Видеть бизнес "насквозь"

Уоррен Баффетт как-то сказал: "Идиот с планом может победить гения без плана". В контексте современного предпринимательства эта мысль звучит еще острее: даже блестящая идея обречена, если не подкреплена системным управлением и прогнозированием.

Интуиция против системности

В бизнесе достаточно одного неправильного расчета, чтобы упустить пиковую волну спроса и потерять клиента. Сезонность, новые регуляторные правила или изменение потребительских настроений могут стоить компании прибыли и доли рынка. Именно поэтому ключевой вопрос для компании - как она планирует свои действия: системно или "на глаз".

Можно ли планировать бизнес-процессы интуитивно? Да, и это может работать на старте, если продукт свежий, а фаундер - энтузиаст. Однако бизнесы, которые планируют на короткий срок, более уязвимы к усилению конкуренции или регуляторным изменениям.

Исследования показывают, что структурированное планирование улучшает финансовые показатели, в частности маржу и чистую прибыль бизнеса, благодаря лучшему управлению рисками и прогнозированию денежных потоков. Предприниматели, которые применяют регулярное планирование и анализ "план - факт - отклонения", демонстрируют более высокую устойчивость и прибыльность в первые годы после запуска проекта.

"Невозможно управлять тем, что невозможно измерить", - отмечал Питер Друкер. Однако чтобы что-то измерить, его нужно спланировать: определить цель, ожидаемые показатели, способ оценки результата. Планирование дает основу для измерения, а измерение позволяет понять, насколько мы приблизились к запланированному.

Без плана измерения превращается в хаотичный сбор данных. Без измерения план становится декларацией, которая не влияет на действия. Только связка "планирование → измерение → коррекция" делает управление ресурсами действенным.

Ни один участок бизнеса не может остаться без планирования и контроля исполнения. На практике большинство ограничивается годовым финансовым планом в простой таблице лишь для того, чтобы "увидеть", какой может быть прибыль в конце года. Однако такое упражнение мало что дает: оно создает ощущение, что планирование - необязательный процесс, а потраченное на него время - напрасно.

Как план позволяет сэкономить

Реальное планирование должно отвечать на конкретные вопросы:

- сколько людей и каких специальностей понадобится с учетом сезонных пиков;

- сколько денег нужно привлечь, чтобы перекрыть кассовые разрывы;

- сколько ресурсов необходимо хранить на складе для ритмичной работы;

- какое оборудование нужно купить или модернизировать;

- какие административные расходы покрывает маржа от реализации продукции.

В частности, планирование на основе прогнозов спроса позволяет предприятию держать только необходимые запасы, уменьшая расходы на складирование и снижая риск потерь от просроченных и неактуальных товаров. Благодаря такому подходу можно экономить 10-20% на годовых затратах на складское хранение.

Планирование объемов производства с учетом сезонных колебаний спроса уменьшает расходы на покупку сырья и рабочую силу. Такие данные помогут экономить до 15% на производственных затратах. Разработка плана кассовых разрывов и своевременное привлечение финансирования позволяет избежать заимствований в периоды низкой ликвидности. Это позволяет сохранять до 10% расходов на кредитование.

Точное финансовое планирование, основанное на анализе предыдущих периодов, позволяет выявить ненужные расходы и уменьшить их на 5-10%. Это может привести к значительному увеличению прибыли без необходимости увеличивать доходы.

Правильно сформированный план позволяет корректно рассчитать плановую себестоимость и отпускную цену продукции, без чего легко получить убытки, особенно в сложных производствах или услугах с большим количеством привлеченных ресурсов.

План - совместная ответственность

Планирование не должно быть функцией только руководства или финансового отдела. Чтобы план стал реальным инструментом управления, к его созданию должны быть привлечены все сотрудники, которые на соответствующем уровне управляют использованием ресурсов. Только совместная работа позволяет учесть все нюансы.

Когда сотрудники участвуют в планировании, возрастает их мотивация выполнять взятые обязательства, а нереалистичные показатели отсеиваются на этапе обсуждения.

Время собирать урожай

Подход "план - факт - отклонение" создает замкнутый цикл управления: определяем цели, измеряем результаты, анализируем расхождения и вносим коррективы.

Без этого механизма планирование превращается в "отложенную надежду", когда о проблемах узнаешь слишком поздно. Оперативный контроль позволяет менять приоритеты и перераспределять ресурсы еще до того, как они повлияют на прибыль.

Руководитель получает время для стратегических решений, прозрачность процессов, оперативность реагирования. Открывается пространство для инициативы на уровне среднего и низшего звеньев. Работники могут сами решать оперативные вопросы, быстро адаптировать процессы к изменению обстоятельств и эффективнее распределять ресурсы в пределах своей зоны ответственности и утвержденного плана. Главное - формируется культура ответственности, когда каждый знает, что план и факт регулярно сравниваются.

Финансовые показатели нужно планировать и контролировать по-разному. Бюджет движения денег - в режиме реального времени, остатки на счетах - ежедневно, начисления (приходные и расходные накладные) необходимо синхронизировать с фактами после получения документов, необязательно в реальном времени.

Именно здесь бухгалтерские программы часто блокируют эффективное планирование, так как не отделяют фиксацию движения активов от проведения первичных документов. Это заставляет отказаться либо от финансового учета, либо от реального планирования.

В современной бизнес-среде переменные появляются ежедневно: колебания спроса, перебои с поставками, новые регуляции или изменения в поведении клиентов. Каждый просчет в таких условиях может стоить компании части рынка или даже угрожать ее существованию. Именно поэтому бизнесу нужен инструмент, который помогает видеть общую картину и вовремя реагировать на малейшие отклонения. Так работают современные ERP-системы: они интегрируют все процессы, позволяют видеть бизнес "насквозь" и главное - планировать, основываясь на фактах, а не на ощущениях.