Поняття "діджіталізація" і "автоматизація бізнес-процесів" вже далеко не нові і поступово інтегруються в щоденну діяльність усіх секторів економіки, як за кордоном, так і в Україні.

Всі на даний момент усвідомлюють, що без трансформації подальший розвиток неможливий. Винятком не стала сфера будівництва. Але що стоїть за цим розумінням, крім того, що всі говорять про необхідність?

Як насправді це імплементується, та які реальні результати? Щоб відповісти на ці питання, а також зрозуміти, що таке Lean, Lessons Learned, діджіталізація закупівель, автоматизована система управління проектами, і як це допомагає вивести бізнес на новий рівень, ми поспілкувалися з співзасновницею групи будівельних компаній 7CI Group Ольгою Гавурою.

Ольга Гавура

7CI Group - група будівельних компаній, яка має більше 10 років досвіду реалізації інвестиційно-будівельних проектів об'єктів комерційної та промислової нерухомості.

На рахунку у компанії більше 30 клієнтів, 71 реалізований проект, серед яких "АВТ-Баварія" BMW, LEONI Wiring System UA Gmbh, німецький фонд "GIZ", LIFT 99, ізраїльська інжинірингова компанія "Newsight Worldwide", австрійська страхова компанія "UNIQA", готельний комплекс "Radisson", Німецько-Українська промислово-торгова палата - 380 000 м2 виконаних робіт.

7CI Group поставила собі за мету реалізовувати інвестиційно-будівельні проекти від задуму до унікальної реальності інноваційним і найкоротшим шляхом. Про інструменти, які допомагають втілити цю місію в життя, мова піде далі.

I

Lean - концепція управління, націлена на створення максимальної цінності для клієнта і мінімізацію втрат у цьому процесі. Бере свої витоки з виробничої системи компанії Toyota.

Lean - це не пігулка блискавичної дії. Спочатку відбуваються зміни в культурному коді компанії. Без цього жоден інструмент не допоможе. В першу чергу, члени компанії починають розрізняти, де є втрати, і пропонують шляхи їх оптимізації. Ми не критикуємо, а говоримо: "У мене є ідея щодо поліпшення".

Цінність для бізнесу:

1. Безпека умов праці та мінімізація втрат. Lean спрямований на організацію робочого простору, що тягне за собою зменшення втрат на пошук чого небудь, зайвих переміщень, а також створює безпечні умови праці. Останнє особливо важливо - якщо в іноземних компаніях це з серії must be, то у нас часто стоїть десь наприкінці списку.

Приклад робочого місця згідно Lean, проект Львів

2. Дотримання термінів проекту. Перший проект, на якому ми впроваджували Lean, це коворкінг Lift99 загальною площею 2000 м2, де ми виконували роль генпідрядної компанії. Терміни були досить стислі: 1-й поверх - 2 місяці, 2-й поверх - 3 місяці.

Завдяки оптимізації бізнес-процесів під супроводом Lean-консультанта, ми змогли виконати проект у дуже стислі терміни.

3. Економія. Ще одна перевага - економія на прямих і загальновиробничих витратах за рахунок скорочення термінів і мінімізації прямих втрат. І приємним бонусом також є збільшення ринкової вартості нашої пропозиції на ринку комерційної і промислової нерухомості, де кожен день коштує грошей.

II

Електронні закупівлі - автоматизація закупівельного процесу за рахунок того, що вся діяльність відбувається в одному вікні: подання тендера, велика кількість відгуків постачальників, рішення на підставі об'єктивних чинників, прозорість процесів.

Бізнес-процес закупівель був оптимізований в числі перших, оскільки він є одним із основоположних для будівельного бізнесу - 60-70% в собівартості проекту складають матеріали. Щоб відійти від повторюваної, рутинної роботи, ми вирішили проводити закупівлі онлайн на тендерному майданчику.

Ми розглядали кілька варіантів і зупинилися на SmartTender. Основним фактором була наявність найбільшої кількості постачальників нашого профілю. Крім того, ми можемо використовувати майданчик як інструмент моніторингу ринку і зниження ціни.

Цінність для бізнесу:

1. Більш вигідні ціни та умови. Ми отримуємо більш точну оцінку вартості тієї чи іншої позиції. У нас уже був досвід, коли одночасно на етапі розрахунку запускали тендер на одну і ту ж продукцію стандартним способом і через майданчик.
   
   У другому випадку ми отримали більш вигідні ціну та умови. Цікаво, що після запуску тендеру ми отримуємо більш оптимальну ціну навіть від тих постачальників, з якими працюємо стандартним способом через запит комерційних пропозицій. В середньому майданчик дозволяє економити 15-25%.
   

Тендер і його результати

2. Мінімізація касових розривів. Е-закупівлі дозволяють впливати на рух грошових коштів проекту: через майданчик можна отримати умови оплати з великим відсотком відстрочки. Це дуже важливий момент, оскільки в будівельних проектах касові розриви можуть бути досить великими.

3. Оптимізація часу. Автоматизація підвищує ефективність роботи менеджера із закупівель: час, який раніше витрачався на дзвінки до, умовно, 100 компаній, тепер приділяється більш детальній аналітиці ринку, постачальників і т.п.

Ми відходимо від механічної роботи з телефоном до аналітичної роботи за екраном, де представлена ​​зведена інформація.

III

Lessons Learned - це метод системи управління проектами та філософії Lean, який націлений на засвоєння уроків з виконаної роботи. Результат LL - розуміння того, які дії варто продовжувати, тому що вони успішні, а які - припиняти або змінювати.

Бізнес-процес планування та аналізу виконання графіку проекту ми здійснюємо наступним чином: керівник проекту спільно з адміністратором проекту складають базовий календарний графік його виконання, який ділиться по місяцях.

Місячний спринт включає в себе 4 тижневих спринти. В кінці кожного тижня команда, перш ніж приступити до наступного спринту, проводить ретроспективу, відповідаючи на два ключових питання:

1. Якщо щось вийшло, то як ми досягли мети? Вносячи дані уроки в електронну базу Lessons Learned, ми переносимо позитивний досвід на інші проекти.
2. Якщо не вийшло, то задаємо питання по технології "5 чому". Кореневу причину і шляхи вирішення ми також переносимо в базу Lessons Learned, тим самим перешкоджаючи повторенню негативного досвіду на інших проектах.

Для кожного проекту в автоматизованій системі управління проектами на базі Microsoft у нас створюється окремий канал в Teams, де вся команда в єдиному просторі здійснює комунікацію. Наприклад, в каналі "закупівлі" команда публікує всю відповідну інформацію.

В кінці проекту ми проводимо оцінку роботи ключових постачальників і підрядників, розробляємо програми розвитку відносин зі стратегічними постачальниками, вносимо до бази Lessons Learned інформацію, з якими постачальниками ми більш не працюємо і чому, які позиції більше не закуповуємо і чому.

Приклад резюме ретроспективи. Для збільшення натисніть на зображення

Щоб команда була мотивована вносити факт виконання та уроки в загальну систему, ми максимально спростили цей процес.

Наприклад, виконавець робіт йде по об'єкту, заходить з телефону в автоматизовану систему управління проектом і протягом хвилини залишає повідомлення для всієї команди.

Роблячи що-небудь, ми пам'ятаємо: якщо дія вимагає безлічі зусиль, то її здійснювати ніхто не буде.

Цінність для бізнесу:

1. Мінімізація збитків - як фінансових, так і часових.

Коли наступного разу менеджер робить закупівлю, він заходить в базу LL і за ключовим словом знаходить інформацію про того чи іншого постачальника або предмет закупівлі.

В результаті він не повторює минулі помилки, що підвищує ефективність його роботи і компанії в цілому, так як він не витрачає час на дії, які не принесуть очевидної користі компанії, а в деяких випадках швидше зашкодять.

До того ж ми таким чином страхуємо себе від грошових втрат внаслідок вибору ненадійних постачальників, які не виконують свої зобов'язання після оплати або роблять це неякісно.

2. Збереження репутації в очах замовника

Результат нашої роботи в тому числі залежить від результатів роботи наших партнерів і постачальників, тому в даному випадку коректний вибір дуже важливий. Якщо ростуть вони, то ростемо і ми.

Якщо ж нас підводить постачальник, то у нас виникає ризик зриву термінів на проекті і необхідно застосовувати стратегії з управління ризиками, що, в свою чергу, може призвести до режиму виконання робіт 24/7, тільки щоб виконати проект у термін.

3. Саморозвиток команди. Філософія Lean і методологія Lessons Learned - це не тільки інструменти підвищення ефективності, але і основа для саморозвитку команди. Найбільше відповідей знаходиться в нас самих. Завдання LL в тому, щоб їх знайти і закріпити, так як прожите залишиться з нами назавжди.

IV

Діджіталізація процесів і розвиток технологій висувають нові вимоги до рівня знань і умінь фахівців, задіяних у всіх сферах бізнесу, в тому числі і на будівельному ринку. В епоху глобальної діджіталізаціі "аналогові" компанії в перспективі 5-7 років програють "цифровим" у всіх сферах, в тому числі і в будівельній.

Саме тому компанія 7CI стала 3 роки тому на шлях діджіталізаціі бізнесу.