Гнучкість та оптимізація: як використовувати стартап-підходи для розвитку громад

У світі, де кожна хвилина — це новий виклик, адаптивність стає однією з умов виживання. Готовність до швидких змін визначає успіх особистостей, організацій, держав. Та чи розуміють цю необхідність українські громади?

Трансформації з допомогою технологій громади почали ще у 10-х роках. Дотримуючись державного курсу на цифровізацію, ОМС переходили до електронного документообігу, впроваджували платформи бюджету участі, розробляли інвестиційні портали. 

Але цей розвиток не був рівномірним. Розбіжності в інфраструктурі, пробіли в цифровій грамотності, обмежені бюджети та банальний опір змінам лише посилилися викликами війни. 

Додалися і нові завдання, як-то посилення кібербезпеки, робота з ВПО та релокованими бізнесами.

Тісно співпрацюючи з громадами з 2016 року, ми виокремили їхні основні зони росту: брак чіткої стратегії, недостатнє залучення кінцевих користувачів, негнучкість у впровадженні, обмежене експериментування. 

Та будемо відвертими: з такими самими перешкодами зустрічається кожен другий бізнес. Притому ІТ-сектор доводить власну ефективність Україні та світу декілька років поспіль. Минулого року він забезпечив рекордні надходження до українського бюджету. У чому ж секрет цього успіху й чи може він бути імплементований у роботу громад?

Стартап-мислення для муніципалітетів

Громади, як і технологічні бізнеси та стартапи, здатні до новаторських підходів. Готовність до ризиків та експериментальне мислення можуть перетворити проєкти муніципалітетів на успішні бізнес-кейси, якщо будуть доповнені адаптованими ІТ-практиками. 

Стартап-підхід, якому ми навчаємо фаундерів в 1991 Accelerator, передбачає дві ключові методики роботи:

• Agile з орієнтацією на гнучкість та відкритість до змін під час розроблення. Він дає команді змогу працювати над проєктом невеликими ітераціями, кожна з яких реалізує конкретний функціонал.
• Lean із фокусом на оптимізацію ресурсів та мінімізацію витрат. Його головною метою є максимізація цінності для клієнта при уникненні витрат на непотрібні або неважливі елементи.

Саме ці дві методики лягли в основу акселератора цифрової стійкості "Громада 4.0". Це акселераційна програма для представників ОМС, що мала на меті допомогу в створенні діджитальних проєктів. 

Інакше кажучи, продуктів і сервісів, необхідних для подолання викликів війни й післявоєнної відбудови. Впродовж семи місяців учасники працювали над концепціями — від цілепокладання до створення прототипів майбутніх рішень. 

Нашим же головним завданням було впровадження основних принципів стартап-мислення в цю роботу:

1. Мультидисциплінарні команди. Громади формували команди з різних фахівців, від держслужбовців до громадських активістів, що давало змогу забезпечити різноманітність думок та підходів у вирішенні завдань.
2. Пріоритезація завдань. Після аналізу всіх необхідних завдань, громади виділили серед них найбільш важливі та необхідні.
3. Створення ітерацій. Процес роботи розбивався на короткі ітерації, кожна з яких завершувалася аналізом та коригуваннями.
4. Максимізація цінності для клієнта. Основна увага спрямовувалася на рішення, які приносили найбільшу користь мешканцям, незалежно від швидкості реалізації чи витрат ресурсів.
5. Залучення громадськості. Учасники проєктів проводили аналіз цільових аудиторій, опитування та фокус-групи, щоб забезпечити участь громадян у реалізації проєктів.
6. Керування ризиками. На кожному етапі розробки проєктів громади прописували можливі ризики та заходи для їхнього запобігання або пом’якшення, що підвищувало ймовірність успіху.
7. Моніторинг і вимірювання результатів. Встановлення метрик та регулярний аналіз давали змогу ефективно вимірювати ефективність проєктів.
8. Ефективна комунікація. Регулярний та відкритий обмін інформацією між усіма учасниками проєктів сприяв швидкому реагуванню на зміни і виклики.
9. Дослідження невдач. Аналіз невдалих спроб допомагав командам вдосконалювати проєкти і знаходити нові шляхи для розвитку.

Від слів до дій

Теоретичні принципи громади впроваджували в практичні підходи. Горохівська міська територіальна громада зосередилась на проєкті, що оптимізує освітній процес. 

Команда розробила платформу "SMART школа" — мультикористувацький майданчик для закладів освіти, учнів та їхніх батьків. При розробці рішення команда сфокусувалася на конкретних потребах вчителів та учнів. 

Вони провели опитування та інтерв’ю з вчителями, школярами та батьками, щоб задовольнити вимоги кожного користувача. Це дало можливість створити продукт, який дійсно відповідає потребам освітнього процесу в громаді.

Лозуватська сільська територіально громада працювала над панеллю керівника громади, що містить публічну інформацію для працівників сільської ради та мешканців. Важливим аспектом став ітераційний підхід. 

Команда постійно вносила зміни та оновлювала функціонал на основі фідбеку від користувачів. Це дозволило створити продукт, який найкращим чином задовольняє потреби громади, забезпечуючи ефективний обмін інформацією та зручність взаємодії з органами влади.

Гайворонська міська територіальна громада вирішила покращити туристичний потенціал свого регіону через впровадження чат-бота. На початку команда провела опитування для визначення найпопулярніших запитів. Це дало змогу сформулювати потреби користувачів та спрямувати зусилля на розробку необхідного функціоналу. 

Розроблений прототип чат-бота віддали на тестування реальним користувачам, зокрема, туристам, що вже відвідували місто. Зворотній зв’язок із рекомендаціями та побажаннями був врахований та внесений до кінцевого продукту.

Каталізатори змін

Немає сумнівів, що впровадження цифрових технологій у роботу громад є необхідністю. Вони дають змогу оптимізувати внутрішні процеси, покращити якість надання послуг громадянам та сприяти загальному розвитку. 

Діджитал-трансформація розкриває нові можливості та створює інноваційний простір для кращого життя мешканців.

Включити успішні ІТ-стратегії в процеси цифрової трансформації громад — це запорука ефективності. Впровадження Agile та Lean принципів виявляється ключовим елементом перетворення. 

Ці методики дозволяють швидше реагувати на зміни, ефективніше розподіляти ресурси та максимізувати цінність для кожного громадянина. Результат — не просто оновлені процеси, але принципово новий рівень розвитку сучасної цифрової держави.