У березні бізнес перейшов на віддалену роботу.

Спочатку, коли термін локдауну був більш-менш визначений, віддалена робота сприймалася як тимчасовий, вимушений захід.

Проте згодом work at home майже для всіх офісних працівників став звичним режимом.

Чи буде повернення working from office та як зробити віддалену роботу ефективною?

Ефективна дистанційна робота

Для організації процесу віддаленої роботи ми користуємося трикутником ефективності, який має три складові: співробітник, компанія та інструменти. Вони пов'язані один з одним, а їх колаборація – запорука ефективної роботи.

Ми як лідери враховуємо особисту ситуацію співробітника: які умови для роботи вдома він має та які сторонні чинники можуть на нього впливати. Розуміємо, що всі співробітники різні, тож нам необхідно враховувати їх сімейну ситуацію і персональний ритм виконання завдання.

Наприклад, якщо керівник очікує на виконання завдання до п'ятої години вечора, а у співробітника є певні обмежувальні фактори (забрати дитину з дитсадка), то керівник повинен проявити адаптивність і піти назустріч співробітнику. Можливо, наступного разу варто давати завдання заздалегідь.

Ми маємо спільну мету – виконана робота, тож повинні враховувати всі компоненти, що сприяють її виконанню. Якщо керівник не буде адаптивним, то ми не зможемо досягти нашої бізнес-цілі.

Ми як співробітники відповідаємо за ефективну організацію робочого місця. Є базові складові, які допомагають підвищити ефективність віддаленої роботи.

Це організоване робоче місце, окреме від місця відпочинку, чітке розуміння своїх цілей, завдань і термінів їх виконання, постійні онлайн-зустрічі з командою, регулярний онлайн-супровід керівника, аби в співробітника була можливість обговорювати завдання і ставити запитання.

Важливо стежити за своїм здоров'ям, протягом робочого дня робити короткі перерви, виконувати вправи, правильно та збалансовано харчуватися, підтримувати оптимальний режим сну (мінімум вісім годин). Не тільки компанія, а й сам співробітник повинен стежити за ефективністю своєї роботи.

Ми максимально ефективно використовуємо доступні інструменти компанії для віддаленої роботи: радимо вмикати камеру на зустрічах, одягати навушники для запобігання сторонньому шуму, використовувати функціонал програм для відеоконференцій, у разі необхідності звертатися до технічної підтримки.

Ми були готові до режиму віддаленої роботи: усі процеси поступово переходили в онлайн. Також коронавірус допоміг пришвидшити процес організації електронного документообігу. Можливо, найкраще, що ми візьмемо з цієї пандемії, – це вміння ефективно працювати віддалено.

Роль керівника в процесі

Для ефективної роботи поза офісом керівник мусить забезпечити працівників інструментами для віддаленої роботи. Керівник повинен допомогти зрозуміти, які завдання є в співробітника і чого від нього очікують у фіналі.

Підтримка та регулярні індивідуальні зустрічі – ключ до взаєморозуміння. Важливо враховувати, що зустрічі не повинні бути суто з робочих питань. Керівник також має оцінювати емоційний стан підлеглого, ідентифікувати ознаки стресу та допомогти в пошуку способів його зменшення.

Важливо бути не тільки людиною, яка керує та отримує виконані завдання. Передусім потрібно бути помічником та ментором. Так, це додаткове навантаження на керівника, адже він теж може відчувати занепокоєння.

З іншого боку, це вдалий шанс для лідера перевірити себе на витривалість та вийти на новий рівень в управлінні. У нашій компанії ми запровадили можливість отримати анонімну психологічну підтримку. Кожен співробітник, який відчуває стрес, може безкоштовно звернутися за допомогою.

Для мотивації співробітників наша компанія проводить не тільки особистісно-командні зустрічі, а й великі квартальні зібрання для всіх співробітників заводів.

На квартальних онлайн-зустрічах ми відверто розповідаємо про стан справ у компанії, наші плани та перспективи, аби працівники чітко розуміли, де ми зараз, чого прагнемо і могли поставити свої запитання вищому керівництву. Це також елемент залучення та гарна мотивація до роботи.

Важливо тримати контакт з командою. Для цього використовуйте такі підходи.

* Діліться фото з дому та викладайте їх у соцмережі. Можна ініціювати конкурс на краще фото та розіграти мотиваційні подарунки.

* Організуйте віртуальний ланч з командою, на якому дізнайтеся про самопочуття колег та обговоріть важливі теми.

* Демонструйте свої навички: створіть платформу, де працівники можуть навчатися, брати участь в обговореннях, взаємодіяти, демонструвати свої хобі. Таким чином створюється міцний емоційний зв'язок.

* Кожного ранку діліться порадами про роботу вдома, а також влаштовуйте онлайн-брейншторми: це робота для мозку, спілкування і розвага.

* Робіть перерви: заохочуйте працівників відволікатися від виконання завдань і робити протягом на фізичні вправи.

* Розповідайте про електронне навчання: через навчальні платформи працівники можуть покращувати комп'ютерні навички, вивчати англійську мову.

З іншого боку, слід зосереджуватися на самопочутті та безпеці.

* Розповсюджуйте "набори турботи" для працівників: маски або санітайзери.

* Забезпечте свої їдальні продуктами першої необхідності, аби працівники купували їх на місці і рідше ходили в магазини.

* Проводьте інформаційні вебінари про COVID-19: розповідайте про стан справ із захворюванням у компанії, світі, давайте актуальні рекомендації.

* Робіть розсилки для працівників: новини компанії, листи від гендиректора, оновлення внутрішніх інформаційних ресурсів, інтерв'ю з працівниками або командами про ситуацію в бізнесі, боротьбу з COVID-19. Постійна комунікація – найголовніший інструмент лідера та компанії при віддаленій роботі.

Постійне навчання та розвиток

Протягом карантину ми розробили спеціальний навчальний блок "Управління з турботою", у якому описали всі інструменти, які може використовувати керівник при віддаленій роботі. Цей блок має кілька розділів.

Вимушена віддалена робота. Він сфокусований на підтримці нових шляхів роботи та був найбільш ефективний на початку карантину. Тут ми висвітлюємо такі теми: "Інструменти для ефективної роботи вдома", "Віртуальна бібліотека знань", "Поради щодо віртуальної взаємодії".

Нова реальність, реакції та проблеми. Розділ створений для турботи про благополуччя співробітників при стрімкій зміні ситуації з COVID-19.

Теми: "Управління реакціями", "Зворотний зв'язок і визнання", "Наші основні положення для визнання", "Віртуальній онбординг" (глобальний набір інструментів для успішної адаптації новачків під час кризи).

Відродження. Коронакриза отримає логічний фінал, тож ми дивимося вперед з надією та готовністю. У цьому блоці ми пропонуємо такі інструменти: "Постійний зворотний зв'язок" та "Переадаптація після повернення в офіс".

Звичайно, керівники грають ключову роль у цій незвичній ситуації, тому більшість навчального контенту є рекомендацією саме для них.

Співробітникам ми пропонуємо скористатися віртуальною бібліотекою знань, у якій ми зібрали найбільш вдалі ресурси, а також звернути увагу на поради управління власною ефективністю та стресовими ситуаціями.

Вимірювання ефективності віддаленої роботи

Якщо масштабувати вимір ефективності кожного співробітника, то варто дивитися на показники ефективності компанії – виконуємо ми свої цілі чи ні. Протягом кризи з'явилися нові виклики, які потребували певної корекції бізнес-планів, та загалом у Carlsberg Ukraine ми досягаємо наших показників.

Співробітник повинен розуміти, що значить виконати завдання. Важливо, щоб він бачив зв'язок: як виконання ним цілі сприяє виконанню цілей компанії. Це впливає і на його залучення. Кожен працівник повинен розуміти: те, що він робить, має глобальний зміст та допомагає рухатися вперед усьому бізнесу.

Віддалена робота – це невід'ємна складова нашого життя. Її ефективність залежить не тільки від зусиль компанії, а й від самих працівників, їх внутрішньої мотивації. Найважливіша роль – у керівників. Зараз особливо важливо бути на зв'язку з командою та своєчасно надавати їй підтримку.

Чи повернемося ми до звичного режиму роботи? Це питання відкрите, але ми маємо надати всі інструменти, аби ефективно працювати вже зараз.