Потеря документов во время войны: что делать, и как технологии могут помочь

Одна из не очень очевидных, но распространенных проблем, с которыми столкнулись украинцы с момента полномасштабного вторжения - потеря документов. Их теряют или забывают, когда выезжают в более безопасные места в Украине и за рубежом или же они сгорают во время российских атак.

Без паспорта или соответствующей справки невозможно трудоустраиваться или получить социальную защиту. Однако восстановление или получение этих документов часто довольно сложный процесс.

В целом государство позаботилось, чтобы большинство документов, утраченных во время войны, можно было получить или восстановить. Например, чтобы снова стать владельцем/цей паспорта необходимо обратиться в подразделение Государственной миграционной службы, центр предоставления административных услуг (ЦПАУ) или центр обслуживания граждан "Паспортный сервис" по месту регистрации или пребывания, где на период изготовления нового документа будет выдано временное удостоверение. Похожая история касается свидетельства о рождении/браке/расторжении брака, смене имени или документа об образовании.

Во всех упомянутых случаях, чтобы получить документ, лицо должно быть в Украине, очень часто - по месту регистрации, что для многих существенно усложняет возможность оперативно получить необходимые справку.

По данным исследования Центра экономической стратегии, по состоянию на конец января 2024 года 4,9 млн украинцев находятся за границей из-за войны. Для них получить документ - по умолчанию "дорогая" услуга, учитывая расходы на дорогу, обеспечение временным жильем в Украине и консультации профессионалов на местах.

Если рассмотреть, как пример, семью из женщины, ищущей работу, мужа-пенсионера и детей школьников/студентов, то для них "пакет" необходимых услуг выглядит так:

• получение документов для трудоустройства: идентификационный номер, трудовая книга, свидетельства, справка о несудимости
• получение документов об образовании.

Фактически это десятки справок: о несудимости, о составе семьи, подтверждение предыдущего образования, налоговые документы. Не у всех есть возможность предусмотрительно подготовить весь перечень, убегая от войны.

Можно ли получить документы в пределах другой страны?

Да. Для этого необходимо обратиться в зарубежное дипломатическое учреждение, то есть в украинское посольство или консульство.

Например, в Польше процедура восстановления свидетельства о рождении такова:

1. Запись через электронную очередь на определенную дату и время. На сайте подробно прописаны правила подачи. Например, если Вы обращаетесь за получением нескольких консульских услуг одновременно, следует сделать регистрацию для каждой услуги отдельно. Необходимо выбрать время, которое не совпадает со временем Вашей предварительной записи.
2. Ожидание до 6 месяцев. Ведь дипломатическое учреждение передает запрос в соответствующие органы ЗАГС в Украине. Также этот промежуток может включать повторные походы в посольство и дополнительные расходы. Часто есть нюансы, которые трудно предусмотреть заранее. Например, присяжный перевод - поляки дают аккредитацию нескольким укр переводчикам и признают переводы только из того перечня.
3. Получение.

Здесь подробно прописаны процедуры восстановления документов в Польше, Германии и Чехии.

В целом получение через посольство сводятся к таким шагам:

• Электронная очередь
• Посольство
• Запрос в соответствующий орган в Украине
• 6 месяцев
• Получение

Еще одна категория - военные на фронте, которые не имеют возможности оперативно решать юридические вопросы и не имеют постоянного доступа к соответствующим органам. Это касается, как и получения документов, так и большего спектра юридических услуг.

С внутренне перемещенными лицами, количество которых по оценкам Международной организации миграции по состоянию на апрель 2024 года составляет до 4000 человек, на первый взгляд, может быть немного легче, учитывая их пребывание внутри страны. Однако часто граждане этой группы могут перемещаться между городами, не имея определенного места жительства, или же вообще стать беженцами, мигрировав за границу. Это затрудняет их участие в бюрократических процессах.

В общем, часто люди вообще не понимают, что им делать, в какой орган идти, а запросы в гугле не дают желаемых результатов.

Это в свою очередь, приводит к хаотичности в подходах, непредсказуемым финансовым затратам и пустой трате времени.

Как упростить процесс получения/восстановления документов, не выходя из дома?

Чтобы получить необходимый документ вам не нужно идти в государственный орган в конкретном городе в Украине. Все что нужно - зайти на сайт и выбрать категорию, которая лучше всего подходит вашему запросу.

Это может показаться несколько смехотворным в эпоху расцвета искусственного интеллекта, однако юридические услуги в Украине и в пределах дипломатических учреждений - это очень забюрократизированная история с точки зрения процессов. Например, посольство назначает на 12 часов в четверг. Это рабочий день, поэтому если человек работает, ему скорее всего придется брать оплачиваемый им выходной.

Мы первые в Украине интегрировали ДіяПідпис в сервисы, чтобы клиенты оперативно могли решать свои юридические запросы: подписывать исковые заявления в суд, заверять документы или заключать договоры с адвокатом для представления интересов в суде. В противном случае - это нужно делать в кабинете адвоката или в соответствующих органах.