Как инновации в строительстве помогают сдавать проекты в срок: опыт 7CI Group
Понятия "диджитализация" и "автоматизация бизнес-процессов" уже далеко не новые и постепенно интегрируются в ежедневную деятельность всех секторов экономики, как за рубежом, так и в Украине.
Все на данный момент осознают, что без трансформации дальнейшее развитие невозможно. Исключением не стала сфера строительства.
Но что стоит за этим пониманием, кроме того, что все говорят о необходимости? Как в действительности это имплементируется, и каковы реальные результаты?
Чтобы ответить на этот вопрос, а также понять, что такое Lean, Lessons Learned, диджитализация закупок, автоматизированная система управления проектами, и как это помогает вывести бизнес на новый уровень, мы пообщались с соучредительницей группы строительных компаний 7CI Group Ольгой Гавурой.
7CI Group — группа строительных компаний, которая имеет более 10 лет опыта реализации инвестиционно-строительных проектов объектов коммерческой и промышленной недвижимости.
На счету у компании более 30 клиентов, 71 реализованный проект, среди которых "АВТ-Баварія" BMW, LEONI Wiring System UA Gmbh, немецкий фонд "GIZ", LIFT 99, израильская инжиниринговая компания "Newsight Worldwide", австрийская страховая компания "UNIQA", отельный комплекс "Radisson", Немецко-Украинская промышленно-торговая палата — 380 000 м2 выполненных работ.
7CI Group поставила себе целью реализовывать инвестиционно-строительные проекты от замысла до уникальной реальности инновационным и самым коротким путем. Об инструментах, которые помогают воплотить эту миссию в жизнь, речь пойдет далее.
I
Lean — концепция управления, нацеленная на создание максимальной ценности для клиента и минимизацию потерь в этом процессе. Берет свои истоки из производственной системы компании Toyota.
Lean — это не таблетка молниеносного действия. Изначально происходят изменения в культурном коде компании. Без этого ни один инструмент не поможет. В первую очередь, члены компании начинают различать, где есть потери, и предлагают пути их оптимизации. Мы не критикуем, а говорим: "У меня есть идея относительно улучшения".
Ценность для бизнеса:
1. Безопасность условий труда и минимизация потерь. Lean направлен на организацию рабочего пространства, что влечет за собой уход от потерь на поиск чего-либо, лишних перемещений, а также создает безопасные условия труда. Последнее особенно важно — если у иностранных компаний это из серии must be, то у нас зачастую стоит где-то в конце списка.
Пример рабочего места согласно Lean, проект г. Львов
2. Соблюдение сроков проекта. Первый проект, на котором мы внедряли Lean, это коворкинг Lift99 общей площадью 2000 м2, где мы выполняли роль генподрядной компании. Сроки были достаточно сжатые: 1-й этаж — 2 месяца, 2-й этаж — 3 месяца. Благодаря оптимизации бизнес-процессов под сопровождением Lean-консультанта, мы смогли выполнить проект в очень сжатые сроки.
3. Экономия. Еще один плюс — экономия на прямых и общепроизводственных расходах за счет сокращения сроков и минимизации прямых потерь. И приятным бонусом также является увеличение рыночной стоимости нашего предложения на рынке коммерческой и промышленной недвижимости, где каждый день стоит денег.
II
Электронные закупки — автоматизация закупочного процесса за счет того, что вся деятельность происходит в одном окне: подача тендера, большое количество откликов поставщиков, решение на основании объективных факторов, прозрачность процессов.
Бизнес-процесс закупок был оптимизирован в числе первых, поскольку он является одним из основополагающих для строительного бизнеса — 60-70% в себестоимости проекта составляют материалы. Чтобы отойти от повторяемой, рутинной работы, мы решили проводить закупки онлайн на тендерной площадке.
Мы рассматривали несколько вариантов и остановились на SmartTender. Основным фактором было наличие наибольшего количества поставщиков нашего профиля. Кроме того, мы можем использовать площадку как инструмент мониторинга рынка и снижения цены.
Ценность для бизнеса:
1. Более выгодные цены и условия. Мы получаем более точную оценку стоимости той или иной позиции. У нас уже был опыт, когда одновременно на этапе расчета запускали тендер на одну и ту же продукцию стандартным способом и через площадку.
Во втором случае мы получали более выгодные цену и условия. Интересно, что после запуска тендера мы получаем более оптимальную цену даже от тех поставщиков, с которыми работаем стандартным способом через запрос коммерческих предложений. В среднем площадка позволяет экономить 15-25%.
2. Минимизация кассовых разрывов. Е-закупки позволяют влиять на движение денежных средств проекта: через площадку можно получить условия оплаты с большим процентом отсрочки. Это очень важный момент, поскольку в строительных проектах кассовые разрывы могут быть достаточно большими.
3. Оптимизация времени. Автоматизация повышает эффективность работы менеджера по закупкам: время, которое раньше тратилось на обзвон, условно, 100 компаний, теперь уделяется более детальной аналитике рынка, поставщиков и т.п. Мы уходим от механической работы с телефоном к аналитической работе за экраном, где представлена сводная информация.
III
Lessons Learned — это метод системы управления проектами и философии Lean, который нацелен на извлечение уроков из проделанной работы. Результат LL — понимание того, какие действия стоит продолжать, потому что они успешны, а какие — прекращать либо видоизменять.
Бизнес-процесс планирования и анализа выполнения графика проекта мы осуществляем следующим образом: руководитель проекта совместно с администратором проекта составляют базовый календарный график его выполнения, который делится по месяцам.
Месячный спринт включает в себя 4 недельных спринта. В конце каждой недели команда, прежде чем приступить к следующему спринту, проводит ретроспективу, отвечая на два ключевых вопроса:
- Если что-то получилось, то как мы достигли цели? Внося данные уроки в электронную базу Lessons Learned, мы переносим положительный опыт на другие проекты.
- Если не получилось, то задаем вопрос по технологии "5 почему". Корневую причину и пути решения мы также переносим в базу Lessons Learned, тем самым препятствуя повторению негативного опыта на других проектах.
Для каждого проекта в автоматизированной системе управления проектами на базе Microsoft у нас создается отдельный канал в Teams, где вся команда в едином пространстве осуществляет коммуникацию. К примеру, в канале "закупки" команда публикует всю соответствующую информацию.
В конце проекта мы проводим оценку работы ключевых поставщиков и подрядчиков, разрабатываем программы развития отношений со стратегическими поставщиками, вносим в базу Lessons Learned информацию, с какими поставщиками мы более не работаем и почему, какие позиции более не закупаем и почему.
Чтобы команда была мотивирована вносить факт выполнения и уроки в общую систему, мы максимально упростили этот процесс.
К примеру, производитель работ идет по объекту, заходит с телефона в автоматизированную систему управления проектом и в течении минуты оставляет сообщение для всей команды.
Делая что-либо, мы помним: если действие требует множества усилий, то его совершать никто не будет.
Ценность для бизнеса:
1. Минимизация убытков — как финансовых, так и временных. Когда в следующий раз менеджер делает закупку, он заходит в базу LL и по ключевому слову находит информацию о том или ином поставщике либо предмете закупки.
В результате он не повторяет прошлые ошибки, что повышает эффективность его работы и компании в целом, так как он не тратит время на действия, которые не принесут очевидной пользы компании, а в некоторых случаях скорее приносят вред.
К тому же мы таким образом страхуем себя от денежных потерь по причине выбора ненадежных поставщиков, которые не выполняют свои обязательства после оплаты либо делают это некачественно.
2. Сохранение репутации в глазах заказчика. Результат нашей работы в том числе зависит от результатов работы наших партнеров и поставщиков, поэтому в данном случае корректный выбор очень важен. Если растут они, то растем и мы.
Если же нас подводит поставщик, то у нас возникает риск срыва сроков на проекте и необходимо применять стратегии из управления рисками, что, в свою очередь, может привести к режиму выполнения работ 24/7, только чтобы выполнить проект в срок.
3. Саморазвитие команды. Философия Lean и методология Lessons Learned — это не только инструменты повышения эффективности, но и основа для саморазвития команды. Больше всего ответов находится в нас самих. Задача LL в том, чтобы их достать и закрепить, так как прожитое останется с нами навсегда.
IV
Диджитализация процессов и развитие технологий предъявляют новые требования к уровню знаний и умению специалистов, задействованных во всех сферах бизнеса, в том числе и на строительном рынке.
В эпоху глобальной диджитализации "аналоговые" компании в перспективе 5-7 лет проиграют "цифровым" во всех сферах, в том числе и строительной. Поэтому компания 7CI и стала 3 года назад на путь диджитализации бизнеса.