Этому не учат в университетах. Как построить эффективный процесс закупок в бизнесе

Ефективні процеси закупівель — ключовий чинник успіху та конкурентоспроможності компаній. Сьогодні українські підприємства не лише йдуть у ногу з глобальними трендами у цій сфері, але в деяких аспектах навіть випереджають їх. 

Глобальні тренди закупівель: виклики та можливості сучасності 

У сфері закупівель останніми роками відбуваються кардинальні зміни, і важливо розуміти ключові тенденції, щоб залишатися конкурентоспроможними. За даними міжнародних організацій, таких як Procurement Leaders, GEP та CPO Strategy, сучасні тренди в закупівлях фокусуються на трьох основних напрямках: 

1. Люди та відносини. Пошук талановитих фахівців та побудова міцних партнерських відносин стають критично важливими. І в цьому виручає дуальна освіта, яка дозволяє виховувати власних спеціалістів. 

2. Процеси, до яких входять забезпечення стійкості компанії, ефективне управління витратами та оптимізація ланцюгів постачання. Наш досвід показує, що централізація закупівель та впровадження єдиного end-to-end процесу значно підвищують ефективність. 

3. Технології. Електронний документообіг, який ми запровадили у своїх та партнерських компаніях, дозволив чи не втричі оптимізувати процеси та підвищити прозорість. 

Це ще один доказ того, що цифровізація не просто перевага, а глобальна необхідність. І не забувайте про штучний інтелект, який дозволяє швидко опрацьовувати великі обсяги даних. 

Однак важливо розуміти, що ці тренди не існують ізольовано. Вони взаємопов'язані та вимагають комплексного підходу. Наприклад, впровадження технологій потребує навчання персоналу та зміни процесів. 

Саме тому варто розглядати трансформацію закупівель як безперервний процес, який вимагає постійної адаптації та навчання. 

Централізація закупівель — ключ до ефективності 

Перше, що я раджу зробити будь-якій компанії, яка прагне підвищити ефективність закупівель — це централізувати цю функцію. Коли ми почали нашу трансформацію, у нас була розподілена команда закупівель по кожній компанії групи. 

Сьогодні ж у нас функціонує єдиний департамент закупівель, який забезпечує сервіс та експертизу для понад 50 підприємств компанії, у тому числі закордонних активів. 

Централізація дозволяє зосередити ресурси, стандартизувати процеси й суттєво зменшити витрати. Але важливо розуміти, що це не просто структурна зміна. Це зміна підходу до роботи. 

Однак нам це дозволило осягнути більш ніж утричі обсяг закупівель, при цьому не збільшуючи кількість працівників. Як? Ми зосередилися на розвитку існуючої команди, впровадженні T-shape навичок, які поєднують глибоку функціональну експертизу з розумінням інших сфер бізнесу. 

Однак, централізація — це не панацея. Вона вимагає ретельного планування та поступового впровадження. Почніть з аналізу ваших поточних процесів, визначте ключові категорії закупівель та сформуйте команду експертів. 

Не бійтеся експериментувати та адаптувати процеси під специфіку вашого бізнесу. І найголовніше — інвестуйте у свою команду. Адже саме люди, а не структури, роблять закупівлі ефективними. 

Якщо у компанії, неможливо централізувати всі категорії, визначте ключові, на які затрачається 80% ресурсів. 

Цифровізація: майбутнє закупівель вже тут 

Другим ключовим кроком у трансформації закупівель є впровадження цифрових інструментів. Впровадження електронних платформ для торгів та побудова процесів погодження, дає можливість значно прискорити процес закупівлі, а головне досягнути повної прозорості. 

Але не забувайте, що платформи - це просто інструменти, і потрібно виділяти час для спілкування з ринком, щоб Ваші партнери розуміли Ваші потреби та плани. 

Електронний документообіг дозволяє значно оптимізувати процеси роботи з партнерами, наприклад. DocuSign – прискорив обмін документами в 10 разів з нерезидентами, і швидкість заключення контрактів стала не проблемою для обох сторін, а звичайним явищем. 

Ми, наприклад, досягли економії у 10-15 разів за кордон лише на кур'єрських відправках завдяки електронному документообігу. 

Але цифровізація — це не просто встановлення нового програмного забезпечення. Це зміна мислення та підходів до роботи. Але головне — це прозорість процесів та швидкість прийняття рішень, які значно зросли. 

Моя порада українським компаніям: не бійтеся інвестувати в технології. Почніть з простих рішень наявних на ринку, таких як електронний документообіг, а потім поступово впроваджуйте складніші системи. Важливо, щоб ці технології відповідали вашим потребам та масштабам бізнесу. І не забувайте про навчання персоналу — найкраща технологія буде марною, якщо люди не вміють нею користуватися. 

Розвиток команди: ваш головний актив 

Третій, і можливо найважливіший аспект ефективних закупівель — це люди. Технології та процеси важливі, але саме талановиті фахівці роблять їх дійсно ефективними. Коли ви робите ставку на розвиток існуючої команди та впровадження концепції T-shape навичок, ви завжди будете у виграшу. 

Інвестуйте в постійне навчання своєї команди. Кожен спеціаліст має свою зону відповідальності, і він має поглиблювати цю експертизу. Забезпечте доступ до консультацій інших фахівців та аналітичних видань, щоб команда завжди була в курсі останніх тенденцій та найкращих практик у сфері закупівель. Ваші фахівці мають розуміти не лише свою вузьку сферу, але й бізнес в цілому. 

В Україні, на жаль, не вчать професії закупівельника в університетах. Але можна взяти ініціативу у свої руки й використати можливості дуальної освіти. Надайте можливість студентам, які пройдуть ваш відбір, здобути практичні навички безпосередньо у своїй компанії. Не бійтеся вкладатися у розвиток власних кадрів — це може здатися довгим шляхом, але він того вартий. 

Стратегічне партнерство з постачальниками: від конкуренції до співпраці 

Наступний важливий аспект ефективних закупівель — це побудова довгострокових відносин з постачальниками. Замість того, щоб розглядати постачальників лише як джерело товарів чи послуг, дивіться на них, як на стратегічних партнерів. 

Партнерські контракти дозволять не лише оптимізувати витрати, але й підвищити якість та надійність постачання. Крім того, ви зможете запропонувати партнерам кращі рішення чи покращення процедур, адже від цього виграють обидві сторони. 

Переосмисліть ваші відносини з постачальниками. Замість того, щоб постійно шукати найнижчу ціну, зосередьтеся на створенні довгострокових партнерств. Проводьте регулярні зустрічі з ключовими постачальниками, обговорюйте не лише поточні контракти, але й довгострокові плани та можливості для інновацій. Така співпраця може стати джерелом конкурентної переваги для вашого бізнесу. 

Категорійний менеджмент: стратегічний підхід до закупівель 

Перейти від тактичного до стратегічного управління закупівлями дозволяє впровадження категорійного менеджменту. У нашій компанії перейшли від простого категорійного управління до розробки категорійних стратегій з горизонтом планування щонайменше на 3 роки. 

Це дозволяє мислити більш масштабно й довгостроково, шукати нові рішення для оптимізації виробництва та створювати синергію з постачальниками. Водночас важливо розуміти, що не кожній категорії товарів потрібна складна стратегія. Для трансакційних закупівель, таких як канцелярія, або для несистемних закупівель, достатньо зберігати гнучкість та простоту процесів. 

Проаналізуйте свої закупівлі та розподіліть їх на категорії. Це дозволить визначити ключові категорії, які найбільше впливають на ваш бізнес, та сфокусуватися на розробці довгострокових стратегій для них. 

Щоб створити дійсно ефективну стратегію, можна долучити до цього процесу не лише закупників, але й фахівців з інших відділів — виробництва, фінансів, маркетингу. 

Управління ризиками: передбачати та запобігати 

Здатність передбачати та мінімізувати ризики сьогодні є критично важливою в закупівлях. Тому варто впровадити комплексну систему управління ризиками, важливими складовими якої є регулярний моніторинг ринку, аналіз фінансової стабільності постачальників, диверсифікація джерел постачання критично важливих товарів та послуг. 

Обов'язково приділяйте увагу геополітичним ризикам. Події останніх років показали, наскільки важливо мати альтернативні варіанти постачання та бути готовим швидко адаптуватися до змін. Тому ніколи не буде зайвим мати кілька сценаріїв розвитку подій на випадок "що якщо". 

До того ж це дозволить вам швидко знаходити нові можливості в кризових ситуаціях, коли відкриваються нові перспективи для оптимізації процесів та пошуку інноваційних рішень. 

Замість висновку 

Закупівлі — це не просто операційна функція, а стратегічний партнер бізнесу, який може значно підвищити конкурентоспроможність вашої компанії. Впроваджуючи ці ключові аспекти, ви зможете створити дійсно ефективну систему закупівель. 

Пам'ятайте, що ефективне управління ризиками — це не одноразова дія, а постійний процес, який має бути інтегрований у всі аспекти закупівельної діяльності. Однак результати варті зусиль. Ефективні закупівлі можуть не лише знизити витрати, але й відкрити нові можливості для росту та інновацій. 

Я вірю, що українські компанії мають всі шанси не просто наздогнати, але й перевершити світові стандарти у сфері закупівель. Сміливо впроваджуйте інновації, вчіться на власному досвіді та досвіді інших, і ви обов'язково досягнете успіху.