Будущее грузоперевозок без бумаги: как бизнесу оптимизировать расходы

Цифровізація сервісів та державних послуг залишається одним із ключових векторів діяльності уряду навіть в умовах війни. Міністерство розвитку громад, територій та інфраструктури продовжує роботу над низкою цифрових сервісів.

Основні принципи, які ми використовуємо в розробці будь-яких цифрових рішень, – це спрощення отримання послуг, мінімізація взаємодії громадянина та чиновника, економія часу та ресурсів, запобігання корупційними ризикам.

Мова не лише про послуги для "широкого загалу", а й сервіси для професійних спільнот – моряків, архітекторів, забудовників, перевізників.

Тривалий час команда міністерства працює над впровадженням послуг для оптимізації перевезення вантажів. Ідеться про цифровізацію товарно-транспортної накладної. Реалізуємо цей проєкт спільно з Міністерством цифрової трансформації, USAID / UK Aid, проєктом "Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах / TAPAS" та Інститутом аналітики та адвокації.

Чому ця послуга потрібна бізнесу та які переваги від неї отримують сторони?

Одна електронна накладна замість чотирьох паперових

Перед початком роботи над проєктом з впровадження е-ТТН ми провели аналіз, результати якого довели переваги електронної накладної над паперовою. Перша не просто мінімізує кількість використаного паперу та не потребує додаткового місця для зберігання документів, а й має обмежений вплив людського фактору.

Товарно-транспортні накладні стосуються трьох учасників: відправника, перевізника та одержувача вантажу. Чинне законодавство вимагає від кожного з них мати окремий примірник накладної. Тобто за умови використання паперових товарно-транспортних накладних бізнес зобов’язаний друкувати по чотири примірники ТТН, а сторони мають підписати кожен примірник.

Тільки після того як примірник з усіма підписами повернувся до замовника, він може розрахуватися з перевізником. Тобто процес може тривати кілька тижнів. Цифровізація обіцяє прискорити процеси обміну накладними на понад 90%.

Крім того, використання паперових ТТН залежить від "людського фактору". Це залишає простір для кількісних та якісних маніпуляцій у показниках. Також учасники процесу можуть просто губити паперові примірники документа. У такому випадку процес підпису потрібно повторювати.

За підрахунками Держстату, за рік для перевезення понад 150 млн тонн вантажів підприємцям довелося роздрукувати паперових документів на 500-740 млн грн.

Окрім очевидних витрат на їх виготовлення й відправку, ці документи також потрібно потім десь архівувати. Бувають випадки, коли водії возять із собою по кілька десятків різних замовлень та по чотири копії ТТН для кожного з них, хоча з електронними ТТН уся інформація може міститися в одному гаджеті.

Переваги використання е-ТТН пов'язані з використанням електронного документообігу. Це стосується швидкості обміну інформацією, оскільки чим швидше контрагенти можуть обмінюватися документами, тим швидше будуть запущені інші процеси, наприклад, фінансові платежі чи бухгалтерські проводки.

Система допомагає уникнути людських помилок, зменшує ризик втрат або пошкоджень документів і, крім того, сприяє позитивному екологічному впливу, оскільки допомагає уникнути використання великої кількості паперу.

Використовувати е-ТТН, не чекаючи її обов’язкового запровадження

Робота над проєктом з впровадження е-ТТН іде давно. Раніше ми планували зробити її обов’язковою з 1 серпня 2023 року і не раз це анонсували. Проте війна внесла корективи: маємо дати більше часу провайдерам та бізнесу підготуватися, а зі свого боку – забезпечити законодавчу рамку інструменту.

Зважаючи на це, наразі не йдеться про обов'язкове використання електронної накладної. Проте не в інтересах бізнесу чекати, коли інструмент стане обов’язковим, а почати користуватися ним зараз. Що для цього варто зробити?

• Оберіть провайдера.

Обрати можна з переліку тих, що приєдналися до проєкту. Варто звертати увагу на потреби компанії, її попередній досвід роботи з електронним документообігом. З переліком провайдерів ЕДО можна ознайомитися на сайті е-ТТН.

• Налаштуйте бізнес-процеси для використання е-ТТН та почніть тестове використання.

Цей крок допоможе виконати провайдер ЕДО. Через нього відбуватиметься комунікація щодо підключення та інтеграції. Саме провайдери надають необхідний функціонал для зручної роботи працівників компанії з е-ТТН.

Можу впевнено сказати, що у 2023 році використання е-ТТН буде добровільним. Проте ми наполегливо радимо компаніям уже зараз використовувати цей інструмент для пришвидшення бізнес-процесів та економії ресурсів.

Варто враховувати: поки що за умови використання електронної ТТН все ще потрібна одна паперова копія документа на випадок перевірки вантажівки працівниками Укртрансбезпеки. Проте переваги все ж очевидні.

Чи можливий успішний розвиток вантажних перевезень без цифровізації? Для нас відповідь однозначна: ні. Бізнес, який прагне зменшувати витрати та бути ефективним, має користуватися е-ТТН, позбавлятися паперу як простору для зловживань та збитків. Чим раніше компанія це запровадить, тим простіше їй буде, коли цей інструмент стане обов’язковим.