В Україні на сьогодні понад 350 державних реєстрів. Їхнє утримання коштує сотні мільйонів гривень на рік. Проте єдиних правил та стандартів для створення та функціонування держреєстрів досі немає.

У більшості з них інформація дублюється, в інших вже давно не оновлюється. Деякі існують взагалі у вигляді Excel-таблиць або в google-документах. Про захищеність реєстрів у такому випадку складно говорити. А про інформаційну взаємодію — тим більше.

Через це державні реєстри часто стають причиною та місцем для корупції. Нещодавно працівники кібер відділу СБУ у співпраці з Мінінфраструктури викрили велику корупційну схему з держреєстром документів моряків. Обсяг хабарів становив 150 млн дол на рік.

Як це сталося

Реєстр знаходився під контролем приватних осіб, які були в змові з працівниками Державної служби морського та річкового транспорту та Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків.

Морякам не давали можливості пройти тестування в особистому кабінеті самостійно, створюючи штучні перешкоди. Наприклад, затримували сертифікати кваліфікації або ж псували результати тестування.

Щоб отримати документи, треба було звернутися до посередників, які володіли реєстром. Вони вносили всі необхідні дані в базу, а потім видавали позитивний результат тестування та підтвердження кваліфікації. При цьому, моряк не проходив ні навчальних курсів, ні медогляду.

Коштувала така "послуга" від 3 до 8 тис дол в залежності від звання.

Така ситуація не єдина з українськими реєстрами. Минулого року Мінцифра так само повернула в Україну будівельний реєстр ДАБІ. Це був один із найбільш зухвалих прикладів відвертої корупції в Україні.

Він існував з 2010 року, але найцікавіше, що він свого часу так і не був переданий на баланс ДАБІ. Система всі ці роки знаходилася за межами України. Тому усі кримінальні справи, які ініціювалися через цей реєстр, завжди заходили в глухий кут.

Будівництво на межі колапсу: Чому найбільш корумпований орган країни досі працює

ДАБІ 10 років реєстрували офіційні дозволи і сертифікати в системі. Цей реєстр був повністю підконтрольний приватним структурам, які могли робити все, що завгодно. Дані могли вноситися за будь-яке число, документи можна було змінити або отримати дозвіл старою датою. Зокрема, ідентифікатор об’єкта будівництва був відсутній, що унеможливлювало відстеження будь-яких процесів. 

Мінцифра повернула цей реєстр до України та спільно з проєктом USAID/UK aid "Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/ТАРАS" опублікували у форматі відкритих даних. А також створили новий будівельний реєстр, який є частиною Єдиної державної електронної системи у сфері будівництва. Це допомогло боротьбі із корупційними схемами.

Реєстр документів моряків зараз Мінцифра та Мінінфраструтури також повертають у власність держави. Його оновлять та інтегрують з Єдиним державним демографічним реєстром, Єдиною державною електронною базою з питань освіти та порталом Дія. Цифровізація дозволить морякам без жодної корупції отримувати необхідні їм послуги.

У реєстрі можна буде знайти всю необхідну інформацію про моряка: від документів про освіту та кваліфікаційних документів до медичних сертифікатів та послужних книжок. Крім того, ведуться перемовини про закупівлю Crew Evaluation System 6.0 — всесвітньо визнаної системи комп’ютерного тестування моряків.

Це дозволить зробити процес оцінки кваліфікації більш прозорим та прибрати з нього людський фактор, корупцію та хабарі. Поступово також запустимо основні послуги для моряків на порталі Дія. Це буде зручно, швидко та доступно. 

Чому реєстри в Україні зараз не ефективні

Так склалося, що кожний орган виконавчої влади має право створювати власні інформаційні системи. А за відсутності єдиних стандартів та вимог це створює певні проблеми.

Зокрема, складно інтегрувати різні реєстри між собою. Доступ до більшості базових реєстрів неконтрольований. Дані дублюються, адже реєстри не взаємодіють між собою. 

Нещодавно команда Мінцифри та експерти проєкту USAID/UK aid "Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/TAPAS" провели велике дослідження ефективності роботи держреєстрів та проаналізували можливість корупційних ризиків.

Шантаж чиновників у минулому: як Україна відмовляється від довідок та виписок

Було знайдено чимало проблем. Зокрема, незахищений доступ до реєстрів — до частини даних можна потрапити за допомогою звичайних логіну та паролю.

Зміни, які вносяться у реєстри, не фіксуються. І виходить, що неможливо відстежити хто, коли і які дані вносив у реєстр.

Також відсутність взаємодії між реєстрами. Наприклад, тривалий час Пенсійний фонд не отримував дані про смерть пенсіонерів вчасно, і так з’явилися корупційні схеми з виплатами "мертвим душам".

Цю схему вдалося подолати завдяки автоматичному обміну даними між інформаційною системою Пенсійного фонду і реєстром ДРАЦС. 

Як це виправити

Для вирішення цих питань ми запозичили та адаптували досвід наших колег із Естонії. Розвиваємо систему "Трембіта" — це державна система обміну даними. До якої вже підключено 43 державні електронні інформаційні ресурси. Поступово будуть підключені усі. Це дозволить створити ефективну системи взаємодії між ними. 

Як виглядатиме "цифрова" Україна: репортаж з Естонії

У держорганів має бути можливість створювати одразу якісні реєстри. Цим питанням займаються CDTO (Chief Digital Transformation Officer), які зараз є у кожному міністерстві та поступово з’являються в ОДА та у містах. Вони працюють над тим, щоб покращувати стан вже існуючих реєстрів, переводити їх в електронний вигляд.

Важливо також посилити перевірку внесення даних в реєстри. Для цього необхідно ввести подвійну перевірку, яка визначить чи є внесені дані законними. Також треба розмежувати ролі користувачів в реєстрах відповідно до їх повноважень та функцій. Окрім цього, користувачам необхідно мати можливість контролювати власні дані з детальною історією перегляду.

Також ми вже розробили законопроєкт "Про публічні електронні реєстри", який вже ухвалили у першому читанні. Так, ми створимо єдині стандарти та вимоги до створення, обміну, зберігання, виправлення та формату даних. Це допоможе нам оптимізувати існуючі реєстри і не створювати нові.

Сьогодні безліч державних реєстрів, які накопичують однакові дані про людей. А найголовніше, що у більшості з них навіть не повинні міститися такі дані. 

Проте якісних даних, інструментів взаємодії та команди недостатньо. Ще необхідно мати фундамент — платформу, на якій можна було б створювати систему державних реєстрів. Ми працюємо над цим майже рік — у нас є напрацювання щодо створення Платформи ведення державних реєстрів.

Перш за все, оновлені реєстри мають бути технічно зрозумілими для тих, хто буде з ними працювати. Не треба бути програмістом, щоб налаштувати реєстр під необхідну задачу. Також реєстрам потрібна гнучкість: повинна існувати можливість розгорнути реєстр у "хмарі" чи в датацентрі державного органу та підключити його до "Трембіти. Для того, щоб об’єднати його з майбутніми реєстрами чи IT-системами. 

Безпека реєстрів також важлива. Кожна зміна даних має бути затверджена за допомогою цифрового підпису, а дані та бекапи повинні шифруватися і передаватися такими ж каналами. Цим постійно займається команда Мінцифри.

Не можна сказати, що десь у світі процес побудови системи реєстрів вже завершено і все працює ідеально. Це постійний процес, який потребує постійної роботи та оновлення. Адже додаються нові реєстри, яких не існувало раніше, як наприклад, реєстр віртуальних активів, змінюються існуючі, стають непотрібними інші, переводяться у цифровий формат архівні.

Якісні дані в реєстрах — основа будь-якої держави. А ефективна взаємодія між ними — фундамент цифрової трансформації. Завдяки цьому ми можемо переводити документи в електронний вигляд та відображати їх у застосунку Дія. Створювати нові зручні онлайн послуги та сервіси. Реєстрація бізнесу, зміна місця проживання, подання податкових декларацій — майже для будь-яких послуг потрібні якісні держреєстри.

Зміна прописки і сплата штрафів одним кліком: усе про 10 нових послуг оновленої "Дії"

Чим більше послуг та процесів будуть перенесені в онлайн – тим прозорішою ставатиме система. Наше завдання — зменшити кількість реєстрів, прибрати неактуальні і зробити так, щоб вони обмінювалися даними між собою. Щоб вони працювали, як єдина система — надійна, сучасна та захищена. І Мінцифра поступово працює над тим, щоб навести лад у цьому хаосі.