Как избавиться от бумажных архивов

Бизнес давно подписывает документы онлайн, но бумажные архивы не исчезают. Причина проста: даже для электронных документов нужно создавать заверенные бумажные копии, особенно если срок их хранения превышает десять лет. Поэтому компании вынуждены иногда накапливать бумажные архивы.

Ситуацию могут изменить новые законопроекты, зарегистрированные в Верховной Раде. Они предлагают разделить электронные документы на структурированные и неструктурированные и разрешить хранение электронных копий оригиналов документов на бумаге.

Почему остается бумага

В Украине электронный документооборот активно развивается с 2003 года. Компании подписывают договоры онлайн, обмениваются актами и счетами в электронной форме. Однако полностью отказаться от бумаги до сих пор сложно.

Главная причина - правила архивного хранения документов. Если для документа установлен срок хранения более десяти лет, компании обязаны создавать заверенную бумажную копию даже тогда, когда документ создали в электронной форме. Из-за этого бизнес накапливает бумажные архивы, а цифровизация процессов останавливается на полпути. Новые законопроекты должны убрать это противоречие.

Какие законопроекты зарегистрированы

В Верховную Раду внесли два связанных законопроекта о внесении изменений в закон "Об электронных документах и электронном документообороте".

Основной законопроект №14414 называется "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно гармонизации законодательства в сфере электронного документооборота с правом Европейского Союза". Альтернативный законопроект №14414-1 - "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно усовершенствования законодательства в сфере электронного документооборота".

Оба документа имеют одну цель: обновить правила электронного документооборота в соответствии с современными технологиями и приблизить украинское законодательство к стандартам ЕС, в частности к положениям регламента eIDAS, который регулирует электронную идентификацию и доверительные услуги в Евросоюзе.

Альтернативный законопроект дополнительно фокусируется на цифровых архивах и оцифровке бумажных документов.

Разделение электронных документов

Одно из ключевых изменений - новая классификация электронных документов. Законопроекты предлагают разделить их на структурированные и неструктурированные.

Структурированный электронный документ содержит данные в определенных форме и формате. Это позволяет автоматизировано обрабатывать информацию, хранить ее и передавать между системами. Для таких документов предлагают отменить требование обязательной визуальной формы, если они соответствуют утвержденным техническим форматам.

Неструктурированный электронный документ не имеет определенных законодательством структуры или формата. Это файлы с текстом или графической информацией в произвольном виде, а также электронная копия оригинала документа на бумаге.

Такое разделение позволяет лучше работать с данными в цифровых системах и упрощает автоматизацию электронного документооборота.

Скан-копия как архивный документ

Наиболее практические изменения предлагает альтернативный законопроект.

Он вводит понятие электронной копии оригинала документа на бумаге. Это визуальное представление в электронной форме документа на бумаге (полученное путем сканирования или фотографирования), соответствие оригиналу и правовой статус которого удостоверены квалифицированной электронной подписью и квалифицированной электронной печатью (при наличии) авторов бумажного документа или уполномоченных на это лиц.

Фактически законопроект легализует хранение таких копий как архивных документов. При определенных условиях компания сможет даже уничтожить бумажный оригинал до завершения срока его хранения. Для этого должны выполняться следующие условия:

• обеспечение сохранности такого электронного документа в течение срока, установленного законодательством для такого вида документа на бумаге;
• должен истечь срок исковой давности по фактам, которые содержит документ;
• относительно документа не должно быть спора;
• закон не должен устанавливать отдельных ограничений для такого документа.

Эти изменения могут существенно уменьшить потребность в бумажных архивах.

Электронные подписи и печати

Законопроекты уточняют правила использования электронных подписей и печатей. Юридические лица смогут использовать электронные печати для идентификации авторов или подписантов документов. В таком случае документ должен содержать данные уполномоченного лица, действующего от имени компании на основании закона или договора.

Кроме того, для структурированных электронных документов допускается создание документов без наложения подписей или печатей, если технические средства обеспечивают достоверность и целостность данных. Это открывает возможности для автоматизации большого количества процессов электронного документооборота.

Что это означает для бизнеса

Если парламент примет эти изменения, бизнес получит законодательную основу для автоматизации документооборота. Компаниям не придется создавать бумажные копии электронных документов, а возможность легально хранить электронные копии оригиналов бумажных документов позволит постепенно избавиться от бумажных архивов. В результате документооборот станет проще, быстрее и дешевле.

Кроме того, новые правила приближают украинское законодательство к стандартам Евросоюза и создают более понятные условия для цифровой экономики.