Чому держава боїться комунікації з бізнесом

Державні замовники не лише не вивчають ринки до тендерів, а й уникають будь-яких комунікацій з постачальниками поза системою ProZorro.

Ми цілком розуміємо, чому так відбувається.

На останній відкритій зустрічі з покупцями першим запитанням із залу було: "А це все законом дозволено? Як зробити так, щоби після спілкування з постачальниками до мене не прийшли з перевіркою?".

Річ у тім, що корупціонери та бізнес, який замість маркетингового бюджету має бюджет на "відкати", спотворили поняття комунікації замовника з постачальником. На жаль, це часто дорівнює терміну "змова". Заклик обговорити з бізнесом свою закупівлю у замовників викликає страх отримати шквал перевірок.

Утім, здорова комунікація не тільки не загрожує прозорому тендерному процесу, а й допомагає здійснити його більш ефективно та уникнути помилок. Спілкування з постачальником економить час тендерного комітету на підготовку закупівлі.

Що ми робимо, коли плануємо придбати щось за власні кошти? Вивчаємо ринок, складаємо оптимальні технічні вимоги, щоб не переплатити, формуємо приблизний бюджет та перелік продавців. Весь цей процес повинен відбуватися і в державних закупівлях, причому ще до оголошення тендеру.

Це здорова практика, але так роблять не всі покупці. Прогресивні замовники, такі як "Укрпошта", не просто сповіщають постачальників про оголошені у ProZorro закупівлі, а й проводять відкриті зустрічі для обговорення технічного завдання.

Навіть більше: бізнес запитує у замовників, чи дійсно їм потрібні саме такі товари, послуги чи типи робіт для вирішення їхніх завдань.

Як комунікація з бізнесом може допомогти провести закупівлю?

Уточнення потреб. Спілкування з бізнесом на етапі визначення технічних характеристик може допомогти купити товар, який точніше відповідає поставленим завданням. Покупець не може і не повинен бути фахівцем у всіх сферах, де оголошуються торги, тому бізнес можна і треба залучати як експерта.

Економія часу та грошей. Покупець не витрачає часу на те, щоб вивчати всі технічні моделі. Постачальник підкаже, за які функції не потрібно переплачувати, та порадить альтернативну модель. Якість та швидкість підготовки тендерної документації так само можуть стати предметом дискусії з бізнесом.

Створити специфікацію на базі готової, від двох-трьох постачальників, можна швидше та надійніше, ніж вигадувати її з нуля. Спільне обговорення технічного завдання не тільки зекономить час, а й підвищить якість документації та вимог.

Крім того, це допоможе бізнесу краще підготуватися до тендеру, зібрати необхідні довідки та сертифікати, щоб у випадку найкращої цінової пропозиції не бути дискваліфікованим через відсутність важливого документа.

Додаткове запрошення постачальників допоможе підвищити конкуренцію. Щодня в системі ProZorro оголошується понад 1 тис закупівель, тому ваш тендер може пройти непоміченим або мати низьку конкуренцію. Знайдіть лідерів ринку самостійно, поза системою ProZorro, та надішліть їм запрошення.

Це можна зробити через будь-які пошукові системи в інтернеті. Крім того, у ProZorro можна переглянути перелік постачальників, які вже брали участь у закупівлях. Усі дані про тендери доступні на сайтах системи: bi.prozorro.org та prozorro.gov.ua, пошукове поле можна знайти на головній сторінці.

Звичайно, варто мати та постійно поповнювати власну базу з коментарями про компанії, якщо закупівля певного товару чи послуги відбувається регулярно.

Неможливо заборонити комусь взяти участь у тендері та уникнути пропозицій від недобросовісних постачальників. Натомість можна запросити більше надійних компаній з гарною репутацією, щоб вони склали їм гідну конкуренцію на торгах.

Правильна відкрита комунікація робить з постачальників партнерів, а не опонентів.

Часто бізнес має жорстку позицію через нерозуміння, у яких рамках діє замовник та під яким тиском він працює. Відкрита позиція допоможе уникнути скарг та вимог від бізнесу, якщо ви передбачите їх на зустрічі й уникнете при складанні умов.

Щоб не отримати звинувачень у змові і зробити комунікацію з бізнесом здоровою й ефективною, достатньо дотримуватися принципу ProZorro: всі бачать все. Зробіть відкрите оголошення та запросіть на зустріч усіх, хто забажає прийти. Оголошення можна розмістити на власному сайті, в соціальних мережах, зробити розсилку.

Одразу розкрийте суть: це не тендер і не переговорна процедура, це діалог з бізнесом для уточнення потреб, який не дає ніяких преференцій на тендері. Не піднімайте "на вуха" ринок через будь-яку закупівлю, організовуйте такі зустрічі під час складного тендеру або тоді, коли закуповуєте щось вперше за свою практику.

Чи прописано це в законі? Ні. Там нема норми, яка зобов'язує чи дозволяє замовнику спілкуватися з бізнесом до торгів. Однак закон містить принципи публічних закупівель, базою яких є прозорість та відсутність дискримінації.

Їх дотримання ми детально описали вище і будемо надалі розповідати на наших відкритих зустрічах з державними замовниками. Стежте за анонсами на офіційному сайті prozorro.gov.ua у розділі "Події".