Как сэкономить на офисной печати: советы эксперта Epson
Документооборот – это привычный и обыденный рабочий процесс любого офиса. (укр)
Друк контрактів, презентацій, доповідей та звітів, як правило, є вагомим пунктом зі значною цифрою в щомісячному бюджеті діяльності компанії.
Кожен середньостатистичний офісний працівник використовує близько 10 тис аркушів на рік. Проте існує кілька простих та ефективних методів зекономити на офісному друці, адже, як кажуть, заощаджені кошти – це зароблені кошти.
Сучасне обладнання
Якщо ваш офіс обладнаний принтерами з минулого десятиліття, і вартість друку вас не влаштовує, можливо, саме час подумати про оновлення техніки.
Звісно, це може здатися дещо нелогічним, адже на старті витрати зростуть, утім, сприймайте це як інвестицію, адже за кілька років таке оновлення окупиться в рази.
Сучасні принтери значно відрізняються від своїх попередників за багатьма пунктами.
Наприклад, принтери з технологію струменевого п'єзоелектричного друку, що є власною розробкою компанії Epson, відрізняються економічністю, енергоефективністю та екологічністю.
Саме виважений вибір між струменевими та лазерними принтерами гратиме вагому роль у рівні економії на друці.
Визначальною перевагою струменевих принтерів з п'єзоелектричною технологією друку є менша собівартість як чорно-білого, так і кольорового друку.
Варто сказати і про екологічність цієї технології, адже під час друку не утворюється озон, немає процесу нагрівання чорнил, як у випадку з лазерними принтерами.
Також пігментні чорнила не псуються під дією часу, як це буває з тонером, і не розмазуються при виділенні маркером. Документи готові до роботи одразу при закінчені друку.
Місткості для чорнил або тонеру також суттєво впливають на підсумкову вартість друку, адже картриджі для принтерів можуть стати обтяжливою статтею витрат у будь-якому офісі.
Картриджі для струменевих пристроїв для SMB відходять у минуле, але ще використовуються у пристроях для великих об'ємів корпоративного друку. Сучасна струменева техніка давно працює на безкартриджному друці.
На ринку є багато струменевих монохромних та кольорових безкартриджних принтерів та БФП з резервуарами для чорнил, які можна легко наповнити самому за лічені хвилини без допомоги сервісних інженерів.
Останнє у випадку лазерних принтерів може стати окремою статтею витрат.
Безкартриджні пристрої є в різних брендів, проте економічні безкартриджні принтери та БФП EcoTank із серії "Фабрика друку" вперше розробила та представила українському споживачеві компанія Epson десять років тому.
За роки існування серія поповнилася більш ніж 30 моделями, що підтримують цю технологію для різних завдань. Саме безкартриджна технологія значно знижує собівартість друку однієї сторінки.
Двосторонній друк та режим економії друку
Один з найпростіших методів уникнути зайвих витрат під час друку – встановити найменш ресурсозатратні налаштування принтера.
У драйвері друку можна встановити режим економії або в налаштуваннях за допомогою повзунка зменшити щільність чорнила до -50%, що буває важливо при друку на тонких носіях, 45-50 гр/кв м, у корпоративному сегменті.
Це дозволить зекономити на друці не тільки для внутрішнього документообігу компанії, а й на друці загалом, оскільки відбиток, надрукований у режимі економії чорнила, виглядає досить насиченим.
Також не варто забувати про режим попереднього перегляду документів та режим економії тонеру або чорнил. Такі опції мають більшість моделей сучасних принтерів.
Використовуйте спеціальне програмне забезпечення
В епоху цифровізації та цифрової трансформації світу нескладно знайти комплексне рішення, розроблене під конкретні завдання. Економія на друку – не виняток.
Epson Open Platform дозволяє налаштовувати інтерфейс під вимоги користувача й інтегрувати друковані пристрої в існуючу інфраструктуру бізнес-друку з різноманітними виробниками ПЗ: Epson Print Admin, SafeQ, Paper Cut, Doxense, Sequi Soft, NDD Print, Cartadis, Ubiquitech CEC, Nuance, Preton.
Усе це ПЗ допомагає контролювати процес друку, проводити автентифікацію за ID-карткою, логіном та паролем або PIN-кодом, ідентифікувати користувача і його рівень доступу, отримувати доступ до функцій відповідно до профайлів користувача або департаменту, автоматично отримувати звіти, створювати правила друку, моніторити друк.
Наприклад, ізраїльська компанія Preton Ltd. розробила технологію Pixel Optimizer, що автоматично ідентифікує та видаляє "надлишкові" пікселі, не погіршуючи якість друку документа.
Програмне забезпечення PretonSaver Enterprise також дозволяє виставляти квоти на щоденний, тижневий або місячний друк, налаштувати двосторонній та монохромний друк, друкувати кілька сторінок на одному аркуші, вимкнути друк зображень.
Своєю чергою, сучасні багатофункціональні пристрої, серед яких лінійка Epson Workforce Enterprise, мають інтегровані програми і не потребують стороннього ПЗ. Вони дозволяють встановлювати унікальні налаштування для кожного відділу.
Наприклад, маркетинг матиме можливість друкувати в кольорі, бухгалтерія – лише в чорно-білому форматі.
На додаток, присутня підтримка конфіденційного друку та сортування документів. Таке ПЗ дозволяє заощадити не лише чорнила, а й папір та електроенергію, захищає власника бізнесу від друку не за цільовим призначенням.
Адаптуйте шрифти
Якщо специфіка роботи вашої компанії передбачає друк великої кількості текстових документів, варто подумати про використання більш "економічних" шрифтів.
За даними порталу CNET, Century Gothic, Ecofont, Garamond та Times Roman є оптимальними шрифтами для друку. У порівняльних тестах використання Century Gothic продемонструвало економію 31% порівняно з Arial.
Для прикладу, голландська компанія SPRANQ розробила "економічний" шрифт Ecofont, що має у будові літер безліч мікроскопічних округлих пустот. Як кажуть у компанії, використання цього шрифту зменшує витрати на друк на 20%.
Хоча він і потребує невеличких інвестицій на його придбання, у мережі можна знайти й безкоштовні аналоги, які рекомендують імениті графічні дизайнери.
Визначте оптимальну енергозатратність принтера для ваших цілей
Обсяг офісного друку залежить від кількості людей в офісі (від кількості людей на один принтер) та від специфіки роботи. Зрозуміло, що в бухгалтерії та юридичному відділі потік документів набагато більший, ніж, наприклад, у маркетинговому.
Якщо взяти за приклад невеликий офіс (до 15 людей), то для нього можна легко розрахувати енергозатратність принтера. Там принтер працює близько однієї-двох годин на день.
Середня потужність струменевого принтера становить 25-40 Вт, лазерного – 350-400 Вт. Виходить, що енергозатратність струменевого принтера на рік становить близько 12 кВт, а лазерного – 132-144 кВт, а це економія в 11-12 разів!
Якщо ж у вашому офісі принтер не перестає друкувати, то економія від використання струменевого обладнання лише збільшиться.
Як бачимо, офісний друк зовсім не обов'язково має бути дорогим та витратним. Прості поради та виважений підхід дозволять максимально ефективно використовувати папір та чорнила, що значною мірою позначиться на бюджеті компанії. До того ж, зменшення використання ресурсів – досить екологічна справа.
Детально про економічні пристрої для друку ви можете дізнатися на сайті www.epson.ua або у фахівця Epson, відвідавши демозал за попереднім записом.
Автор: Роман Болбот, менеджер з питань корпоративного друку, представництво Epson Europe B.V. в Україні