В связи с беспрецедентной неопределенностью, вызванной COVID-19, бизнес столкнулся новыми вызовами.

Дали о себе знать слабые стороны бизнес-процессов, падение спроса, снижение производительности.

В такие времена важно повышать результативность и готовить команду к функционированию в изменившемся мире.

Самым большим драйвером роста и в то же время вызовом становится цифровая трансформация бизнеса.

Это подтверждается исследованием PwC, согласно которому, 81% финансовых руководителей считают сдерживание роста затрат одним из важнейших мероприятий в сложившейся ситуации. 56% респондентов рассматривают возможность отсрочки или отмены запланированных инвестиций.

При этом финансовые директора с большей вероятностью сократят общие капитальные вложения (82%), но не затраты на R&D (14%), цифровую трансформацию (11%) и кибербезопасность (3%).

Украина идет в ногу с мировыми тенденциями: ВВП страны во втором квартале 2020 года сократился на 11,4% по сравнению со вторым кварталом 2019 года. ЕБРР прогнозирует сокращение ВВП на 5,5% в 2020 году.

Цифровая трансформация – не только электронный документооборот

Цифровая трансформация – гораздо более широкий процесс, чем внедрение новых технологий. Она ведет за собой изменение бизнес-модели, структуры компании, формирование новых навыков и процессов. Это органично сопровождают и стимулируют новые технологии.

По данным McKinsey, только 16% организаций, внедряющих цифровую трансформацию, заявили о росте производительности. При этом на кону немалый выигрыш – удачная цифровизация улучшает производительность труда на 55% и сокращает время выхода на рынок на 40%.

Внедрение подобных изменений в функциях, связанных с рынком и клиентами, показывает наибольшую результативность.

На старте наименее рисковым решением будет начать изменения с бэк-офиса: финансы, управление персоналом. Финансовая функция в компании часто наиболее зрелая в цифровом формате. Она сопровождается системами учета и стандартизированными методиками, людьми с навыками работы.

При этом для компаний остается открытым вопрос использования электронного документооборота (ЭДО). Остроты ситуации добавляют новые обстоятельства, в которых оказался бизнес: с одной стороны – дистанционная работа и карантин, с другой – стремление минимизировать издержки.

Диджитализируйся или…

Ввиду развития цифровой экономики и мобильности сотрудников цифровизация бизнес-процессов, в том числе ЭДО, ‒ вопрос времени.

В 2019 году Кабмин утвердил "Концепцию развития цифровой экономики и общества". Согласно документу, развитие цифровой экономики заключается в создании рыночных стимулов, мотиваций, спроса и формировании потребностей по использованию цифровых технологий, продуктов и услуг среди бизнеса для эффективности и конкурентоспособности. А в сентябре Кабмин представил "Стратегию цифровой трансформации социальной сферы".

Тема цифровизации набирает популярности и движима госполитикой. Органы власти выбирают путь цифровизации – бизнесу придется принимать условия игры, чтобы не потерять результативность и конкурентоспособность.

К тому же, в законе "Об электронных документах и документообороте" указано, что электронный документ с реквизитами ЭЦП считается оригиналом. Юридическая сила такого документа не оспаривается, его можно использовать в суде, предоставлять налоговой во время проверок. Бумажная копия не нужна.

Сотрудники стали мобильнее. Работа из любой точки мира – привычный формат сотрудничества, а работа с планшетов и смартфонов отменяет потребность взаимодействовать со стационарной техникой в офлайн-офисе.

Мы сканируем документы с телефона, пишем тексты в Google Docs с планшета и обмениваемся файлами на ходу в общественном транспорте. Подходы сотрудников к выполнению повседневных рабочих дел уже изменились.

Увеличение объемов информации требует умения анализировать, принимать решения быстрее. Автоматизация и цифровизация монотонных процессов освобождает время и место для идей, новых решений и других занятий.

Работа по старинке – боль

Оставаясь на стороне традиционного подхода работы с документами, бизнес теряет по сравнению с цифровым способом.

Дольше подписываем документы – дольше получаем деньги. Подписали не ту версию документа – тратим время на переделывание. Долго оформляем – уходит время. Длительный обмен документами – это задержка процессов: для выставления бумажного счета и его оплаты нужно один-два рабочих дня.

Выгода внедрения ЭДО: как посчитать

Чтобы понять выгоду бизнеса от электронного документооборота, необходимо проанализировать данные. Набор информации в каждом случае будет индивидуален – в зависимости от компании.

Можно посчитать затраты на курьеров и почтовые услуги, время сотрудников на подготовку, согласование, обработку и повторное согласование бумаг, поддержание офлайн-архива документов, если компания большая, расходы на административную организацию документооборота (бумага, принтеры).

Сэкономил – считай, заработал.

ЭДО – это стресс-тест готовности компании к цифровой трансформации, с внедрением которого бизнес получит ряд преимуществ.

* Экономия на отправках, так как стоимость систем ЭДО небольшая. Доступны системы, предоставляющие бесплатный функционал, способный закрыть потребности малого и среднего бизнеса в обмене документами.

* Мобильность команды и менеджмента. У сотрудников будет доступ к работе с документами 24/7 из любой точки мира.

* Безопасность хранения документов под паролем и с помощью инструментов конфиденциальности.

* Хранение без печатных форм документов. Можно делать резервные копии базы в любом количестве.

* Позитивно влияет на бренд. Приятнее работать с контрагентом, когда процессы организованы быстро и легко.