Офис 2.0: бизнес меняет привычную офисную жизнь

В Україні, як і в усьому світі, відбувається трансформація офісного життя.

За останні десять років кількість коворкінгів на планеті зросла у 13 разів.

Коли у 1989 році створювалася Regus, перша у світі мережа гнучких офісних рішень, це була відповідь на брак комфортних робочих місць і ресурсів.

Це питання актуальне для бізнесу і зараз. Тільки тепер воно вирішується на тлі технологічної революції і появи на робочих місцях покоління міленіалів.

Бізнес йде у месенджери

Як показують дослідження, 40% підприємців користуються відеоконференціями, а кожен другий бізнесмен вважає, що використання смартфонів сприяє популяризації віддаленої роботи. Досить мати смартфон, ноутбук, доступ до інтернету і презентабельне тихе місце для зустрічей з клієнтами.

У таких умовах бізнес переосмислює підхід до офісу, а технології дають імпульс майбутнім змінам. Ми стоїмо на порозі ще більш вражаючих змін. З модернізацією технологій спрощуватиметься життя бізнесу і його взаємодія з оточенням.

Організація зустрічей може відбуватися за допомогою віртуального асистента: "Зарезервуй кімнату з 14:00 до 16:00. Потрібні проектор та екран". Віртуальний помічник зможе аналізувати ваш щоденник або календар і заздалегідь планувати, де і коли вам потрібен офіс, а також кого запросити на зустріч.

Офіс з меншими витратами

У першому кварталі 2018 року на ринку офісної нерухомості був зафіксований рекорд. Первинна вакантність у секторі в Києві досягла мінімуму з 2009 року, зупинившись на показнику 8,7%. На цьому тлі зростають ціни, а орендні умови стають більш жорсткими, зокрема щодо термінів контракту та орендних канікул.

Крім того, офіс потребує ремонту, проведення комунікацій, налаштування техніки, дизайнерського оформлення. Сучасному бізнесу важливо економити ресурси і не переплачувати за невикористані метри, особливо на початкових етапах розвитку.

Офіс 2.0 — це гнучкий формат, своєрідний конструктор, коли бізнес підбирає послугу: кімната для відеоконференції, бізнес-кафе для неформальної бесіди або кабінет для керівництва. Є компанії, яким потрібен офіс кілька разів на тиждень. Решту часу вони проводять на території клієнтів або організовують виїзні тренінги.

Користування офісом — це спектр послуг для власних потреб. Це може бути офіс з робочими столами для команди, кімната на кілька годин для зустрічі з клієнтами, відкритий простір з доступом до офісного обладнання. Компанія користується цими послугами тоді, коли це виправдано для ведення бізнесу.

Як зберегти гнучкість

Згідно з дослідженнями, в Україні 91% людей надають перевагу гнучким умовам праці. Це підтверджує відкриття у Києві низки коворкінгів. Проте і такого формату може бути недостатньо, якщо мова йде про подальший розвиток бізнесу.

Як тоді змінюється сприйняття офісу? Співробітникам стане не важливо, за яким робочим столом виконувати завдання. Частина українського бізнесу вже запровадила правило, коли один день на тиждень можна працювати віддалено.

Це дозволяє економити витрати на оренду, обладнання робочих місць та обслуговування офісу. У компаніях Bosch і Microsoft зовсім скасували поняття закріпленого за співробітником місця — працюйте там, де зручно.

Офіс 2.0

Можна зрозуміти новостворені компанії, які після залучення інвестицій або перемоги в тендері витрачають значну частину ресурсів на пошук та облаштування офісу з перспективою подальшого зростання.

Хоча ці ресурси можна направити на розвиток, а коли компанія виросте — "добрати" необхідні квадратні метри. Наскільки швидко бізнес адаптується до змін та переосмислить своє ставлення до офісу, що виходить за рамки фізичних стін?