Мене ніколи не бентежило управління під час кризи, тому що моя компанія була створена в кризовий 2015-й рік. Нинішня криза ще більше продемонструвала, від яких витрат можна відмовитися безболісно і зберегти бізнес.

#1. Як скорочувати витрати в кризу?

Для початку варто пам'ятати про те, що управління фінансовими ресурсами має відбуватися не тільки під час кризи, а завжди. Це щоденна робота менеджменту. 

І якщо у вашому бізнесі цей процес був налаштований з самого спочатку, то криза не повинна вплинути на його маржу. Так, безумовно, зниження будуть, але при цьому важлива оперативна реакція менеджменту.

Інструментами управління у кожного працюючого бізнесу є бюджет і фінансова модель. І якщо ви чітко визначили ваші змінні і постійні витрати, то відразу стає очевидним, які витрати повинні скорочуватися. Якщо падають обсяги, ви бачите перерахунок змінних витрат, бачите, скільки людей звільняються від роботи, як знижується виробіток на одну людину. Це і є ваша можливість для скорочення витрат.

Наступний етап — перегляд постійних витрат. Якщо ваші співробітники працюють віддалено і при перерахунку ми розуміємо, що виплатити їм заробітну плату в повному обсязі не зможемо, тоді чесно говоримо про те, що в період кризи важливіше зберегти бізнес і скоротити рівень зарплати. 

Якщо всі згодні з цим, але в процесі ви розумієте, що скорочень все одно недостатньо для збереження бізнесу, чесно кажете співробітникам про те, що ви розлучаєтеся, але в період зростання економіки і показників компанії ви запросите їх назад. Якщо це дійсно ті співробітники, з якими ви не хочете розлучатися. 

І пам'ятайте про те, що говорити про це повинен не hr-менеджер, а керівник компанії або її власник. Це важливо. Також пам'ятайте про те, що криза — дуже зручний час, щоб розлучитися з токсичними співробітниками. Люди роблять бізнес, люди його і вбивають.

#2. Що робити з фінансами зараз, щоб потім безболісно повернутися до роботи?

Зараз у багатьох з нас звільнився час. І його досить для того, щоб провести роботу над своїми помилками, проаналізувати бізнес-процеси, провести зміни...

Я часто кажу про аутсорсинг і бачила реакцію, коли мої співрозмовники не розуміли, про що йдеться і навіщо це потрібно. Багатьох лякали питання про конфіденційність інформації, безпеки даних, відсутності контролю співробітників, які працюють над проєктом. 

І ось зараз у мене до них питання: а як же ви контролюєте роботу своїх співробітників сьогодні, коли всі працюють віддалено? Яким чином ви підписуєте і скільки підписів ставите сьогодні на первинних документах, які раніше проходили сім кіл пекла і збирали 12 погоджувальних підписів? 

Нинішня криза відкрила багатьом очі на те, чим вони займаються, дала можливість оцінити ресурс, за який вони, як роботодавець, платять, скільки всього непотрібного робиться.

Якщо ваш бізнес автоматизований, структурований, систематизований, то аудит бізнес-процесів дасть вам 10% економії. Ну а якщо слова система і структура, як і автоматизація — це мрія для вас, знайте: реалізація цієї мрії дозволить вам скоротити неефективні витрати мінімум на 50%. 

Я не кажу вже про додаткові можливості від зростання пропускної спроможності бізнесу. І займатися цим краще сьогодні, а не коли закінчиться криза і потрібно буде бігти з усіх сил, щоб не відстати від ринку. Тому інвестуйте час у вашу ефективність саме сьогодні.

Перегляньте портфель продукції: відмовтеся від низькорентабельних продуктів/послуг. Перегляньте ваші відносини з проблемними клієнтами. Якщо ви їх кредитуєте, даючи відстрочку платежу, як мінімум, закладайте у собівартість ризики неповернення і ризики прострочення платежу. Або задумайтеся про те: а чи потрібні вам такі партнери, якщо ви витрачаєте свій ресурс на роботу з простроченими боргами, судами і т.д.?

Ще один момент. Якщо сьогодні ви розробите модель виходу з кризи, вам буде набагато зрозуміліше, як рухатися далі. Для початку оцініть ваші перспективи на 1 місяць, 3 місяці та на 1 рік. 

Не очікуйте, що відразу ж після завершення кризи зростуть продажі. Адже після виходу з карантину споживачі не побіжать витрачати зарплату, яку вони отримають тільки через місяць. Вони будуть створювати фінансові подушки безпеки, які стануть у 2-3 рази більше, ніж було до сьогодні.

#3. Як допоможе автоматизація бізнес-процесів?

Автоматизація — один з важливих пунктів у процесі скорочення витрат вашого бізнесу. На жаль, ми до цього рухаємося дуже-дуже повільно. А за цим стоять витрати компанії. Можливо, для малого бізнесу це питання не зовсім актуальне, але якщо компанія має вже мільярдний оборот і штат 50+ співробітників, то ручне управління буде неефективним.

Наведу приклад реального рейсу. В одному з проєктів, над яким я працюю, чисельність співробітників становила на момент входу 198 осіб. Сьогодні їх 113. І це не межа, ми ще не провели там автоматизацію. Після неї, звичайно ж, будуть зовсім інші цифри. Що робити співробітникам? Підвищувати свою кваліфікацію. Весь світ кричить про те, що рутинні операції замінюють роботи. Світ не буде колишнім. Потрібно змінюватися.

#4. Які аспекти фінансового планування врахувати на майбутнє?

Застосовуйте в плануванні бізнесу кількісні коефіцієнти. Це те, що стосується співробітників. Виходьте з позиції: не наша виручка повинна бути мільйон гривень, а у нас при середньому чеку в 10 тис. грн на одного співробітника повинно бути 100 чеків в день. Не можна сьогодні зациклюватися тільки на фінансовій складовій. Оцінюйте, в першу чергу, ефективність роботи ваших співробітників.

Ставте цілі, контролюйте їх виконання. Неодноразово я стикалася з ситуацією, коли під час проєкту ми впроваджували процес бюджетування для клієнта і запитували у відповідальних співробітників кількісні показники. 

Відповідь була приблизно такою: "Ми не знаємо, як поведе себе ринок" або "Ми не знаємо, яка кількість продукції буде продано". 

У таких випадках я завжди ставлю просте питання: а за що вам платять гроші? Адже вас взяли на цю ділянку роботи саме з цією метою. Ви просто зобов'язані все знати від і до.

Відповіді "ми не знаємо" особливо під час кризи не приймаються.

З 1998 року це за рахунком 4-та криза, і, зауважте, далеко не всі компанії пішли з ринку. Значить, є працюючі інструменти для збереження бізнесу. А вони прості — це оцінка ефективності роботи ваших співробітників, постійне вивчення ринку.

#5. Як підготуватися до виходу з кризи?

Перегляньте ваші взаємини з постачальниками і покупцями. У мене був проєкт, в якому росли продажі, доходи, але власнику весь час доводилося вкладати в бізнес гроші. 

Єдина думка, яка йому не давала спокою: "У мене крадуть, хто і скільки?". Коли ми проаналізували, виявилося, що товарні запаси закладені на рік вперед, дебіторська заборгованість — від місяця до двох, а ось кредиторська заборгованість (розрахунок з постачальниками) — по передоплаті. 

Звичайно ж, на зростаючому ринку буде рости і сума активів, і якщо ви не переглянете договори з вашими постачальниками, то власник буде постійно інвестувати, плюс прибуток, який заробляє бізнес, а злодійство тут ні при чому.

Переглядайте договори з постачальниками в сторону продовження строків розрахунків за вже поставлений товар. Домовляйтеся про повернення товару, не тримайте у себе товарні запаси, перегляньте портфель покупців. Ми всі потрапили в один човен.

Резюмуючи, ще раз підкреслю, що зараз у всіх нас є прекрасна можливість переглянути свої бізнес-стратегії, змінитися і зрозуміти, що такі колапси можливі і в майбутньому. І до них треба готуватися заздалегідь.