Человеческий фактор в business operations – проблема или точка роста

Треба констатувати факт, що українські класичні ВНЗ не займаються системною підготовкою спеціалістів у царині business operations. Натомість в США вже давно є набір предметів, які об'єднані на факультетах по Enterprise Operations. 

Справа в тім, що класичній business operations об’єднує декілька напрямків управління бізнесу. І це не два і не три, а набагато більше напрямків – в залежності від сфери діяльності компанії, її розміру, оргструктури та навіть амбіцій для масштабування. 

До цих напрямків входять фінанси, адміністрування, юридичний супровід, HR, IT-інфраструктура, логістика та багато іншого.

Українська сучасна освіта переважно спрямована на класичне вузькопрофільне навчання. Окремо бухгалтерія, окремо HR, окремо юридична освіта, окремо адміністрування – логістика, ІТ тощо. 

Але ж всі ці напрямки мають працювати у одному інформаційному полі, щоб забезпечувати ефективне обслуговування головних цілей будь якого бізнесу – підвищення продажів та комерційної діяльності, збільшення прибутку та масштабування успішних кейсів. 

Люди – це актив і за нього несуть відповідальність HR команди, серед яких є як прихильники моделі постійної підготовки та навчання персоналу – створення, так званого, кадрового резерву — це перш за все інвестиції в навчання та утримання лояльності співробітників. 

Друга – це інвестиції в запрошених зіркових спеціалістів з ринку, з метою отримання готових навичок та рішень. 

Ці моделі однаково працюють по відношенню до всіх напрямків бізнесу – операційних в тому числі. Більш цікавим є приклад дилеми отримання спеціалістів на топ-позиції СОО та менеджмент у business operations. 

Чи можливо виростити СОО всередині компанії та скільки це коштує порівняно з готовим спеціалістом з ринку, які є обмеження та ризики – все це розглянемо далі. 

Досвід – наше все

Спираючись на рівень зрілості процесів та готовності компанії до змін, залучення СОО з зовні може бути, як в плюс, так і в мінус для бізнесу. Серед ризиків:

• Невідповідність СОО культурі та цінностям компанії,
• Досить тривалий  строк входження в посаду, особливо якщо вона новостворена в структурі (до 6 міс.),
• Втрата внутрішньої експертизи, пов'язано з імовірним відсотком звільнення співробітників, які не готові змінювати руку у керівництві,
• Недовіра до експертизи СОО і як результат, ускладнена комунікація щодо проблем та довше плече прийняття рішень,
• Відсутність експертизи щодо конкретного бізнесу – наприклад СОО прийшов з класичного бізнесу у hi-tech,
• Вартість залучення такого спеціаліста на випробувальний термін може бути доволі високою та не виправдати очікувань.

Але є і вигоди, які бізнес може отримати миттєво від подібного досвіду, серед них:

• Свіжий погляд зі сторони та його не зашореність,
• Знання та досвід, які набуті на відкритому ринку та в інших галузях,
• Вливання свіжих трендів або й зовсім новий підхід до вирішення задач,
• Демонстрація готовності до змін для всього бізнесу,
• За умови правильно виставлених цілей та метрик можливі quick wins вже на етапі випробувального терміну та інше.

Зі свого досвіду можу сказати однозначно, коли ти приходиш у компанію як Head of Operations із зовні, то жодна людина з тих, хто очолював ті, чи інші напрямки, спочатку абсолютно не розуміють, що тепер їм треба працювати у загальному середовищі – як єдиний механізм. 

Що департаменти та відділи тепер мають працювати не відірвано один від одного, як звикли – скажімо, юристи з фінансистами, а фінансисти з бухгалтерією, а працювати всі разом. 

Зазвичай всі вони на цей момент працюють як різні самостійні бізнес-юніти в компанії, не усвідомлюючи важливість кожного окремо прийнятого рішення на загальний результат.

Тут важливо донести до всіх учасників процесу, що старий формат роботи несе для компанії більше ризиків та певним чином закриває шляхи для розвитку і масштабування. 

Перш за все тому, що помилка одного з департаментів може коштувати дуже дорого всій компанії, а також може призвести до проблем у всіх інших напрямках діяльності. Наприклад, некоректний контракт на новому ринку для компанії, здатен зруйнувати довготривалі зусилля всіх інших департаментів і компанії в цілому.

Дуже важливо, щоб команда працювала як єдиний механізм ще й тому, що це суттєво підвищує не тільки її здатність пришвидшити прийняття стандартних управлінських рішень, а й мінімізувати ризики при прийнятті нових нестандартних рішень. 

При цьому відбувається не тільки оптимізація людського ресурсу в компанії, а і його вивільнення задля швидкого та якісного прийняття креативних та інноваційних рішень. А сама команда не працює у стресових умовах, що призводить до більшої ефективності та відсутності вигорання.

Ефект лідерства

Бувають приклади, коли стара команда доволі швидко та ефективно перебудовується. Це, як правило, відбувається тоді, коли у неї є лідер, який своєю впевненістю, харизмою, досвідом та просвітницькою діяльністю змінює ставлення до цієї проблеми. 

Лідер, який вміє надихати та мотивувати своїх колег, або підлеглих і який готовий брати на першому етапі певну відповідальність та ініціативу. Питання залишається в одному – чи є така людина в команді та звідки вона має там взятися.

При чому це не обов'язково має бути СЕО компанії. Це може бути керівник якогось департаменту, бізнес-адміністратор, юрист, HR. Будь хто, хто має у своєму активі вроджені або надбані навички лідерства, коучінгу, менторингу, фасилітаторства, психології – всього того, що у змозі надихати людей та вести їх до чогось нового, непізнаного та невідомого.

В ідеалі, звісно, що б така людина та процеси business operations існували у компанії постійно. Але часто потребу в цьому у компанії відчувають лише на етапі динамічного зростання або масштабування. І навіть тоді не одразу усвідомлюють її роль та цінність. Особливо це стосується різних перспективних стартапів та молодих технологічних компаній.

Часто у таких компаній початкова бізнес-модель створюється за принципом якнайшвидшої організації грошових потоків задля нагальних потреб та найшвидшого розвитку бізнесу. І ця схема абсолютно підходить для ФОПів, які самі виробляють товар або надають послуги і в принципі мають просту і примітивну звітність.

Але якщо у компанії є певні амбіції, бачення себе у майбутньому, плани виходу на інші ринки, залучення інвесторів та інші напрямки розвитку, то тут потрібна інша модель – більш стабільна, більш цивілізована і більш прогнозована. Саме для цього у компанії із самого початку мають існувати процеси business operations, якими мають перейматися спеціалісти з відповідною освітою та навичками.

Бо інакше може трапитися так, як у одних моїх клієнтів з перспективного стартапу. Коли інвестор попросив у них показати просту звітність та певні процеси і довести прозорість їх бізнесу, а вони навіть аудит базовий пройти не можуть, бо у них весь бухгалтерський облік у таблицях Exсel. 

Швидкий старт

Ось ще один приклад. Стартап під час минуло-річних блекаутів в Україні, який дуже потужно вистрілив з виробництвом великих промислових електричних батарей для генераторів. 

Звісно на початку все виробництво відбувалося у гаражі. А з ознак цивілізації у компанії був лише, зроблений нашвидкуруч, сайт з інформацією про продукт та ціною. І цього вистачало на момент енергетичної кризи в країні.

Навіть при такій організації виробництва компанія ледь-ледь справлялася з валом замовлень. Коли ж навесні компанія захотіла залучити додаткові кошти для розвитку та масштабування бізнесу, виявилося, що гроші за товар просто приймалися на картку і витрачалися на закупівлю необхідних складових та виплату заробітної плати працівникам. 

І коли власники бізнесу зрозуміли, що на даному етапі можна залучити реальних інвесторів для зростання бізнесу – бізнесу який був вже доволі відомим на ринку, з великим обігом коштів, з виробництвом, суттєвою долею ринку – то виявилося, що бізнесу як такого просто не існує. Принаймні для потенційних інвесторів.

Таким чином момент було втрачено. І тепер цю нішу можуть легко зайняти менші, але більш розвинені у плані business operations конкуренти. А компанія отримала досвід і розуміння того, що так це не працює і заднім числом такі пробіли у бізнес-процесах не усуваються. Більше того – у такого бізнесу доволі примарне майбутнє.

Ринок рано чи пізно наповниться конкурентними товарами та послугами, а бізнес без банальних процесів business operations не зможе, не те що конкурувати ціною або якістю, він не зможе ні доставити товар, ні отримати фідбек, ні залучити нові технології або площадки для продажу, бо у цього бізнесу всі процеси у блокноті, а вся бухгалтерія у "екселі".