Реформа системы закупок: от центров компетенций к специализированным агентствам

У своїй промові перед призначенням міністр оборони Рустем Умеров зробив важливий акцент на прозорих закупівлях і створенні закупівельної агенції. Зусилля міністерства економіки у досягненні цих цілей допоможуть реалізувати цю мету.

По-перше, нам вже вдалося повернути в Прозорро майже 70% від усіх невійськових витрат Міноборони та інших суб'єктів, які проводять закупівлі. Загальний прогрес у закупівлях через систему електронних торгів на тлі минулого року показує зростання – за рік суми закупівель на понад 350%. 

Тобто ще більше закупівель почало відбуватися прозоро та конкурентно. Якщо за 8 місяців 2022 року через електронну систему Прозорро відбулося 89 тисяч тендерів на майже 90 млрд грн, то за аналогічний період цього року — 142 тисячі тендерів на понад 317 млрд грн. 

Завдяки цьому ми бачимо, хоч і не значне, але посилення конкуренції на торгах. Конкуренція в торгах виросла з 1,84 до 2,04, якщо порівнювати 8 місяців цього і минулого року. Тобто на 9%. А кількість нових постачальників, які співпрацюють із державою, збільшилася майже на тисячу.

Посилення відповідальності держзамовників та зменшення підстав для неконкурентних торгів

Ми продовжуємо покращувати політику закупівель і постійно вдосконалюємо правила, передбачені постановою №1178. Найновіші зміни, які вдалося ухвалити у вересні, зменшили перелік підстав за яких державні замовники можуть не йти через конкурентні торги, а підписувати контракти напряму. Посилили також відповідальність державних замовників за зловживання такою підставою, як нагальна потреба.

Крім того, якщо закупівлю проведено без конкурсу, то треба не тільки оприлюднювати звіт про договір, але і погоджене керівником замовника обґрунтування підстави для закупівлі.

Закупівлі мають бути не лише прозорими, а і якісно обґрунтованими 

Тендер через Прозорро сам собою не гарантує автоматичного позитивного результату. Тому ми робимо чіткий наголос: підвищувати треба не лише якість закупівельного процесу, але і якість роботи тих, хто оголошує тендер. 

Фахівці, які проводять закупівлі, часто не усвідомлюють, як закупівля може вплинути на стратегію роботи всієї організації й особливо на її репутацію. Як наслідок, через відсутність стратегічного підходу до закупівель виникають скандали, виконавці звільняються, а на їх місце приходять нові люди, які повторюють ті самі помилки. 

Системно розв'язувати це питання може створення центрів компетенцій. Такі центри — агенції чи департаменти важливі всюди й понад усе в органах місцевого самоврядування, бо там закупівлі — це основний формат реалізації політики. 

Ці центри аналізуватимуть потреби та вирішуватимуть, що зараз більш потрібно, а що може почекати та які потреби можна уніфікувати й централізувати для більш ефективних закупівель. Фахівці таких центрів працюватимуть з ринком і залучатимуть постачальників, готуватимуть зразки форм документів до тендеру. 

Інституціям, які мають суттєві бюджети закупівель, особливо центральним органам влади, найбільш доречним буде виокремлення функції закупівель в окремі спеціалізовані агенції. Таких, як оголошена Рустемом Умеровим Агенція оборонних закупівель.

Перезапуск: спеціалізовані закупівельні агенції для тилового забезпечення

Так, як ми адаптувалися до сучасних умов та алгоритмів ведення бойових дій, маємо переходити й до сучасних алгоритмів забезпечення Збройних Сил та відповідно закупівель. Ми не можемо забезпечувати потреби Збройних Сил за довоєнними підходами, бо умови змінилися. 

Це стосується, як підходів до формування каталогу харчових продуктів, так і закупівель інноваційних зразків озброєння. Останні потребують більш гнучких підходів.

Саме тому ідея заснування в Міноборони спеціалізованих закупівельних агенцій для тилового забезпечення — це можливість перезавантажити систему закупівель МОУ. За умови, що агенція забезпечить управління не лише етапом тендеру, а й іншими процесами.

Практика розбудови агенцій закупівель, як в Україні, так і закордоном демонструє, що їхня ефективність залежить від 3 факторів.

Управління закупівельним циклом: від формування потреби до управління поставками та контролем якості

Головний приклад — харчові продукти, де цей фактор особливо важливий. Без достовірних даних куди та скільки харчів потрібно поставити, вкрай складно отримати вигідну ціну. Постачальники мають чітко розуміти обсяги поставок та умови логістики, аби ефективно розрахувати ціну.

ІТ-інструменти для управління потребою та поставками

Для системи закупівель, яка забезпечує сотні тисяч або навіть мільйони споживачів, паперовий документообіг дорівнює мільйонним або навіть мільярдним втратам на супроводі процесу. 

Збройні сили, які вкладають весь свій ресурс в оборону, не мають витрачати час на бюрократичні формальності. Тому цифровізація в цій агенції є ключовою.

Комплаєнс та управління ризиками всередині самої агенції

Фахівці та їхня добросовісність є дуже важливим фактором. Проте не менш важливі — внутрішні механізми агенції, які дозволяють знижувати корупційні ризики. Саме за умов ефективного комплаєнс-менеджменту інституції продовжують показувати стабільний позитивний результат навіть при зміні керівництва.

За наявності таких складових закупівельна агенція Міноборони має шанс стати такою ж ефективною, як свого часу "Медичні закупівлі України".