До завершения оцифровки трудовых книжек осталась неделя: кому это нужно и что делать

10 июня 2026 года истекает срок, до которого необходимо оцифровать трудовую книжку через Пенсионный фонд.

"Экономическая правда" рассказывает, кому нужно обратиться в ПФУ и что делать, если не успели отсканировать трудовую книжку.

Что меняется с 10 июня?

Еще в 2021 году в Украине установили пятилетний переходный период (именно до 10 июня 2026 года), чтобы внести в реестр застрахованных лиц отсутствующие сведения о трудовой деятельности. После этой даты бумажная трудовая книжка окончательно перестает быть основным документом для учета, а приоритет отдается электронным данным.

Почему сведения о работе могут отсутствовать?

Дело в том, что трудовой стаж, полученный человеком до 1 января 2004 года, подтверждается записями в бумажной трудовой книжке.

В 2004 году в Украине фактически изменилась система учета пенсионных прав – вступил в силу Закон "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании". С тех пор для назначения пенсии стал учитываться не только факт работы, но и уплата страховых взносов. Работодатели стали подавать в ПФУ персонифицированную отчетность по каждому работнику, и эти данные начали накапливаться в электронном реестре.

Поэтому стаж, накопленный после 2004 года, уже хранится в электронном реестре на основе отчетности работодателей, поэтому дополнительно оцифровывать его не нужно.

То есть тем, кто начал свою трудовую деятельность после 2004 года, оцифровывать трудовую книжку не нужно.

Для чего нужно оцифровывать трудовые книжки?

В Пенсионном фонде пояснили, что оцифровывать трудовые книжки нужно для того, чтобы пенсия человеку назначалась автоматически, по данным реестра.

"Нам нужна информация о ее трудовых отношениях, которая затем перетекает в информацию о страховом стаже. Соответственно, наступит тот момент, когда ПФУ сможет практически по всем людям использовать информацию из реестров для автоматического назначения пенсии", — отметил заместитель председателя правления Пенсионного фонда Украины Александр Малецкий.

Что нужно сделать работодателям?

До 10 июня работодатель, хранящий трудовые книжки работников (принятых до начала переходного периода), должен отсканировать их и отправить в Пенсионный фонд через электронный кабинет.

После оцифровки работодатель должен под подпись выдать трудовую книжку работнику на руки.

Что делать, если трудовая книжка уже на руках?

Если книжку не отсканировал работодатель (или если его просто нет), сделать это можно и самостоятельно – через личный кабинет на портале электронных услуг или лично в ПФУ.

Как подать скан-копию онлайн?

Для начала нужно отсканировать оригиналы документов в цветном формате. Необходимо иметь четкие изображения полных страниц и состава текста, его реквизитов – название, серия и номер, дата выдачи, печати, подписи, фамилия, имя и отчество владельца.

Все копии необходимо сохранить в форматах JPG или PDF, размер каждого файла не должен превышать 1 МБ.

Как подать сканы трудовой книжки:

1. авторизоваться на сайте ПФУ с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или "Дія.Підпису";
2. в разделе "Коммуникации с ПФУ" выбрать вкладку "Сведения о трудовых отношениях";
3. заполнить общую информацию (ФИО, паспортные данные и т. д.) и дать согласие на передачу и обработку персональных данных;
4. загрузить скан-копии трудовой книжки и нажать кнопку "Подписать и отправить в ПФУ".

Статус заявки можно проверить в разделе "Мои обращения".

В ПФУ пояснили, что кроме трудовой книжки, для подтверждения определенных периодов стажа можно загрузить отсканированные копии: военного билета; диплома об очном обучении (вместе с приложением); свидетельства о рождении ребенка (для женщин).

В случае смены фамилии, имени, отчества необходимо также добавить соответствующие документы, подтверждающие это (например, свидетельство о браке).

Что будет, если не оцифровать книгу до 10 июня?

В Пенсионном фонде сообщили, что после 10 июня 2026 года оцифровать трудовую книжку можно будет и в дальнейшем. Однако откладывать это не рекомендуют: если бумажный документ будет утерян или поврежден, подтверждение стажа до 2004 года потребует сложных процедур через архивы или судебные решения.

В то же время в ПФУ также подчеркнули, что если не уложиться в сроки, штрафов, санкций или списания стажа не будет.

Сколько трудовых книжек уже оцифровали?

По состоянию на 2 июня уже оцифровано более 10 миллионов бумажных трудовых книжек. По оценкам ПФУ, осталось еще около 1,5 миллиона.

Читайте также: Выход на пенсию в Украине: кто и когда уходит на "отдых" и сколько будет получать

Напомним:

По данным ПФУ на апрель 2026 года, в Украине почти каждый четвертый пенсионер до сих пор получает около 3,5 тысяч гривен в месяц.