Как компании перейти на "цифру"

Украинская логистика входит в одну из ключевых фаз диджитализации и евроинтеграции. С 20 марта 2025 года действует государственный порядок функционирования системы е-ТТН – центральной базы данных и правил обмена электронными товарно-транспортными накладными между участниками перевозок.

Параллельно продолжается двухлетний эксперимент правительства по внедрению е-ТТН: отрабатываются техника, совместимость провайдеров электронного документооборота (ЭДО) и сценарии контроля. Это необходимый шаг к дальнейшей евроинтеграции и имплементации другого международного электронного документа – e-CMR.

Бизнес готовится к масштабной трансформации. Это означает постепенную замену бумажных накладных электронными, сокращение времени на подготовку, обработку и возврат документов, более быстрые расчеты, прозрачность цепочек поставок.

Как это работает

Суть проста: все документы – заказы, ТТН, расходные, акты, счета – создаются и подписываются в электронной системе. Участники перевозки – отправители, получатели, водители – подписывают их квалифицированной электронной подписью.

Водитель подписывает е-ТТН в мобильном приложении, статусы видны в реальном времени. Провайдер EDIN поддерживает обмен е-ТТН и другими документами по организации перевозок, внедряет интеграции с системами разных типов.

Платформа и поддержка работают 24/7, а обмен документами происходит в реальном времени. Доступ к документам могут иметь органы контроля, в частности Укртрансбезопасность. Также участниками обмена е-ТТН могут быть охранные, финансовые, страховые компании, промежуточные склады, владельцы товара или транспорта.

Обязательно ли это

Сейчас – нет. Обязательность электронной формы на внутренних автомобильных перевозках заработает только после внесения изменений в закон "Об автомобильном транспорте". До того момента можно пользоваться и бумажной формой.

В то же время процесс цифровизации ускоряется сам. К проекту присоединяются крупные производственные предприятия, торговые компании и дистрибьюторы.

Сеть АТБ вместе с EDIN в июле провела обучение для поставщиков и планирует переход на новую систему с 1 января 2026 года для всех участников документооборота. Это весомый индикатор масштаба изменений для цепей поставок товаров массового повседневного спроса: продовольствия, напитков, средств гигиены и бытовой химии.

Наша компания в течение года также тестирует е-ТТН в сотрудничестве с EDIN. Переход требует обучения персонала и подготовки водителей, но выгода уже очевидна.

Экономия колоссальная. Мы сокращаем две недели документооборота, оптимизируем загрузку бэк-офиса и уменьшаем отсрочку платежей. Для клиента это мгновенное подтверждение доставки, для нас – более быстрый денежный поток и плюс к марже.

Зачем это бизнесу

Быстрее деньги. е-ТТН замыкает "круг документов" в день разгрузки: клиент получает ТТН, акт и счет без недель ожидания почты и сортировки. Следовательно, уменьшается DSO – дни незавершенных или непогашенных продаж. Этот показатель показывает, сколько дней проходит от продажи товара до получения денег.

Меньше ручной рутины. Автоматические связи "заказ → е-ТТН → акт/счет" снижают операционные расходы бэк-офиса и ошибки ввода. Водитель ставит подписи в приложении без печатания пачек бумаги.

Прозрачность и контроль. е-ТТН создает цифровой след: статусы, временные метки, подписанты. Это упрощает проверки и аудит, ускоряет дорожный контроль.

Масштабируемость. Для игроков с десятками тысяч отгрузок в месяц эффект линейно растет: меньше задержек, прогнозируемый кэш-цикл, лучшая дисциплина контрагентов. Пример крупных сетей показывает именно такую логику перехода.

Типичные подводные камни

Опыт нашей компании показывает, что переход на "цифру" упирается в три вещи: электронная подпись у водителей, привычка дублировать бумагу и стартовые технические настройки. Решить эти проблемы возможно.

Поскольку не у всех водителей есть электронная подпись, им следует оформить "Дію-підпис", банковский или файловый ключ. Также водителей нужно проинструктировать о порядке подписания документов с помощью телефона во время рейсов.

В договорах следует прописать, что электронные документы имеют такую же силу, как бумажные, типы документов для обмена, порядок обмена. Необходимо настроить обмен данными между выбранным сервисом е-документооборота и системами компании.

Краткая пошаговая инструкция перехода может выглядеть так.

Зафиксируйте правовую рамку. Обновите договоры: определите документы, в частности е-ТТН, как оригинал документа, подтверждающего правомерность перемещения груза, признайте КЭП сторон и порядок архивирования электронных документов.

Спроектируйте процесс. Опишите нынешнюю бумажную цепочку: кто создаёт заявку, кто формирует ТТН, кто и когда подписывает, когда выставляются счёт/акт. Перенесите это в электронный сценарий со статусами от создания до закрытия.

Выберите провайдера ЭДО. Посмотрите на интероперабельность, мобильное приложение для водителей, интеграции с вашим ПО, поддержку и стоимость.

Подготовьте КЭП. Оформите подписи для ответственных в компании и для водителей ("Дія-подпись", банковские или файловые ключи), проведите инструктажи.

Запустите пилот. Выберите одного-двух клиентов и стабильные маршруты. Измерьте TTD (time-to-docs) от разгрузки до получения счета/акта клиентом.

Научите финансы "жить быстрее". Перепроектируйте процессы выставления счетов под "день-в-день". Пересмотрите платежные календари с учетом нового DSO.

Посчитайте выгоду. Экономия – это меньше времени на документооборот и более быстрый кэшфлоу. Зафиксируйте экономию как новый стандарт работы и внесите в KPI.

Что дальше

Следующий шаг – законодательное закрепление электронной формы ТТН для внутренних перевозок. Юристы и профильные издания единодушны: е-ТТН станет обязательной после обновления закона. До того времени бумажная форма будет оставаться легальной.

Впрочем, е-ТТН – это не "пилот на бумаге". Есть государственные правила, готовые провайдеры и планы крупных ритейлеров. Предприятия, которые "зайдут" в е-ТТН сейчас, получат преимущество: более быстрые процессы, лучший денежный поток и более дисциплинированные поставки.