Головне – аби зміст цивільно-правового договору не суперечив Цивільному кодексу та іншим актам цивільного законодавства.

З цієї ж причини директора, який виконує обов'язки за цивільно-правовим договором, не можна притягнути до матеріальної відповідальності за шкоду, заподіяну підприємству внаслідок порушення покладених на нього трудових обов’язків, через відсутність трудових відносин.

Тому порядок та підстави відшкодування майнової шкоди роботодавцю та керівнику компанії необхідно детально описати в договорі відповідно до правил цивільного законодавства.

Рекомендації підготувала компанія-учасник Всеукраїнської мережі доброчесності та комплаєнсу UNIC – GOLAW

Катерина Манойленко, партнер, керівник практики вирішення судових спорів, адвокат

Катерина Цвєткова, радник, адвокат

Наталія Матвійчук, юрист, адвокат

Фото на головній ua.depositphotos.com