Як збільшити ефективність бізнес-процесів у кризу

Збільшення ефективності бізнес-процесів – перше, що приходить на думку, коли починається криза. Однак власникам бізнесу варто не забувати про це і в інші періоди. Адже це дає змогу компанії демонструвати кращі показники та розвиватися швидше.

Цей процес не є легким, і потребує аналізу, структурованого підходу та залучення співробітників. Так, не поспішаючи, і акцентуючись насамперед на процесах, які мають найбільший вплив на бізнес-результат, можна започаткувати масштабні зміни.

Найпоширеніші помилки

Правильно налагоджені процеси допомагають збільшити продуктивність, знизити витрати та підвищити якість роботи. Проте є помилки, яких з різних причин допускаються навіть досвідчені підприємці під час підвищення ефективності бізнес-процесів. Розглянемо їх докладніше.

• Економія на якості. Часто буває, що компанії заощаджують на якості. Проте якщо у компанії є продукт, вона має зрозуміти, що для її клієнтів у ньому є найважливішим. Тобто якщо вона надає послугу чи продає товар, то має розуміти, завдяки яким якісним факторам клієнт точно буде звертатися до неї. Тому важливо не змінювати те, на чому тримається продукт. 

Наведу приклад на автомобілях преміум-класу. Якщо клієнти Rolls-Royce звикли до того, що в машинах сидіння з натуральної шкіри, власники компанії не можуть оптимізувати цю частину, оскільки це якісний фактор, важливий для людей. Так само якщо клієнти звикли до того, що в салоні автомобіля використовуються натуральні матеріали: дерево, метал, шкіра, скло, то компанія не може це змінити, оскільки Rolls-Royce вже 50 років заявляє, що опікується натуральністю матеріалів у салонах машин. 

• Вузький період планування. Часто підприємці не планують нічого далі кризи. Але фокусування тільки на тому, як пережити кризу, не дасть бажаних результатів. Керівник має думати на перспективу в 5 років. 

Наприклад, коли компанії запропонують впровадити певне IT-рішення, яке коштуватиме мільйон, але окупиться лише за 5-6 років, і вона відмовиться, думаючи, що це невигідно – це помилка. Ці роки дуже швидко минуть і натомість вона може отримати швидкість, якість тощо. 

Компанії, які прийшли до автоматизації бізнес-процесів 5 років тому, зараз автоматизовані та більш системні, ніж ті, які думають, що можна почати займатися автоматизацію сьогодні. Останні вже програли 5 років своїм конкурентам. 

• Заощадження на маркетингу. Під час кризи не можна оптимізувати маркетинг. Але навіть ті підприємці, які про це знають, часто не виконують це. Річ у тім, що в момент, коли криза закінчується, компанія має з неї вийти на хвилі завдяки маркетингу. 

Ми досі бачимо, що навіть під час війни велика кількість топових компаній збільшують маркетинговий бюджет: "Нова пошта", Monobank, "АТБ". Вони є трендсеттерами маркетингу в Україні, бо розуміють, що навіть зараз, під час кризи, дуже важливо підтримувати та підсилювати впізнаваність і репутацію бренда. 

• Неадекватна оцінка людського капіталу. Найважливіший в усіх компаніях – людський капітал. Керівник завжди має триматися за цінні кадри. У певний момент кризи компанія не може підіймати заробітну плату всім, тому власник має розуміти, кому її наразі треба підняти, а кому – ні. 

Крім того, деякі компанії у кризу починають оптимізувати заробітні плати не точково, а знижують її всім співробітникам на 50%. Так можна зробити, тому що так простіше, але ми, наприклад, індивідуально заглиблюємося в оцінку людського капіталу. Ціллю є втримання ядра співробітників, що є в компанії. 

• Звільнення заради оптимізації. Трапляються випадки, що звільнення для власника бізнесу здається найкращим рішенням у межах роботи з бізнес-процесами. Але завжди є вибір не робити цього, натомість навіть підтримавши людину шляхом підписання з нею, наприклад, партнерської угоди.

Майже з кожним робітником ми намагаємося вийти на win-win історію, коли ви одне одному можете бути корисні. Крім того, в нас був досвід, коли людина завдяки своїй самостійній діяльності, за підтримки власника бізнесу, почала отримувати більше коштів, і компанія заробляла разом з нею. 

Наведу приклад. Компанія бачить, що її фінансовий відділ збитковий, але треба зберегти людський капітал. У такому разі власник може запропонувати своєму партнеру з іншої компанії залучити фінансовий відділ на аутсорс для ведення його бухгалтерії. І тією дохідною частиною, яку буде надавати партнер, перекрити витрати, водночас зберігаючи людський капітал у момент кризи. 

Ще одним варіантом збільшення ефективності бізнес-процесів може бути домовленість з персоналом про оплату лише за кількість зробленої роботи. Ми нині працюємо за такою схемою в готелях, сплачуючи покоївкам за кількість прибраних номерів на день.Так само може працювати і з офіціантам в ресторані – погодинно або позмінно. 

Надалі в Україні буде спостерігатися криза, пов'язана з людським капіталом. Станом на 21 червня 2023 року, за даними Міністерства закордонних справ України, за кордоном перебували 8 мільйонів 177 тис. українців. 

Майже 63% українців, які перебувають за межами нашої країни, повнолітні, 22% – діти до 18 років. Вік ще 15% осіб не уточнюється. Тож нині за кордоном через війну перебуває близько 20% наявного населення України до 24 лютого 2022 року. 

Тому наразі для кожної компанії головна задача – розвивати свій бізнес заради збереження людського капіталу. 

Ідеї для збільшення ефективності бізнес-процесів 

З огляду на нестабільність дохідної частини, за можливості необхідно переводити постійні витрати в змінні, навіть щодо постачальників. Якщо у вас є постійні витрати, як, наприклад, оренда певного приміщення за фактичну ціну, ви можете домовитися про оплату у вигляді відсотка від дохідної частини. 

Чому це вигідно? Неможливість планування нині зводиться до того, що сьогодні ви можете заробити мільйон гривень, а завтра – мінус мільйон гривень. І це стосується більшості бізнесів – ми працюємо в період економічної нестабільності, тож маємо знаходити підрядників, які розуміють ситуацію і йдуть нам назустріч. 

Наприклад, один з постачальників звернувся до нашої компанії під час війни з проханням профінансувати його на майбутній період зі знижкою. Його компанії на той момент не вистачало грошей на заробітну плату. 

Ми пішли йому назустріч і сформували вигідну ціну на рік, оптимізувавши витрати, а він одразу отримав дохід. 

Загалом розуміння того, що можна оптимізувати – дуже індивідуальне, і має ґрунтуватися на виді діяльності вашої компанії. Тому обов`язково треба досліджувати це питання: розуміти потреби свого клієнта і порівнювати співвідношення втрат та здобутків від кожної окремої дії та послуги. 

Важливо пам’ятати

Тож під час роботи з бізнес-процесами особливо необхідно враховувати два ключових фактори – технологічність і людський капітал. Їх не можна оптимізувати. Компанія має постійно впроваджувати технологічні зміни, але пам`ятати, що для клієнта важливою є якість. 

Ми перебуваємо в постійних оцінках того, що для гостя якість, тому що це поняття завжди змінюється. Тренди мінливі, смаки також. Наприклад, скільки в Україні було тенденцій в кухні: певний час особливо актуальними були японські, потім грузинські, згодом китайські та італійські страви. 

І тут важливо розуміти, що навіть якщо власник ресторану змінює його напрямок відповідно до тенденцій, якість має залишатися на тому ж рівні, до якого звикли клієнти. В цьому і полягає суть оптимізації – грамотний розподіл процесів.

Продовжуйте діяти, впроваджувати стратегії збільшення ефективності на постійній основі та намагайтеся уникати вищезазначених помилок. Так ви зможете забезпечити підвищену продуктивність, зниження витрат та покращення якості свого бізнесу.