Як безболісно запровадити електронний документообіг

Невеликі компанії, у яких визначені ролі, а керівники завжди на зв’язку, можуть купити ліцензію ЕДО і перейти на електронний документообіг.

Проте більшості команд доведеться зіткнутися з масштабною трансформацією процесів, навчанням співробітників, контролем підписаних документів, архівуванням.

Які документи можна перевести в електронний формат

Почати потрібно з аналізу документів та процесів їх обробки. Це велика робота, яка, залежно від розмірів компанії, займе не один тиждень або навіть місяць.

Визначте типи зовнішніх та внутрішніх документів, які створює та обробляє компанія. Зафіксуйте процеси їх створення, узгодження, підписання та обміну: покроковий рух, інформацію про відповідальних осіб, час виконання ключових етапів. Усю інформацію зручно вносити та відстежувати у схемах і таблицях.

На цьому етапі стануть явними "вузькі місця" при обробці документів і з’являться ідеї щодо шляхів розв’язання цих проблем. Ретельний аудит допоможе сформувати ефективну стратегію переведення документообігу в електронний формат. При виборі системи ЕДО важливо враховувати такі параметри.

Функціональність. Обирайте систему, яка задовольнить максимальну кількість потреб при роботі з документами.

Безпека та конфіденційність. Система повинна гарантувати захист даних, аутентифікацію користувачів та можливість встановлювати різні рівні доступу. Обираючи хмарне рішення, переконайтеся, що доступ до документів буде постійним.

Інтуїтивність інтерфейсу. Чим зрозуміліша система, тим легше до неї адаптуються користувачі.

Поширеність серед партнерів. Вибір популярної системи спростить та пришвидшить перехід на електронний документообіг з конкретним клієнтом або партнером. Деякі компанії можуть використовувати кілька систем ЕДО, щоб адаптуватися до вимог своїх контрагентів.

Інтеграція. Переконайтеся, що система легко інтегрується з іншими програмами, які використовує компанія (облікова, CRM, білінг). Це суттєво спростить роботу користувачів і збереже нерви розробників та бізнес-аналітиків.

Масштабованість. Обирайте систему, що здатна впоратися із збільшенням обсягу документів та користувачів без втрати продуктивності.

Ресурси. Заздалегідь прорахуйте необхідні ресурси для обробки та зберігання документів.

Технічна підтримка. Забезпечте наявність надійної команди для впровадження та підтримки системи. Якщо впровадженням займається не ваша внутрішня команда, а підрядник, переконайтеся, що користувачі гарантовано отримуватимуть відповіді на свої запитання згідно з погодженим SLA.

Відгуки та кейси. Поцікавтеся досвідом роботи колег з різними системами. Це допоможе краще зрозуміти їх переваги та недоліки.

У чому перевага комплексного підходу

Наприклад, відділ продажів, який виставляє рахунки через Microsoft Office та відправляє їх через месенджер, може зекономити час та зменшити кількість помилок, впровадивши облікову систему та систему ЕДО.

Однак перебудувати цей процес – непросте завдання.

У компанії з віддаленим форматом роботи ЕДО може полегшити збір заяв від співробітників, а використання власних електронних підписів співробітниками сприятиме дотриманню термінів подання документів.

КЕП містить примітку часу підписання документа, тому подати заяву, наприклад, про один день відпустки "сьогодні за вчора" не вийде.

Хто має входити в команду з впровадження ЕДО

Менеджер проєкту. Це людина-оркестр, що відповідає за результат, координує роботу, спілкується з усіма сторонами та вирішує кризові ситуації.

Бізнес-користувачі. Вони щодня обробляють стоси документів та забезпечують якісний зворотний зв’язок. Це допоможе уникнути розриву між проєктом та реальними потребами бізнесу.

Юристи. Вони контролюють, аби зміни процесів узгодження, обміну й підписання документів в електронному вигляді відповідали законодавчим вимогам.

Бізнес-аналітики та програмісти. На них лежить технічна складова.

Тренери та команда підтримки. Відповідають за навчання нових користувачів.

Методологи та фахівці з опису процесів (якщо такі є в компанії). Гарантують, що всі зміни документуються та відповідають внутрішнім стандартам.

Як навчити співробітників працювати по-новому

Більшість систем ЕДО мають user-friendly-інтерфейс та високу функціональність. Попри це, для користувачів варто розробити навчальний курс.

Покрокові інструкції або короткі відеоуроки з прикладами обробки конкретних документів дозволять співробітникам самостійно повернутися до вивчення матеріалу в зручний час без залучення команди впровадження. Контролем проходження курсу можуть бути тести та практичні вправи.

Також важливо розробити стратегію комунікацій, що міститиме відповіді на поширені запитання, навчальні матеріали та демонстрації переваг нової системи. Будьте готові до спротиву з боку працівників – це частина впровадження будь-яких змін. Одна з найпоширеніших причин спротиву – недовіра.

Інколи опір чинять працівники, яким необхідно підписувати електронні кадрові документи власним кваліфікаційним електронним підписом, наданим банком або наявним у "Дії". Хтось говорить, що не вміє користуватися таким функціоналом, хтось переймається збереженням конфіденційності.

Часто документам, підписаним в електронному вигляді, не довіряють фахівці, які мало використовують інформаційні технології. На їх думку, паперові документи надійніші: мовляв, так не буде проблем з державними органами та аудиторами.

Проте саме зараз, під час війни, гарантувати збереження паперових документів неможливо і впровадження ЕДО критично важливе для безпеки документації.